Chciałam zapytać w kwestii dekretowania pism w systemie EZD, czy dobrze robię?
- W jednej kopercie adresowanej do jednostki mam kilka zaproszeń do różnych osób z władz urzędu rozdzielam te pisma do poszczególnych osob i każdemu zaproszeniu nadaję nowy numer. W załączniku dodaję zeskanowaną kopertę i zaproszenie oraz notatkę, że korespondencja zawierała kilka odrębnych zaproszeń. Następnie wysyłam do poszczególnych jednostek korespondencję.
- W jednej kopercie mam np. 4 odrębne sprawozdania z rozliczeń jakiś umów. Dot. to 4 innych miejscowości, ale przesyłka jest jedna z Urzędu Gminy. Ponieważ są to odrębne rozliczenia dot. innych umów rozdzielam dekretuję je każde odrębnie. Załączam skan koperty w której to przyszło i do poszczególnego numeru dane sprawozdanie z notatką, że koperta zawierała kilka spraw i każdą odrębnie zarejestrowano w systemie tak samo jak w przypadku zaproszeń).
- Jeżeli dany podmiot w korespondencji zawarł pisma do innych Departamentów rozdzielam je odrębnie w systemie i przekazuję do konkretnego Departamentu zgodnie z treścią. Jeżeli jest na tyle widoczne, żeby zadekretować odrębnie, bo nie wczytujemy się jako kancelaria w treść pism.
Chciałam zaznaczyć, że nie ma określonych w wewnętrznej instrukcji kancelaryjnej postępowania w takich przypadkach. Czasem należy zmieniać dekretację i rozdzielać pisma, a czasem jest uwaga, że źle się postąpiło.
Dlatego pytam, czy robiąc tak jak opisałam powyżej postępuję ok. Nie ma przecież nawet w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów ściśle określonego znaczenia “przesyłka”. W sensie czy można ją rozdzielić na części w EZD.
Dziękuję za odpowiedź!