Dzień dobry,
czy jest w systemie możliwość albo czy przewidziano możliwość powiązywania ze sobą spraw, czy też różnego rodzaju pism w różnych sprawach, czy innej konfiguracji powiązań?
Już tłumaczę o co chodzi: sprawy związane z prowadzeniem postępowań o zamówienia publiczne rejestrowane są pod numerem JRWA dajmy na to 271. W sprawach z tej kategorii pracownik merytoryczny prowadzi wszelką dokumentację związaną z uruchomieniem postępowania przetargowego/zamówieniem, rezerwacją środków, itepe. Natomiast po zakończeniu tej procedury, zakłada sprawę pod numerem JRWA dajmy na to 272, gdzie procedowane są wszelkie dokumenty związane z umową na to postepowanie o zamówienie publiczne: projekt umowy, sama umowa jako taka.
Dla przejrzystości prowadzenia postępowań pracownik chciałby w jakiś sposób powiązać ze sobą te dwie sprawy, aby w przypadku konieczności jakiejś kontroli, czy innej potrzeby - mógł w prosty sposób odnaleźć te dwie sprawy, które dotyczyły jednego postępowania.
Nie zawsze bowiem numeracja jest taka sama - czasem sprawy z JRWA 271 nie mają finału w postaci umowy.
Dzięki i pozdrawiam serdecznie.
Dzień dobry,
co do zasady spraw nie wiąże się ze sobą. Każda sprawa pod kątem kancelaryjno-archiwalnym stanowi odrębną całość. W systemie EZD RP nie ma takiej funkcjonalności.
Jeśli potrzebuje Pan odłożyć w aktach jednej sprawy informacji o innej sprawie - najprościej jest utworzyć tzw. notatkę własną (ikona dymku komiksowego) i tam wkleić sobie link (hiperłącze) do sprawy. Dobrym miejscem jest również sekcja “Metadane sprawy” → pole “Uwagi”.
Można link lub informację o znaku innej sprawy zapisać w pliku w samych aktach sprawy.
Ostatecznie można pomyśleć o kopii akt jednej sprawy, które staną się przedaktami sprawy następnej. Taka sytuacja jednak wymaga zastanowienia.
P.S. Patrząc na zagadnienie przez pryzmat JRWA - warto się zastanowić nad sensem organizacji akt spraw zamówień publicznych pod wieloma klasami. Może warto scalić te klasy i zrobić jedną tak, aby całośc dokumentacji akt spraw była razem (od polecenia służbowego zorganizowania zamówienia publicznego aż po jego realizację z Umową i Protokołem zdawczo-odbiorczym na końcu).
Dziękuję i miłego dnia,
Tomasz Skwarka
Serdecznie dziękuję! Bardzo cenne uwagi i spostrzeżenia.