Męczę od jakiegoś czasu Wsparcie o opcję rejestracji w składzie pism wewnętrznych wkładów własnych.
Najlepszą opcją byłaby mozliwośc rejestracji w SPW każdego pliku pdf dodawanego w jakikolwiek sposób, czy to jako wkład własny czy juz takiego który mamy w sprawie dodany ale przez nieuwagę nie został zarejestrowany w SPW.
Czy jest szansa na to?
U nas byłoby to bardzo potrzebne, protokoły z kontroli zawsze będa powstawac na papierze, musza być podpisane przez kontrolowanego. Najczęściej sa dodawane jako wkład własny do zadania wystawionego przez kierownika działu.
Czasem ktos dodaje plik z dysku i zapomni o zaznaczeniu opcji rejestracji w SPW i tez by się przydała możliwość zarejestrowania go do składu po dodaniu.
Marcinie,
niestety wydaje mi się że doszło tu do pomylenia pojęć - wkład własny to dokument, który został dodany do twojej sprawy, za ktoś udostępnił Ci inny dokument w trybie udostępnienia z prośbą o wkład własny. Rejestracja dokumentu w składzie pism wewnętrznych. powinna się odbyć w sytuacji, gdy w ramach prowadzonej sprawy elektronicznej tworzony jest dokument papierowy - wtedy skan takiego dokumentu dodajemy do akt sprawy, a dokument papierowy rejestrujemy do do składu chronologicznego wewnętrznego. Pozwolę się niezgodzić, że idealną opcją byłoby “możliwość rejestracji w SPW każdego pliku pdf dodawanego w jakikolwiek sposób, czy to jako wkład własny czy już takiego który mamy w sprawie dodany ale przez nieuwagę nie został zarejestrowany w SPW”. Będziemy ulepszać działanie składów chronologicznych i rejestracji dokumentów w składach, ale nie jestem przekonany, czy takie rozwiązanie, które opisujesz będzie możliwe do realizacji i będzie zgodne z zasadami instrukcji kancelaryjnej. Na dziś dokumentu dodawanego jako wkład wasny nie można zarejestrować w składzie chronologicznym. Proszę opisz jak wygląda u was cały proces tworzenia sprawy i gromadzenia dokumentacji i prześlij zgłoszenie na portal zgłoszeń. Pracownicy Działu Wsparcia pochylą się nad tym problemem i spróbują pomóc.
Ja to rozumiem. Nie wiem czy wynika to bardziej z naszej struktury, czy z tego że niewielu pracowników posiada podpis elektroniczny.
Spróbuje opisac 2 przypadki:
-
Kierownik działu prowadzi sprawę, potrzebuje do tej sprawy kontroli i rolnika. Kontrolę zleca oddziałowi terenowemu. Pracownicy oddziału przeprowadzaja kontrole i spisuja protokół. Musi on powstać na papierze poniewqż musi być podpisany przez kontolowanego. I teraz najlepsza opcją byłoby dodanie go jako wkład własny do zadania wystawionego przez kierownika działu. Opcja najlepsza bo najprostsza. Niestety zostaje ten papierowy protokół z którym nie ma co zrobić.
Pracownik oddziału musi więc zakładać swoją sprawę, dodawać do niej tylko protokół, robic kopię i przekazywac do kierownika działu, tego który mu tą kontrolę zlecił. Dużo więcej pracy nic nie wnoszącej, samo klikanie dla klikania. -
Kierownicy działów zlecają często inne zadania pracownikom oddziałów i znów najprościej byłoby to załatwić poprzez wkład własny, często jest to jakas tabela z danymi. Nie posiadając podpisu elektonicznego pracownicy oddziałów tworza odpowiedx na papierze , która podpisuje kierownik oddziału. Sytuacja jest analogiczna do tej powyżej, wkład własny znacznie uprościł by wykonanie tego zadania.
Ze wsparcia otrzymałem taką odpowiedź:
planowane jest umożliwienie oznaczenia dokumentu do rejestracji w składzie również poza sprawą (bezpośrednio z kancelarii) więc prawdopodobnie również obsłuży to wkłady.
Marcinie potwierdzam to,co napisał zespół wsparcia - są takie plany
1 polubienie