Brak możliwości założenia sprawy na “Udostępnionym” piśmie dotyczy wersji systemu z nowym modułem zadań z lutego (chyba 21.5.7?), natomiast w nowszej wersji udostępniono możliwość zakładania sprawy na piśmie “Do wiadomości”. Nowszą wersję zainstalowaliśmy na serwerze testowym i niestety też nie pokazuje się wybór JRWA.
W wyszukiwarce JRWA, w której wpisujemy fragment numeru nie są podpowiadane żadne numery, natomiast w drugiej (wybór z drzewka) jest komunikat “brak opcji”.
Z tego co pamiętam to w JRWA trzeba pooznaczać klasy jako:
Dokładnie tak jest. Bez oznaczenia w JRWA klasy jako możliwej do zakładania spraw na udostępnieniu nie da się założyć sprawy na udostępnionym piśmie
Przyznam, że nie znałem tego rozwiązania, dzięki. Przedyskutuję z naszym archiwistą.
Co do zasady sprawy zakłada się na dokumentacji wpływającej lub jako tzw. sprawy własne. Tak jak pisze Łukasz1984 można również założyć spraw na udostępnionym piśmie, ale należy wskazać konkretną klasę z JRWA w ramach której można założyć sprawę na podstawie udostępnionego dokumentu. Więcej o tym co pisze łukasz1984 jest tu: https://podrecznik.ezdrp.gov.pl/zarzadzanie-schematami-jrwa/
W wersji 21.7.2 dodano możliwość założenia sprawy na piśmie, które udostępniono do wiadomości, ale tu nie wskazujemy do wyboru JRWA, jak w przypadku zakładania sprawy na udostępnionym dokumencie.
Proponuję zastanowić się dość poważnie, przed wskazaniem i oznaczeniem klas z JRWA, w których będzie można założyć sprawę z udostępnionego pisma - twój pomysł przedyskutowania tego zagadnienia z archiwistą jest prawidłowy.
Dzień dobry,
zwracam uwagę, że prawno-archiwalnego punktu widzenia - zakładanie sprawy na piśmie udostępnionym “do realizacji” lub “do wiadomości” - ma określony sens i rodzi określone skutki.
- przypadek tzw. “sprawy w/na sprawie”
postępowanie zagnieżdżone
Osoba, która założy “drugi” znak sprawy zyskuje możliwość tworzenia własnych akt, ich wysyłki oraz wiązania napływających odpowiedzi jak również współpracy z komórką wiodącą (tą od której sama otrzymała udostępnienie) poprzez zatwierdzanie “wkładów własnych”.
Przykład: Departament Prawny (komórka A) udostępnia trzem komórkom (komórki B, C i D) projekt Ustawy. Prosi o dwie rzeczy: aby napisać odpowiedź czy mają uwagi czy nie jak również aby skontaktować się z jednostkami zewnętrznymi, którymi się opiekują i uzyskać od nich stanowiska.
Zatem komórki B,C i D w swojej odpowiedzi będą musiały dokleić stanowiska jednostek, którymi się opiekują. Finalną odpowiedź skierują od siebie do Komórki A.
Po dwóch latach (z reguły) do archiwum zakładowego trafią złożone aż 4 teczki spraw:
Uwaga! Zakładanie drugich znaków spraw tylko po to aby sobie trzymać egzemplarze pism z innych komórek - jest nieprawidłowe! Co do zasady - sprawa powinna być jedna na cały urząd i powinna ją prowadzić komórka wiodąca (udostępnienia nie powinny podlegać archiwizacji w innych komórkach). Komórka wiodąca zbiera pisma swoje oraz ewentualne wkłady własne z innych komórek.
Jeżeli jednak tworzą się “wtórne” akata - pojawa się obowiązek ich prowadzenia i archiwizacji.
Miłego popołudnia,
Tomasz Skwarka
Bardzo dziękuję za te szczegółowe wyjaśnienia.
