Dostaje zadanie od kierownika w ezd i chce z niego utworzyć zadanie. Dostaje komunikat że „aby założyć sprawę prowadzona tradycyjnie (papierowo) wyrejestruj dokument ze składu chronologicznego. Kancelaria twierdzi że wszystko robi dobrze. Czy ktoś pomoże rozwiązać problem?
Kancelaria otrzymała przesyłkę papierową, którą odwzorowała i zarejestrowała w składzie chronologicznym. Jeśli prowadzimy sprawę w sposób elektroniczny, to dokumenty papierowe spraw prowadzonych elektronicznie są przechowywane w składach chronologicznych. Jeśli sprawę prowadzimy w sposób papierowy, to nie rejestrujemy w składzie chronologicznym, dokument papierowy trafia na nasze biurko.
Jeśli otrzymane przez Panią pismo będzie elementem sprawy papierowej musi je Pani wyrejestrować ze składu chronologicznego, na potrzeby prowadzenia sprawy tradycyjnej, papierowej.
Ale później nie będę mogła jej później na nowo zarejestrować?
Co chciałaby Pani na nowo zarejestrować?
Jeśli dokument z kancelarii zostanie wyrejestrowany, to później na nowo trzebaby go zarejestrować aby mieć możliwość archiwizacji.
Pismo wpływające do jednostki jest rejestrowane i nadawany jest mu numer RPW. Jeśli jest rejestrowane w składzie to otrzymuje także numer w składzie.
Napisałam, że dokument należy wyrejestrować ze składu chronologicznego, aby założyć sprawę papierową. Dokument będzie nadal posiadał nr RPW, ale nie będzie znajdował się w składzie tylko w Pani teczce aktowej.
W składzie chronologicznym znajdują się jedynie dokumenty papierowe spraw prowadzonych elektronicznie.
Bardzo dziękuję za wyczerpującą odpowiedź.
Czy każde pismo wpływające musi być rejestrowane w składzie? Na jakim etapie decydujemy czy sprawa papierowa czy elektroniczna?
W składzie chronologicznych nie ma potrzeby rejestrowania wszystkich pism, rejestrujemy w składzie te, które dotyczą spraw prowadzonych elektronicznie. Pani instytucja podjęła już w początkowym etapie wdrażania systemu w jaki sposób będzie prowadzić sprawy, które papierowo które elektronicznie. Teraz przy zakładaniu sprawy wybrała Pani numer JRWA i widnieje tam P czerwone, co oznacza, że sprawa prowadzona jest papierowo, bądź E zielone- elektroniczne.
1 polubienie
Problem wynika z tego, że kancelaria podczas rejestracji pisma prawdopodobnie nie wie jaki numer JRWA zostanie nadany przez Panią na dalszym etapie procedowania przesyłki - czy będzie to sprawa elektroniczna, czy papierowa.
Być może w Pani jednostce została podjęta decyzja o rejestracji wszystkich pism przychodzących w składzie chronologicznym (domyślnie zakłada to prowadzenie wszystkich spraw elektronicznie) i późniejszej ewentualnej konieczności wyrejestrowania tych, które będą jednak prowadzone papierowo.
Alternatywnie pisma mogłyby nie być w kancelarii rejestrowane w składzie chronologicznym, ale wtedy zaszłaby konieczność ich rejestracji w przypadku chęci nadania przez pracownika elektronicznego numeru JRWA.
System EZD RP nie pozwoli na założenie sprawy papierowej na piśmie zarejestrowanym w składzie chronologicznym oraz analogicznie sprawy elektronicznej na piśmie bez takiej rejestracji.