Jakie dokumenty powinny być rejestrowane w składzie pism wewnętrznych na poziomie kancelarii? Czy komórki maja mozliwosc utworzenia własnych skladow pism wewnętrznych i tam rejestrowac np. protokoly kontroli?
Nie bardzo mam pomysł co mogłoby być dodawane w kancelarii do składu dokumentów wewnętrznych. Ten skład służy do odkładania papierowych dokumentów ze spraw elektronicznych wytwarzanych w toku prowadzenia sprawy. Przykładowo sporządzam protokół kontroli w postaci papierowej. Robię jego skan, dołączam do akt sprawy i jednocześnie rejestruję składzie pism wewnętrznych. Papier odkładam do składu a w aktach mam skan sporządzonego dokumentu.
Jeżeli kancelaria prowadzi jakieś sprawy elektroniczne, w których powstaje dokumentacja papierowa, to powinna odłożyć je do składu pism wewnętrznych.
Komórki same sobie własnych składów pism wewnętrznych nie utworzą. Musiałby to zrobić administrator i każdego pracownika trzeba by przypisać do danego składu. Nie pamiętam tylko czy pracownik może być przypisany do dwóch różnych składów. Postaram się to jutro sprawdzić, ale wydaje mi się, że jak się próbuje przypisać do drugiego, to automatycznie usuwa poprzednie przypisanie.
Kwestia komórki - można przecież mieć listy z podpisami, protokoły odbioru z podpisami, czy inne (czasami bzdurne) dokumenty, które są i muszą być tworzone jako papier. Kwestia tego czy prowadzi się sprawę P lub E.
u nas jest tak:
Składy są w kancelarii (bo w końcu ktoś musi za całość odpowiadać), a komórka, która posiada dokumenty wewn w sprawach elektronicznych, skanuje je, dodaje do sprawy, zaznacza dodanie do składu, przekazuje fizycznie do kancelarii z prośbą o dodanie do składu. Kancelaria fizycznie dodaje do składu. i proces się kończy.
4 polubienia
u nas tak samo jak u p. Beaty