Dzień dobry,
mamy problem z wysyłką pism poprzez e‑Doręczenia / ePUAP w sprawach, które zostały założone przed wdrożeniem EZD jako narzędzia pomocniczego.
Z analizy dostępnych materiałów (m.in. forum) wynika, że istnieją 2–3 możliwe sposoby rozwiązania tej sytuacji. Uprzejmie proszę o wskazanie właściwego podejścia:
1. Zakładanie nowych spraw w EZD dla spraw rozpoczętych przed jego wdrożeniem.
Przykładowo:
- mam 10 spraw w danym roku pod symbolem 1410 (skargi i wnioski rozpatrywane bezpośrednio),
- po wdrożeniu EZD rejestruję kolejną bieżącą sprawę jako nr 11 i wszystko jest ok,
- po kilku dniach zachodzi konieczność wysyłki odpowiedzi w sprawie nr 4 — wówczas zakładam ją w EZD jako kolejną sprawę nr 12 na potrzebę wysyłki, natomiast pismo wychodzi ze „starym” numerem, tj. …1410.4.2026? czy już z nowym 12?
- Jaki numer powinna mieć sprawa kolejna która wpłynie? W EZD będzie to 13 a w papierze 12 czy 13?
2. Założenie sprawy technicznej do obsługi wysyłek
Czy dopuszczalne jest założenie jednej sprawy technicznej (np. na poziomie wydziału), z której realizowane byłyby wszystkie wysyłki przez EZD (e‑Doręczenia / ePUAP) dotyczące spraw prowadzonych poza systemem?
Czy w takiej sytuacji można:
- założyć jedną sprawę w JRWA (np. pod symbolem nieużywanym w Urzędzie),
- nadać dostęp do niej wszystkim pracownikom wydziału,
- wykorzystywać ją wyłącznie jako „techniczną” do wysyłki pism z wydziału do czasu, gdy wszystkie stare sprawy założone przed EZD zostaną zakończone?
3. Kontynuacja prowadzenia starych spraw poza EZD
Prowadzenie spraw rozpoczętych przed wdrożeniem EZD w dotychczasowy sposób (tj. wysyłka przez e‑Doręczenia – PUH/PURDE lub ePUAP poza EZD)?
W takim przypadku pojawia się pytanie o prowadzenie rejestru przesyłek wychodzących (RKW). Czy w takim przypadku należy prowadzić dwa rejestry (jeden w EZD, drugi papierowy).
Przepraszam za mało fachowy język, ale odziedziczyłem “problem” po osobie, która na 3 tygodnie przed wejściem EZD się zwolniła.
Z góry dziękuję za pomoc i wskazówki.