Dzień dobry,
moje pytanie dotyczy tworzenia i wysyłania dokumentów w sprawach, które zostały założone przez wprowadzeniem systemu EZD RP.
System umożliwia tworzenie korespondencji w sprawie, ale sprawa jest prowadzona od 5 lat a system jest dopiero wdrażany i nie posiada danych tej sprawy. Co gorsza gdybym chciał założyć sprawę to mogę założyć ją na podstawie JRWA zaktualizowanego min. na potrzeby EZD RP a spraw została założona na podstawie JRWA z 2019, więc nie mam jej wgranej. Nawet jeśli ją wgram i założę sprawę w starym JRWA to system przypisze mi nowy (pierwszy wolny) numer z danego symbolu a nie faktyczny z danych sprawy.
Konkludując jak wygenerować wysyłkę w EZD RP bez zakładania sprawy?
Pozdrawiam
rejestr korespondencji wychodzącej-> utwórz kopertę
1 polubienie
Dzienx - takie proste a ja kombinuję
Inna kwestia, że sprawy założone w poprzednim systemie kancelaryjnym mogą (powinny?) zostać przerejestrowane do EZD, jako nowego systemu z którego korzystacie.
W mojej instytucji “stare” sprawy trwające zostały zamknięte w starym systemie, z adnotacją z nowym numerem JRWA nadanym w EZD. Natomiast w EZD założyliśmy nowe sprawy (z tegorocznym JRWA), a w tytule piszemy że to kontynuacja sprawy o numerze XXX-2019.
Dzięki temu korzystając z “wyszukiwarki globalnej” jesteśmy w stanie szybko wyszukać sprawę po “starych numerach”, a obecne akta sprawy mogą być kompletnie prowadzone w EZD. Do EZD można zresztą też wgrać wszystkie stare pisma, jeśli nimi dysponujecie w formie elektronicznej. Wtedy wszystko będziecie mieć w jednym miejscu.
Przy podejściu tworzenia samej koperty wychodzącej nigdzie w systemie nie zostaje sama treść pisma, mamy tylko info o wysyłce.
1 polubienie
Niestety w projekcie zarządzenia wprowadzającego EZD RP mamy zapis, który był wymagany przez AAN:
“Sprawy niezakończone do dnia wejścia w życie zarządzenia (wprowadzającego EZD RP) załatwia się bez zmiany dotychczasowego znaku sprawy, aż do jej zakończenia.”
To ciekawy jestem, jak rozwiązujecie kwestie jednego systemu w którym mają być rejestrowane wpływy i wysyłka (takie są chyba przepisy?)
Też początkowo zastanawialiśmy się nad takim podziałem stare -nowe jako najwygodniejsze dla użytkownika, ale technicznie okazało się to nie do utrzymania.
Kancelaria rejestrując wpływ nie wie czy dotyczy on starej sprawy, czy nowej. Nie wie więc, w którym systemie ma zarejestrować pismo z RPW.
Do tego ‘rejestr pism przychodzących’ oraz ‘rejestr pism wychodzących’ musi być w jednostce jeden, kompletny. Przez to nie możemy części pism wysyłać ze starego systemu, a części z nowego - numery RPW/RKW zaczęłyby się dublować.
No i na koniec - jak długo utrzymywać taki zdublowany stan - niektóre sprawy mogą potrwać i kolejne 5 lat.
Z powyższych względów postąpiliśmy tak jak napisałem, tj. wszystkie trwające sprawy musiały zostać przerejestrowane do EZD. Można to chyba zrobić też jakimś automatem korzystając z API, ale u nas robione to było ręcznie.
Dziękują za dotychczasowe odpowiedzi dorzucam kolejną zagadkę.
Zgodnie z IK prowadzimy jeden rejestr korespondencji wychodzącej.
Chcę wysłać pismo elektronicznie przez np. ePUAP, które jest częścią akt sprawy, dla których w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej.
W jaki sposób mam to zrobić?
Jak uzupełnić RKW prowadzony w EZD RP?
Tylko poważne propozycje 
Pawel667, nie możesz ręcznie uzupełnić Rejestru Korespondencji Wychodzącej - aby dodał się wpis w rejestrze musisz zainicjować wysyłkę z systemu np. za pośrednictwem ePUAP, ale tu jest warunek musisz mieć zintegrowany epuap z systemem EZD. Skoro masz zintegrowany system z ePuap musisz prowadzić wysyłkę z systemu, bo karkołomnym rozwiązaniem jest za każdym przestawianie e-Puapu. W takim przypadku masz dwa rozwiązania:
- Zarejestrowanie w EZD spraw nie zakończonych w papierze, aby w EZD rejestrować pisma wpływające i rejestrować korespondencję w danej sprawie - potem i tak musisz wszystko wydrukować, bo całość akt sprawy jest prowadzona w papierze.
- Założenie jednej/kilku spraw do których nadasz dostęp pracownikom w celu wysyłki korespondencji wychodzącej np. za pośrednictwem ePuapu. Unikasz w ten sposób zakładania w systemie wszystkich prowadzonych spraw, bo założone sprawy to tzw. sprawy techniczne służące do obsługi wysyłki, ale nie jest tak różowo, bo pracownicy musieliby być bardzo ostrożni i pilnować baby drukować wysłane pisma i dołączać je do spraw papierowych.
Propozycja pierwsza wymaga założenia spraw w systemie, aby obsłużyć sytuację dokończenia spraw, które nie zakończyły się przed wprowadzeniem systemu EZD i integracją z ePUAPEM lub e-doręczeniami. Sytuacja jest o tyle prostsza że wysyłka jest prowadzona z konkretnych spraw. W drugim przypadku mamy “sprawy techniczne” założone po to aby obsłużyć wysyłkę. Da się to zrobić, ale zagrożenie jest takie, że pracownicy się pogubią, więc lepszą opcją jest tak jak napisał Jakub_Stefaniak założenie wszystkich trwających papierowych pomocniczo w systemie EZD RP.
1 polubienie