Dostaliśmy przez e-Doręczenia jedną przesyłkę zawierającą kilka załączników, które dotyczą różnych spraw. Całość została automatycznie zarejestrowana pod jednym numerem RPW.
Jak w praktyce rozdzielić te załączniki w EZD, żeby przypisać je do odrębnych spraw i przekazać do właściwych pracowników?
Czy należy:
zakładać nowe sprawy i ręcznie dołączać poszczególne załączniki,
czy istnieje funkcja rozdzielania dokumentów z jednego RPW na kilka spraw bez dublowania rejestracji?
Jak robicie to u siebie, żeby zachować porządek w rejestrze i zgodność z zasadami kancelaryjnymi?
Robiony jest wyjątek i dla takich przypadków robione są (wyjątkowo i tylko dla takich przypadków) kopie wszystkich (o ile wszystkie mają być osobno procedowane np. poprzez zakładanie spraw lub dołączanie do różnych spraw) załączników i procedowane/przekazywane są osobno. System informuje o ograniczeniach. Można by też teoretycznie drukować i ponownie rejestrować i nadawać nowe RPW z wpisywaniem starego w nazwie pliku, jednak wybraliśmy opcję z kopiowaniem. Niestety nie zauważyłem opcji wydzielania załączników czy też rozdzielania (np. na nowe RPW).
nie ma opcji wydzielania załączników czy też rozdzielania (np. na nowe RPW), bo takiego uprawnienia być nie powinno, bo przecież te pisma wpłynęły w ramach jednej przesyłki - więc jedno RPW. To że możemy skopiować i rozdzielić to osobne zagadnienie.
Jeżeli wpływa pismo np. od komornika z setką pism w jednym RPW to każdy z tych pism należy dołączyć do innej sprawy a możemy założyć, że na niektórych należy zakładać sprawy. Rozdzielić się niestety nie da a szkoda. Dobrze by było gdyby samo odniesienie do RPW zostało z jakimś dodatkowym numerem (choćby jak teraz -1, -2) jednak powinna być możliwość rozdzielenia takich zbiorczych przesyłek, czy to nadsyłanych jako załączniki czy inaczej. A i usuwanie treści powinno być dostępne (z powodu RODO i zakazu przetwarzania pewnych danych) jednak to osobny temat.