Moja firma działa na podstawie rozporządzenia rady ministrów z dnia 18 stycznia 2011 w sprawie instrukcji,JRWA i archiwów zakładowych w którym pisze że czynności kancelaryjne są wykonywane w systemie tradycyjnym lub systemie EZD i że po wskazaniu EZD nie ma możliwości powrotu do systemu tradycyjnego. Moje pytanie jest takie : w waszych wzorach jest zarządzenie w sprawie wdrażania systemu Ezd jako narzędzie wspomagające wykonywania czynności kancelaryjnych w systemie tradycyjnym. Dla kogo jest ono adresowane? Jaka była myśl przewodnią tego pomysłu? Wszystkie instytucje które działają na podstawie rozporządzenia o którym pisałam mają dwa wybory tradycyjny lub EZD . Jeżeli mamy przejść całkowicie na Ezd to widzę to tak podstawowy system jest EZD a pomocniczy tradycyjny bo i tak z czasem wszystko będziemy musieli prowadzić przez Ezd . Po co we wzorach jest zarządzenie gdzie wspomagający system jest EZD w czynnościach prowadzonych tradycyjnie kiedy wszędzie mówi się że wszystko będzie prowadzone w Ezd. a tradycyjny jak mniemam zaniknie.
Tak dokładnie jest taki zapis w instrukcji kancelaryjnej mówiący, że:
Nadmieniam, że system EZD jest to system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwienia spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji elektronicznej w systemie teleinformatycznym , o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 b ustawy o NarZasArchU.
Tradycyjny system nie „zniknie”.
Przykładowo:
I. Na początku Instytucja może produkcyjnie uruchomić system EZD jako narzędzie wspierające system tradycyjny. & 39. 2 Instrukcji kancelaryjnej mówi wykorzystywaniu narzędzi teleinformatycznych w tym celu.
II. W kolejnym etapie, Instytucja rozpocznie elektroniczne dokumentowanie spraw. W tym momencie uruchamiane zostaną składy chronologiczne. Jeśli Instytucja będzie prowadzić na początku jedynie kilka spraw dokumentowanych w postaci elektronicznej (niewielki procent) to systemem podstawowym nadal będzie system tradycyjny, (z tymi właśnie kilkoma wyjątkami). Na tym etapie zachęcamy, aby sprawy prowadzone w postaci papierowej były równolegle (dwutorowo) odwzorowywane w EZD. Dzięki temu w systemie mamy dostęp do wszystkich spraw, możemy generować różnego rodzaju informacje, statystki, sprawdzać terminować załatwianych spraw itp.
III. Jeśli w Instytucji mamy minimalizację spraw prowadzonych w sposób tradycyjny to system EZD jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu i załatwiania spraw w podmiocie kiedy mamy.
To jest przykład. Może być tak, że Instytucja pominie opisany etap II i wybierze od razu klasy spraw, które będą dokumentowane w sposób elektroniczny i będą one stanowić większość.
A ja bym chciała jeszcze dopytać:
Zgodnie z Instrukcją kancelaryjną § 1 ust 4. rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej (…) “Po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ponowne wskazanie systemu tradycyjnego jest niedopuszczalne”. Czy to oznacza, że jeśli jakaś klasa została wskazana jako elektroniczna to już nie może wrócić do “bycia” klasą papierową?
I czy to jest zasada generalna bo nasza jednostka nie jest objęta tym rozporządzeniem tylko uzgadnia Instrukcję kancelaryjna z Archiwum Państwowym zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy o narodowym zasobie …, w naszej Instrukcji nie ma takiego zapisu.