Dzień dobry,
moje pytanie dotyczy tworzenia i wysyłania dokumentów w sprawach, które zostały założone przez wprowadzeniem systemu EZD RP.
System umożliwia tworzenie korespondencji w sprawie, ale sprawa jest prowadzona od 5 lat a system jest dopiero wdrażany i nie posiada danych tej sprawy. Co gorsza gdybym chciał założyć sprawę to mogę założyć ją na podstawie JRWA zaktualizowanego min. na potrzeby EZD RP a spraw została założona na podstawie JRWA z 2019, więc nie mam jej wgranej. Nawet jeśli ją wgram i założę sprawę w starym JRWA to system przypisze mi nowy (pierwszy wolny) numer z danego symbolu a nie faktyczny z danych sprawy.
Konkludując jak wygenerować wysyłkę w EZD RP bez zakładania sprawy?
Pozdrawiam
rejestr korespondencji wychodzącej-> utwórz kopertę
1 polubienie
Dzienx - takie proste a ja kombinuję
Inna kwestia, że sprawy założone w poprzednim systemie kancelaryjnym mogą (powinny?) zostać przerejestrowane do EZD, jako nowego systemu z którego korzystacie.
W mojej instytucji “stare” sprawy trwające zostały zamknięte w starym systemie, z adnotacją z nowym numerem JRWA nadanym w EZD. Natomiast w EZD założyliśmy nowe sprawy (z tegorocznym JRWA), a w tytule piszemy że to kontynuacja sprawy o numerze XXX-2019.
Dzięki temu korzystając z “wyszukiwarki globalnej” jesteśmy w stanie szybko wyszukać sprawę po “starych numerach”, a obecne akta sprawy mogą być kompletnie prowadzone w EZD. Do EZD można zresztą też wgrać wszystkie stare pisma, jeśli nimi dysponujecie w formie elektronicznej. Wtedy wszystko będziecie mieć w jednym miejscu.
Przy podejściu tworzenia samej koperty wychodzącej nigdzie w systemie nie zostaje sama treść pisma, mamy tylko info o wysyłce.
1 polubienie
Niestety w projekcie zarządzenia wprowadzającego EZD RP mamy zapis, który był wymagany przez AAN:
“Sprawy niezakończone do dnia wejścia w życie zarządzenia (wprowadzającego EZD RP) załatwia się bez zmiany dotychczasowego znaku sprawy, aż do jej zakończenia.”
To ciekawy jestem, jak rozwiązujecie kwestie jednego systemu w którym mają być rejestrowane wpływy i wysyłka (takie są chyba przepisy?)
Też początkowo zastanawialiśmy się nad takim podziałem stare -nowe jako najwygodniejsze dla użytkownika, ale technicznie okazało się to nie do utrzymania.
Kancelaria rejestrując wpływ nie wie czy dotyczy on starej sprawy, czy nowej. Nie wie więc, w którym systemie ma zarejestrować pismo z RPW.
Do tego ‘rejestr pism przychodzących’ oraz ‘rejestr pism wychodzących’ musi być w jednostce jeden, kompletny. Przez to nie możemy części pism wysyłać ze starego systemu, a części z nowego - numery RPW/RKW zaczęłyby się dublować.
No i na koniec - jak długo utrzymywać taki zdublowany stan - niektóre sprawy mogą potrwać i kolejne 5 lat.
Z powyższych względów postąpiliśmy tak jak napisałem, tj. wszystkie trwające sprawy musiały zostać przerejestrowane do EZD. Można to chyba zrobić też jakimś automatem korzystając z API, ale u nas robione to było ręcznie.