Wysyłanie pisma przez e-puap poza Ezd

Użytkowanie i praca w systemie
1

Po zintegrowaniu i włączeniu z dniem dzisiejszym usługi e-paup z EZD RP nie mogę wysyłać pism ogólnych poza systemem EZD RP a potrzebuje wysłać pismo prowadzone w formie papierowej poza systemem EZD. Pojawia się komunikat o braku potwierdzonego profilu zaufanego. Czy po połączeniu e-puapu z EZD nie ma już możliwości takiej wysyłki poza systemem EZD?

2

Magdalena2, jeśli dobrze zrozumiałem to wykonaliście czynność opisaną tu: https://podrecznik.ezdrp.gov.pl/administracja-usluga-epuap/ - zintegrowaliście e-puap z systemem EZD RP. Skoro zintegrowaliście system EZD RP z epuap to można wysłać pismo pismo za pomocą e-PUAP, ale nie ma potrzeby aby pracownik logował się do epuapu, bo może to zrobić wprost z systemu EZD RP: https://podrecznik.ezdrp.gov.pl/wyslanie-korespondencji-przez-epuap/. Skoro pojawia się komunikat o braku potwierdzonego profilu zaufanego, to nie jest to wina systemu, ale musisz potwierdzić profilu zaufany na platformie ePUAP - wystarczy zalogować się na swój profil zaufany i złożyć wniosek o przedłużenie ważności. Pamiętaj proszę, że pismo wysyłane za pomocą epuap może być podpisane za pomocą profilu zaufanego, ale także podpisem kwalifikowanym (jeśli posiadasz) przez Ciebie lub przełożonego - więcej informacji znajduje się się artykule o którym wspomniałem powyżej.

3

Dziękuję za odpowiedź. W systemie EZD po założeniu sprawy nie mam problemu z wysyłaniem pism za pomocą e-puapu ale chodzi o to że ja potrzebuje się zalogować do epuapu poza systemem EZD ponieważ mam do wysłania pismo, które według JRWA jest prowadzone w formie papierowej poza systemem EZD i i nie założona została sprawa w systemie EZD RP.

4

Aby wysłać pismo za pomocą e-puapu gdy jest zintegrowany musielibyście rozpiąć integrację zalogować się na epuap i wysłać pismo a potem znów zintegrować epuap z EZD RP - czy jest sens taką czynność wykonywać? Nie lepiej korzystać z systemu EZD RP w przypadku prowadzonych spraw papierowych wspomagająco - np. do Systemu EZD RP możesz oczywiście obsłużyć wysyłkę za pomocą opcji o której piszesz tj. Rejestr Korespondencji wychodzącej - Utwórz Kopertę. Na przyszłość rozważyłbym inną opcję - nawet jeśli prowadzone są sprawy papierowe to można wykorzystać system do wspomagania obsługi spraw papierowych w zakresie niektórych czynności kancelaryjnych np. w zakresie wspomagania rejestracji pism wpływających, czy korzystanie z rejestru pism wychodzących oraz rejestracji pomocnicza spraw, czy też wysyłki korespondencji na zewnątrz niezależnie od tego w jaki sposób prowadzona jest sprawa?.

5

W mojej opinii takie działanie jest nieprawidłowe. Przypominam, że:

Rozdział 2
Czynności kancelaryjne w systemie EZD
§ 10. W systemie EZD wszystkie czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w ramach systemu, w szczególności dotyczy to:

  1. prowadzenia rejestru przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw;
  2. wykonywania dekretacji;
  3. wykonywania akceptacji, w szczególności przez podpisanie dokumentów elektronicznych odpowiednim podpisem elektronicznym, jeżeli odrębne przepisy określają, jakiego rodzaju podpisu elektronicznego wymienionego w przepisach o podpisie elektronicznym wymaga się do podpisania danego pisma;
  4. prowadzenia możliwych do zrealizowania w systemie EZD innych potrzebnych rejestrów lub ewidencji, z wyłączeniem rejestrów lub ewidencji prowadzonych w dedykowanych do załatwiania określonych rodzajów spraw systemach teleinformatycznych innych niż EZD;
  5. gromadzenia przyporządkowanych do właściwych spraw wszelkich dokumentów elektronicznych mających znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych spraw.

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych

To oznacza, że EZD jest obligatoryjnym systemem dla rejestracji przesyłek wpływających i wychodzących. Nawet jak sprawa jest prowadzona papierowo.

6

Rozumiem, dopiero zaczęliśmy prace w systemie EZD RP stąd moje wątpliwości. Podstawowym systemem dokonywania u nas czynności kancelaryjnych jest system tradycyjny a system EZD jest na razie systemem wspomagającym i tylko część spraw ma być prowadzona w całości elektronicznie. Wszystkie przesyłki wprowadzamy do EZD dlatego nie będzie problemu założyć na nich sprawę a potem wysłać odpowiedź prze e-puap albo e-doręczenia. Dotyczy nas obowiązek stosowania e-doręczeń więc będziemy wysyłać dokumenty elektronicznie w całości w systemie EZD. Bardzo dziękuję wiem już co mam robić.

7

Hm…

Na okoliczność EZD jako narzędzia wspomagającego jest par. 39:

§ 39.

  1. W systemie tradycyjnym czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, w szczególności:
    1. spisy spraw odkłada się do właściwych teczek aktowych;
    2. dekretacji i akceptacji dokonuje się na przesyłkach w postaci papierowej;
    3. całość dokumentacji gromadzi się i przechowuje w teczkach aktowych.
  2. Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych w celu:
    1. prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw;
    2. prowadzenia innych, niż określone w pkt 1, rejestrów i ewidencji;
    3. udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz podmiotu;
    4. przesyłania przesyłek;
    5. dokonania dekretacji, pod warunkiem przeniesienia jej następnie w formie dekretacji zastępczej na dokument w postaci nieelektronicznej.
  3. Dopuszczenie, o którym mowa w ust. 2, jest możliwe pod warunkiem zapewnienia ochrony przed utratą rejestrów, ewidencji oraz spisów spraw, przez codzienne wykonywanie kopii zabezpieczających na informatycznym nośniku danych, innym niż ten, na którym zapisywane są bieżące dane.
  4. W przypadku spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym stanowiących wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania, o których mowa w § 1 ust. 5, do realizowania czynności, o których mowa w ust. 2, za wystarczający uznaje się system EZD.
1 polubienie