Pisma EZD pytanie dotyczące dekretacji, rozdzielania przesyłki na poszczególne sprawy

Chciałam zapytać w kwestii dekretowania pism w systemie EZD, czy dobrze robię?

  1. W jednej kopercie adresowanej do jednostki mam kilka zaproszeń do różnych osób z władz urzędu rozdzielam te pisma do poszczególnych osob i każdemu zaproszeniu nadaję nowy numer. W załączniku dodaję zeskanowaną kopertę i zaproszenie oraz notatkę, że korespondencja zawierała kilka odrębnych zaproszeń. Następnie wysyłam do poszczególnych jednostek korespondencję.
  2. W jednej kopercie mam np. 4 odrębne sprawozdania z rozliczeń jakiś umów. Dot. to 4 innych miejscowości, ale przesyłka jest jedna z Urzędu Gminy. Ponieważ są to odrębne rozliczenia dot. innych umów rozdzielam dekretuję je każde odrębnie. Załączam skan koperty w której to przyszło i do poszczególnego numeru dane sprawozdanie z notatką, że koperta zawierała kilka spraw i każdą odrębnie zarejestrowano w systemie tak samo jak w przypadku zaproszeń).
  3. Jeżeli dany podmiot w korespondencji zawarł pisma do innych Departamentów rozdzielam je odrębnie w systemie i przekazuję do konkretnego Departamentu zgodnie z treścią. Jeżeli jest na tyle widoczne, żeby zadekretować odrębnie, bo nie wczytujemy się jako kancelaria w treść pism.
    Chciałam zaznaczyć, że nie ma określonych w wewnętrznej instrukcji kancelaryjnej postępowania w takich przypadkach. Czasem należy zmieniać dekretację i rozdzielać pisma, a czasem jest uwaga, że źle się postąpiło.
    Dlatego pytam, czy robiąc tak jak opisałam powyżej postępuję ok. Nie ma przecież nawet w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów ściśle określonego znaczenia “przesyłka”. W sensie czy można ją rozdzielić na części w EZD.
    Dziękuję za odpowiedź!

Dzień dobry,

opisane sposoby działania są jak najbardziej poprawne.
W obrocie kancelaryjnym (ogólnie) dopuszcza się rozdzielanie i rejestrację pism (pod różnymi numerami RPW), które docierają do urzędu w jednej kopercie. Najczęstszym powodem takiego działanie jest to, że sam nadawca (z uwagi na koszty) korzysta z tzw. korespondencji “zbiorczej”.

Przykład: można wysłać 10 oddzielnych (różnych) pism do tego samego adresata w postaci 10 oddzielnych listów jak również umieścić te 10 pism w jednej kopercie i zaoszczędzić na znaczkach.

Prawdopodobnie ma Pani do czynienia z takim właśnie zjawiskiem (seria zaproszeń do kilku kierowników jednostek; pisma z różnych spraw; podobne pisma do kilku Departamentów).

Dziękuję i miłego dnia,
Tomasz Skwarka