Dzień dobry,
proszę o odpowiedź czy możliwe jest rejestrowanie spraw na spisie spraw dla spraw prowadzonych papierowo? Większość spraw jest wszczynana z urzędu, poza kilkoma wyjątkami. Spis spraw ma być prowadzona jeden dla całej komórki organizacyjnej wraz z wyodrębnionymi podteczkami. Bardzo proszę o przybliżenie jak to ma technicznie wyglądać, czy trzeba umieszczać w systemie EZD pierwsze pisma wszczynające sprawy, aby móc wygenerować rejestr spraw dla teczek i poddteczek?
Dobry wieczór,
czy w Państwa instytucji system ezd jest systemem podstawowym czy wspomagającym?
Jakie sformułowanie macie w swoje “Instrukcji kancelaryjnej”?
Miłego wieczoru,
Tomasz Skwarka
Dzień dobry,
Obowiązuje nas instrukcja kancelaryjna stanowiąca załącznik do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dn.18 stycznia 2011 ro w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Zgodnie z zarządzeniem kierownika jednostki organizacyjnej od 1 stycznia 2025 w urzędzie ma być wdrożone ezd jako system wspomagający system tradycyjny, który jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw.
Łączę pozdrowienia,
Dorota Leśniewska
Inspektor ds. obsługi archiwum zakładowego/koordynator czynności kancelaryjnych
Wojewódzki Inspektorat Transportu Drogowego w Poznaniu
ul. Szwajcarska 5
61-285 Poznań
tel. (61) 873 42 34, (61) 873 42 27
email:dorota.lesniewska@witdpoznan.pl
Niniejsza wiadomość oraz wszelkie załączone do niej pliki są poufne i podlegają ochronie prawnej. Przechowywanie, utrwalanie oraz ujawnianie wiadomości bez zgody nadawcy jest zabronione oraz może skutkować odpowiedzialnością prawną w związku z naruszeniem prywatności korespondencji. W razie przypadkowego otrzymania niniejszej wiadomości, należy powiadomić o tym fakcie nadawcę oraz niezwłocznie i trwale usunąć wiadomość.
Przetwarzanie danych osobowych w Wojewódzkim Inspektoracie Transportu Drogowego w Poznaniu odbywa się zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) oraz odpowiednio ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości. Z treścią klauzuli informacyjnej można się zapoznać na stronie internetowej WITD w Poznaniu.
Dzień dobry,
przy produkcyjnym uruchomieniu systemu EZD jako narzędzia wspierającego system tradycyjny instrukcja kancelaryjna określa w jaki sposób możemy wykorzystać narzędzie informatyczne.
§ 39. 2.IK Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych w celu:
- prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw;
- prowadzenia innych, niż określone w pkt 1, rejestrów i ewidencji;
- udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz podmiotu;
- przesyłania przesyłek;
- dokonania dekretacji, pod warunkiem przeniesienia jej następnie w formie dekretacji zastępczej na dokument w postaci nieelektronicznej.
Podczas produkcyjnego uruchomienia systemu EZD, jako narzędzia wspierającego system tradycyjny będą obsługiwane przesyłki (rejestracja przesyłek wpływających i wychodzących).
System EZD umożliwi wykonywanie pomocniczych czynności kancelaryjnych dla spraw prowadzonych papierowo, tj. dekretacje, rejestracje spraw, przygotowanie projektów dokumentów, generowanie metryki sprawy, spisu spraw, generowanie korespondencji wychodzącej.