Przekładając je na działanie systemu EZD oraz na “praktykę” wykorzystania go przez pracowników mam dwie wątpliwości:
Na teraz optymalnym rozwiązaniem wydaje się nie udostępnianie żadnych klas JRWA do takiego postępowania. W przypadku gdyby pojawiła się któremuś pracownikowi taka potrzeba to może on założyć nową sprawę i wiadomość DW podpiąć do niej. Jest to rozwiązanie “dookoła”, ale ograniczy pewnie skalę nieprawidłowego postępowania.
Dzień dobry,
odpowiadając na postawione pytania:
1. w jaki sposób wybrać te klasy JRWA, którym dopuścimy “zakładanie sprawy ze sprawy”? Klas mamy pewnie kilkaset i teoretycznie w większości z nich może wystąpić taka sytuacja.
Spójrzcie Państwo na swój “Regulamin organizacyjny jednostki” a także na “Instrukcję kancelaryjną” (ewentualnie inne normatywy/procedury). Czy macie Państwo w swojej strukturze jednostki podlegle/nadzorowane jak również czy opiniujecie/uzgadniacie państwo jakieś dokumenty zewnętrznie. Jeżeli tak jest - takie dokumenty/sprawy same wskażą Państwu symbole JRWA do oznaczenia możliwością podwójnego znakowania.
2. zapewnienie takiej możliwości pracownikom skończyłoby się prawdopodobnie bezrefleksyjnym zakładaniem spraw w komórkach z każdego pisma DW, czego chcemy uniknąć (pisał Pan o tym na końcu).
Nie warto oznaczać wszystkich klas JRWA na zapas. Jeżeli nie wykonaliście Państwo przeglądu wg pkt.1 - oznaczajcie Państwo klasy na bieżąco (jest to ustalenie własne jednostki i nie wymaga uzgodnienia z nadzorem archiwalnym). System EZD RP pozwoli Państwu na modyfikację ustawień.
P.S. Warto co jakiś czas przypominać pracownikom o “filozofii pracy” jaką wprowadza użytkowanie systemu klasy ezd (np. jak tworzy się akta, kto jest komórką wiodącą a kto współpracującą, kto prowadzi sprawy, co to są wkłady własne itp). To wymaga zmiany dotychczasowych przyzwyczajeń 
Miłego dnia,
Tomasz Skwarka
Uzupełniając to co napisał tskwarka jeśli mogę coś podpowiedzieć, to wyznacznikiem do wskazania klas z wykazu w ramach których mogą być zakładane sprawy na udostępnionych dokumentach mogą być np. takie sytuacje, gdy np. dwie komórki organizacyjne prowadzą sprawy - komórka A prowadzi sprawę, a następnie udostępnia dokument komórce B, która musi założyć nową sprawę, bo będzie ją kontynuowała ale w innym zakresie lub, będzie prowadziła nową sprawę od momentu, gdy otrzyma z komórki A konkretny dokument, który będzie podstawą do wszczęcia sprawy.
Dzień dobry,
tu proszę pamiętać o jeszcze jednej funkcjonalności - kopii akt (duplikatu).
Kopia wytwarza drugi egzemplarz akt lub ich fragmentu (na prawach oryginału), wymusza obsługę akt ale pozbawia opcji współpracy (nie ma opcji wkładów własnych).
Założenie drugiego znaku sprawy na udostępnieniu będzie potrzebne w przypadku potrzeby prowadzenia dwóch spraw + zachowanie komunikacji między komórką A a komórką B.
Jeżeli produkt jednej sprawy (w komórce A) - staje się zaczątkiem innej sprawy (w komórce B) a co więcej - obie komórki nie mają współpracować ze sobą wtedy wykonujemy kopię.
P.S. Warto spojrzeć do uszczegółowienia haseł klasyfikacyjnych w katalogu JRWA. Tam powinny być podpowiedzi w których sprawach (klasach JRWA) dokonuje się ww. czynności, czy jest współpraca między komórkami jak również w ilu egzemplarzach wytwarzany są dokumenty i do jakich spraw one wędrują.
Dziękuję i miłego dnia,
Tomasz Skwarka
