Czy pisma, które wpływają na skrzynkę pocztową lub skrzynkę ePUAP, po zarejestrowaniu w EZD trzeba wydrukować i oddać do składu chronologicznego? Czy drukujemy dokumenty dopiero gdy pracownik zgłosi nam, że jest to sprawa prowadzona papierowo i prosi o wydruk dokumentu wraz z kodem RPW?
Przesyłki przesłane za pomocą epuapu rejestrują się same w Rejestrze Przesyłek Wpływających, maile które wpłyną na adres skrzynki mailowej podanej jako oficjalna do kontaktu z urzędem powinny być rejestrowane z poziomu Pulpitu Głównego za pomocą Dodaj plik z dysku i poprzez zaznaczenie opcji Zarejestruj w RPW. Z poziomu Kancelaria>Rejestracja Korespondencji powinny być rejestrowane tylko wpływające pisma papierowe. Wpływów elektronicznych nie rejestrujemy (e-puap, e-doręczenia, e-mail) w składzie chronologicznym bo nie wpływają one w postaci papierowej, a tylko dokumenty papierowe, które są skanowane lub nie są skanowane są rejestrowane w składach chronologicznych.
Zarejestrowany dokument który wpłynął drogą elektroniczna dekretujemy w systemie aż trafi on do pracownika merytorycznego i on ustala do jakiej sprawy trafi dokument (spraw prowadzona tradycyjnie - w papierze, lub spraw prowadzona elektronicznie). Jeśli dokument ma trafić do sprawy papierowej, pracownik ten powinien wydrukować dokument i dołączyć go do akt papierowych akt sprawy.
Naklejki z kodem RPW naklejamy tylko na dokumenty papierowe, które zostaną dostarczone do jednostki osobiście, gońcem lub za pośrednictwem poczty
Bardzo dziękuje! Mam jeszcze jedno pytanie techniczne. Jak wpływa dokument w postaci papierowej, który wg naszego zarządzenia nie podlega odwzorowaniu w systemie EZD ( np. pismo z sądu lub zawierające jakieś wrażliwe dane osobowe), rejestrujemy pismo bez odwzorowania i rejestrujemy w składzie chronologicznym? Jeśli tak to pytanie w jakim składzie - nie ma składu dokumentów bez odwzorowania cyfrowego (mamy tylko pełny lub niepełny). Jeśli będzie to sprawa prowadzona papierowo zostanie u pracownika merytorycznego, ale jeśli będzie to sprawa prowadzona w EZD do jakiego składu ma ostatecznie trafić skoro nie ma odwzorowania w EZD?
To które pisma rejestrujemy chronologicznym zależy od wewnętrznych ustaleń w podmiocie. Można sobie wyobrazić, że jednostka określa wykaz dokumentów, które nie są skanowane ze względu np. na treść, format, rozmiar itd. i dodatkowo wskazuje że danego rodzaju sprawy są prowadzone papierowo - w takim przypadku nie ma potrzeby aby dokument był skanowany w składzie chronologicznym, bo i tak musi trafić do papierowych akt sprawy. Można sobie również wyobrazić sobie sytuację, że kancelaria wszystko rejestruje w składzie chronologicznym - wtedy to pracownik decyduje do jakiej sprawy trafia dokument czy do papierowej czy do elektronicznej, a w przypadku gdy dokument trafia do sprawy papierowej pracownik musi pamiętać aby wyrejestrować dokument ze składu aby dołączyć go do akt sprawy papierowej.
Pisma papierowe wskazane przy rejestracji jako brak odwzorowania możemy zarejestrować tylko i wyłączenie w składzie chronologicznym odwzorowań niepełnych - w systemie jest walidacja na rodzaje odwzorowań i rodzaje składów w których można zarejestrować takie dokumenty.
Czy naklejki z numerem RPW można również naklejać na wydrukowane maile?
Na pocztę sekretariatu wpływa e-mail zawierający kilka załączników, każdy dotyczy innej sprawy. Jak w takiej sytuacji rejestrować e-mail w RPW? Czy rejestrować osobno załączniki?
Jeśli mail jest częścią sprawy tradycyjnej to nie ma problemu - można naklejać naklejkę na wydruk, natomiast jeśli jest to sprawa elektroniczna to RPW nadajemy w systemie i tam też dokumentujemy przebieg sprawy.
Warto także zwrócić uwagę na wartość danego maila. Może lepiej wybrać te, które są znaczące dla sprawy i tylko je rejestrować w RPW, a pozostałe (głównie w sprawie elektronicznej) gromadzić bez RPW, załączając je tylko do elektronicznej teczki w EZD.
Jeśli każdy z załączników rozpoczyna nową sprawę i po dekretacji w systemie trafią one do pracownika merytorycznego to wystarczy tylko raz zarejestrować maila w RPW i rozesłać go np. jako kopię do pozostałych pracowników, którzy mają rozpocząć nowe sprawy. Na kopiach sprawę założyć można.