Dzień dobry,
proszę o odpowiedź czy możliwe jest rejestrowanie spraw na spisie spraw dla spraw prowadzonych papierowo? Większość spraw jest wszczynana z urzędu, poza kilkoma wyjątkami. Spis spraw ma być prowadzona jeden dla całej komórki organizacyjnej wraz z wyodrębnionymi podteczkami. Bardzo proszę o przybliżenie jak to ma technicznie wyglądać, czy trzeba umieszczać w systemie EZD pierwsze pisma wszczynające sprawy, aby móc wygenerować rejestr spraw dla teczek i poddteczek?
Dobry wieczór,
czy w Państwa instytucji system ezd jest systemem podstawowym czy wspomagającym?
Jakie sformułowanie macie w swoje “Instrukcji kancelaryjnej”?
Miłego wieczoru,
Tomasz Skwarka
Dzień dobry,
Obowiązuje nas instrukcja kancelaryjna stanowiąca załącznik do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dn.18 stycznia 2011 ro w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Zgodnie z zarządzeniem kierownika jednostki organizacyjnej od 1 stycznia 2025 w urzędzie ma być wdrożone ezd jako system wspomagający system tradycyjny, który jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw.
Łączę pozdrowienia,
Dorota Leśniewska
Inspektor ds. obsługi archiwum zakładowego/koordynator czynności kancelaryjnych
Wojewódzki Inspektorat Transportu Drogowego w Poznaniu
ul. Szwajcarska 5
61-285 Poznań
tel. (61) 873 42 34, (61) 873 42 27
email:dorota.lesniewska@witdpoznan.pl
Niniejsza wiadomość oraz wszelkie załączone do niej pliki są poufne i podlegają ochronie prawnej. Przechowywanie, utrwalanie oraz ujawnianie wiadomości bez zgody nadawcy jest zabronione oraz może skutkować odpowiedzialnością prawną w związku z naruszeniem prywatności korespondencji. W razie przypadkowego otrzymania niniejszej wiadomości, należy powiadomić o tym fakcie nadawcę oraz niezwłocznie i trwale usunąć wiadomość.
Przetwarzanie danych osobowych w Wojewódzkim Inspektoracie Transportu Drogowego w Poznaniu odbywa się zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) oraz odpowiednio ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości. Z treścią klauzuli informacyjnej można się zapoznać na stronie internetowej WITD w Poznaniu.
Dzień dobry,
przy produkcyjnym uruchomieniu systemu EZD jako narzędzia wspierającego system tradycyjny instrukcja kancelaryjna określa w jaki sposób możemy wykorzystać narzędzie informatyczne.
§ 39. 2.IK Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych w celu:
- prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw;
- prowadzenia innych, niż określone w pkt 1, rejestrów i ewidencji;
- udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz podmiotu;
- przesyłania przesyłek;
- dokonania dekretacji, pod warunkiem przeniesienia jej następnie w formie dekretacji zastępczej na dokument w postaci nieelektronicznej.
Podczas produkcyjnego uruchomienia systemu EZD, jako narzędzia wspierającego system tradycyjny będą obsługiwane przesyłki (rejestracja przesyłek wpływających i wychodzących).
System EZD umożliwi wykonywanie pomocniczych czynności kancelaryjnych dla spraw prowadzonych papierowo, tj. dekretacje, rejestracje spraw, przygotowanie projektów dokumentów, generowanie metryki sprawy, spisu spraw, generowanie korespondencji wychodzącej.
Jeżeli mamy instrukcję kancelaryjną dla systemu tradycyjnego wspomaganego systemem EZD i wykonujemy pomocnicze czynności kancelaryjne dla spraw prowadzonych papierowo - zastanawia mnie w tej sytuacji jak archiwizować, następnie brakować takie sprawy w EZD, które prowadzone są papierowo (komplet dokumentacji w papierze), ale „cząstki” tych spraw mamy też w EZD - bo np. zbieraliśmy podpisy szybciej itp.. Co z takimi plikami w systemie ? Czy okres przechowywania jest taki sam jak dokumentacji papierowej ?