Pojęcie “sprawy” jest powiązane z właścicielstwem i przyszłą archiwizacją. Numery sprawy wynikające z JRWA nie są “numerami wniosku”.
Która z komórek ma przechowywać akta sprawy i na końcu ma odpowiadać za archiwizację dokumentu? Ta powinna nadać numer.
Z opisu wnioskuję, że chyba drugi z wydziałów powinien być tutaj “właścicielem”, więc pierwotne pismo powinno mieć nadany jakiś numer ręczny (o ile faktycznie jest potrzebny, skoro w EZD i tak każde pismo można znaleźć po metadanych) i przekazane do wydziału drugiego, który nadałby numer JRWA.
Problem z automatyzacją w EZD jest taki, że numer naniesie się w szablonie tylko jeśli jest on tworzony w już istniejącej sprawie.
1 polubienie
Pojawia się pytanie po przygotowaniu wniosku z szablonu dokumentu co robisz z tym dokumentem - wysyłasz go gdzieś. podpisujesz wcześniej? czy tylko te dokument jest w twojej sprawie (jako word czy pdf?). Skoro na tym udostępnionym dokumencie zakłada sprawę inna komórka, to dokument nie może mieć naniesionych dwóch znaków spraw - oczywiście w sprawie B może być dokument, który został przekazany udostępniony ze sprawy A, natomiast jest to konsekwencja pewnych działań. Nie ma powinno być spraw w których są dokumenty mające dwa znaki spraw - znak sprawy pozwala grupować dokumenty w obrębie jednej sprawy - jest niejako jej wyróżnikiem, ale czasem jest tak, że na podstawie dokumentu z komórki A możesz założyć sprawę w komórce B. Pytanie co robisz w komórce B pod udostępnieniu z komórki A dokumentu i założeniu na nim sprawy?
Dzień dobry,
mam kilka pytań odnośnie tego zagadnienia:
- Jakie zadanie realizuje Wydział 1 i Wydział 2 w opisywanej sytuacji?
- Czy oba Wydziały cały czas współpracują ze sobą czy ta współpraca się gdzieś przerywa/kończy?
- Czy sprawa zakładana w obu wydziałach korzysta z tej samej klasy JRWA (ten sam nr) czy różnych?
- Czy któryś z Wydziałów jest wiodący/współpracujący czy raczej są one równorzędne?
Odpowiedzi na ww. pytania pozwolą mi zrozumieć kontekst pracy jako całości.
Dziękuję i miłego dnia,
Tomasz Skwarka
Wydział 1 tworzy wniosek, który jest traktowany jednocześnie jako pismo przewodnie w danej sprawie np. dział IT chce zakupić drukarkę, więc zakłada sprawę. Wniosek udostępnia do działu zamówień publicznych a tam zakładana jest kolejna sprawa gdzie określa się w jaki sposób będą wydawane pieniądze na ewentualny zakup (przetarg, zapytanie ofertowe - zgodnie z regulaminem firmy). Dokument ze sprawy w dziale ZP - jest wysyłany do akceptacji przez główną księgową i kilka innych osób, które akceptują zakup. Na koniec dział ZP przesyła dokument do Dyrektora instytucji, który podpisuje dokument. W tym momencie dla działu ZP sprawa się kończy a dział IT przystępuje do zakupów. W sprawie IT gromadzone są dokumenty związane z zakupem np. oferty, strony internetowe, cenniki itp. Po fizycznym otrzymaniu zamówionej drukarki dział IT kończy sprawę. Tak mniej więcej to wygląda. Oba działy współpracują tylko w zakresie informacji o akceptacji przez kolejne osoby włącznie z podpisem Dyrektora. Sprawy są zakładane z różnych klas JRWA.
(post usunięty przez autora)
(post usunięty przez autora)
Dzień dobry,
dziękuję za szczegółowe opisanie przebiegu sprawy.
Mam jeszcze jedną prośbę - potrzebuję zrzut ekranu z Państwa JRWA z oznaczeniem obu klas JRWA, ich haseł oraz opisem uszczegółowienia haseł klasyfikacyjnych.
Dziękuję i miłego dnia,
Tomasz Skwarka
Proszę sie nie sugerować tym, że jedna klasa jest jako elektroniczna a druga papierowa - jesteśmy w fazie testu więc próbujemy jak najwięcej spraw prowadzić elektronicznie - tak aby on nowego roku ruszyć w wersji produkcyjnej.
Do klasy 261: “W tym rejestr zamówień publicznych; na dokumentację zamówień składają się: wnioski, oferty, ogłoszenia, zapytania o cenę, specyfikacje, protokoły komisji, odwołania, korespondencja; przy czym: skład, powołanie Komisji, 1 egz. protokołu przy klasie 001. Dla każdego zamówienia prowadzi się oddzielną teczkę.”
Do klasy 230: “W tym zamówienia, reklamacje, korespondencja handlowa z dostawcami.”
