Mam pytanie dotyczące archiwum. Że jest możliwość utworzenia w ezd archiwum z dokumentów sprzed wejścia ezd. Mam dokumenty np. decyzje, które w papierze trzymane są w archiwum. Czy można je odwzorować i wrzucić do ezd tak aby pracownicy mogli mieć do nich dostęp. Czy jednak nie i w ezd archiwizujemy tylko to co powstanie od momentu wprowadzenia ezd.
EZDunas, Gdy wdrażasz system klasy EZD najpierw określasz czy posiadane przez twoją instytucję przepisy kancelaryjne i archiwalne zezwalają na dokumentowanie spraw w postacie elektronicznej i w jakim zakresie można w czynnościach kancelaryjnych wspomagać się systemem EZD w sprawach prowadzonych papierowo. Zwykle systemem kancelaryjnym w twojej instytucji jest system papierowy, ale możesz już na zasadzie wyjątków od podstawowego sposobu dokumentowania i rozstrzygania spraw wskazać pierwsze sprawy które są prowadzone elektronicznie. Część jednostek podchodzi do tego etapu z drugiej strony i wskazuje jako podstawowy sposób prowadzenia i rozstrzygania spraw elektronikę, pomimo tego że wyjątków w postaci spraw prowadzonych papierowo będzie więcej niż spraw prowadzonych elektronicznie. Zasada jest prosta – zakończone sprawy prowadzone elektronicznie trafiają do archiwum zakładowego prowadzonego w systemie EZD. Akta spraw prowadzonych papierowo powinny po ich zakończeniu trafić do prowadzonego w twojej instytucji archiwum zakładowego dla dokumentacji papierowej. Obawiam się że pomysł polegający na zeskanowaniu dokumentacji papierowej dotyczącej spraw prowadzonych przed wdrożenia systemu EZD i wrzuceniu skanów do systemu EZD jest błędny. Zawsze możesz zadać takie pytanie archiwum Państwowemu, które nadzoruje twój podmiot.
Pozdrawiam
1 polubienie
Nie słyszałam aby ktoś skanował wszystko wstecz i dodawał do EZD. Koszmarny nakład pracy, a nie oszukujmy się, aż tak bardzo nie sięga się do starych spraw czy decyzji. Poza tym, zazwyczaj pracownicy pozostawiają na dyskach lokalnych wersję napinanych dokumentów, więc nie widzę potrzeby wrzucania starych dokumentów do EZD. Lepiej ten czas spożytkować na nauczeniu się prawidłowego działania w nowym systemie.
1 polubienie