Pracownik chce założyć sprawę, którą dostał od kierownika wyskakuje komunikat ‘‘aby dołączyć dokument do sprawy elektornicznej, zarejestruj go w składzie chronologicznym’’ (pismo weszło ePUAP-em i nie było zarejestrowane w składzie chrnologicznym). Jak w takiej sytuacji założyc sprawę?
Z którego poziomu epuap był rejestrowany - z poziomu kancelarii?
Wpływ był rejestrowany z kancelarii
i dlatego jest błąd - pliki wpływające z epuap rejestrują się automatycznie i trafiają na Biurko > W toku > Pisma na konto pracownika przypisanego do odbioru korespondencji e-puap. Opisane jest to tutaj:https://podrecznik.ezdrp.gov.pl/korespondencja-wplywajaca-przez-epuap/. W kancelarii rejestrujemy dokumenty wpływające do podmiotu w papierze - dokument z epuapu nie jest dokumentem papierowym a elektronicznym.
Osoba przypisana do odbioru EPUAP-u, to ta sama osoba obsługująca kancelarię. Wiec zostało to wysłane do kierownika jednostki do dekretacji a on zadekretował do pracownika merytorycznego.
Jak dalej postąpić z taka przesyłką, aby pracownik merytoryczny mógł założyć sprawę?
Proszę opisać krok po kroku w jaki sposób została obsłużona przesyłka wpływająca przez epuap - przydałby się jakiś zrzut z systemu - najlepiej bez danych osobowych - np. zrzut z błędem.
W tym czasie, kiedy była wprowadzana przesyłka do systemy EZD RP czekaliśmy na certyfikat, aby połączyć system z EPUAP-em, wiec plik z EPUAP był pobierany i dodawany z dysku do dekretacji.
W kancelarii przy dodawaniu w metadanych ustawialiśmy, że wpływ dotarł przez EPUAP.
Nie drukowaliśmy etykiety, a przy rejestracji braliśmy PDF, ponieważ nie drukowaliśmy tej sprawy żeby nie wstawiać jej do składu.
Czy to był błąd?
A czy przypadkiem przyczyna nie leży po stronie metadanych dokumentu, gdzie powinna być zaznaczona checbox’em informacja, iż jest to dokument elektroniczny , nie podlegający rejestrowaniu w składzie chronologicznym?
W systemie EZD RP nie zaznaczamy checboxem informacji że jest to dokument elektroniczny. Problem, który się pojawił dotyczy tego, że dokument został źle zarejestrowany - została zarejestrowany w Kancelarii, a tam rejestrujemy dokumenty, które wpłynęły w formie papierowej - to dla dokumentów papierowych wybieramy rodzaj odwzorowania, dokumentów elektronicznych nie skanujemy (nie wybieramy dla nich rodzaju odwzorowania). Dokumentację elektroniczną wpływającą taką jak e-maile i epuap rejestrujemy z innego miejsca niż kancelaria. (opisane to zostało tutaj: https://podrecznik.ezdrp.gov.pl/korespondencja-wplywajaca-przez-epuap oraz tu: https://podrecznik.ezdrp.gov.pl/rejestracja-elektronicznych-przesylek-wplywajacych-e-mail/). Aby obsłużyć opisaną sytuację należy zarejestrować dokument w składzie chronologicznym - sposób opisany jest tutaj: https://podrecznik.ezdrp.gov.pl/rejestrowanie-dokumentow-w-skladzie-chronologicznym/