Od 1 czerwca działamy w EZD RP SaaS. RPW i RKW, wysyłka - wszystko w EZD, bez rejestrów papierowych. Pytanie - jak realizujecie stare sprawy, czyli np. wysyłka eDoręczeniami odpowiedzi na pismo z 2025 roku (bo i takie mamy). Żeby wysłać eDoręczeniami - dokument powinien być w EZD. Tworzycie jakieś techniczne sprawy tylko pod samą wysyłkę i do tej sprawy wrzucacie dokumenty do wysyłki? A może jakoś inaczej? Bardzo proszę o podpowiedzi
A co macie wpisane w zarządzeniu wprowadzającym EZD? Przerejestrowanie spraw sprzed ery EZD czy kontynuacja na starych znakach (w domyśle) poza EZD?
Sprawy prowadzone papierowo przed EZD kończymy papierowo - ale wysyłka jest realizowana przez PURDE/PUH a to pociąga za sobą umieszczenie sprawy w systemie. Nie chcemy dodawać starych roczników w ustawieniach systemowych (chociaż to jeszcze będziemy rozpatrywać), dlatego przyszedł nam do głowy pomysł z wprowadzeniem sprawy technicznej, do której będziemy wrzucać dokumenty ze starych spraw papierowych. EZD jest u nas systemem pomocniczym, zastanawiam się czy takie działanie (sprawa techniczna) nie spowoduje późniejszych problemów.
A wysyłka bezpośrednio ze skrzynki eDoreczeń? Oczywiście wtedy pliki podpisane poza EZD
Nie wiem czy to dobra rada - oznacza, że trzeba rozpiąć konfigurację e-doręczeń z EZD.
Proponuję skupić się na tym co podrzucił tomdzieg. Jak rozumiem EZD jest u was systemem wspomagającym system tradycyjny (papierowy). Skoro taką decyzję podjeliście to macie 2 problemy:
- Kontynuacja spraw prowadzonych przed wdrożeniem systemu EZD i konfiguracja e-doręczeń czy KSEF
- Prowadzenie spraw nowych.
Czysto teoretycznie możecie kontynuować sprawy w EZD - Tylko w zakresie wysyłki korespondencji na zewnątrz - oznacza to, że musielibyście założyć w EZD sprawy niezakończone przed wdrożeniem EZD, i wykorzystywać tą sprawę aby obsługiwać wysyłkę korespondencji ze sprawy i dodawać korespondencję wpływająca w ramach tej sprawy, pamiętając, że podstawą gromadzenia akt spraw jest teczka aktowa, bo akta spraw prowadzone są papierowo. To jest skomplikowane ale nie niewykonalne.
Jest też druga opcja - sprawa techniczna służąca do wysyłki korespondencji wychodzącej, ale tu problemów będzie więcej - np. znak sprawy z której wysyłacie korespondencję w ramach innych prowadzonych spraw.
Sugerowałbym sprawdzić ile macie nie zakończonych spraw, w ramach których będziecie prowadzić korespondencję wychodzącą, bo to wydaje się prostsze do ogarnięcia.