Wszczęcie postępowania w grudniu 2025 (nie było jeszcze EZD, sprawa papierowa), wysłane pocztą tradycyjną. 2 stycznia do kancelarii przyniesiono Decyzje (papierowo). Jak ma wyglądać wysyłka? Czy z poziomu: rejestry - rejestr korespondencji wychodzącej - utwórz kopertę?
Problem nr 2:
Drugiego stycznia sekretariat=kancelaria dostała polecenie wysłania poprzez epuap sprawozdań za rok 2025. Ponieważ był problem z platformą epuap wysłano je emailem. Jak powinny być one zarejestrowane? Kto powinien to zrobić, bo myślę ze merytoryk, który sporządził te sprawozdania. I znowu: sprawa dotycząca roku 2025, EZD wprowadzono 1 stycznia 2026.
Jak podejść do rejestracji wysyłek spraw z roku 2025 (sprzed EZD) które maja kontynuację w roku 2026. Co robi merytoryk co kancelaria?
Joanna1, odpowiadając na twoje pytania przekazuję następujące odpowiedzi:
Problem nr 1
Systemu EZD RP możesz oczywiście obsłużyć wysyłkę za pomocą opcji o której piszesz tj. Rejestr Korespondencji wychodzącej - Utwórz Kopertę. Na przyszłość rozważyłbym inną opcję - nawet jeśli prowadzone są sprawy papierowe to można wykorzystać system do wspomagania obsługi spraw papierowych w zakresie niektórych czynności kancelaryjnych np. w zakresie wspomagania rejestracji pism wpływających, czy korzystanie z rejestru pism wychodzących oraz rejestracji pomocnicza spraw. Więcej informacji znajduje się tu: https://podrecznik.ezdrp.gov.pl/wzory-i-szablony/ - Materiały dla jednostek wdrażających - https://podrecznik.ezdrp.gov.pl/site/uploads/rekomendacje-normatywy-wdrozenia-systemu-EZD-RP-03102022.pdf
Problem nr 2
W opisywanym przypadku warto zarejestrować fakt wysyłki mailem tych sprawozdań - jak to zrobić wskazane jest tu: https://podrecznik.ezdrp.gov.pl/rejestracja-wiadomosci-email-wysylanych-poza-ezd/. Niestety aby wykonać taką czynność musi być założona sprawa, a tą może założyć/powinien pracownik merytoryczny. Skoro dokumenty dotyczą sprawy z 2025 r., to pamiętaj proszę że system daj możliwość założenia sprawy np. w roku 2025 r., mimo iż mamy 2026 rok - opisano to tutaj: https://podrecznik.ezdrp.gov.pl/ustawienia-systemowe-dotyczace-podmiotu/ - sekcja sprawy. Te ustawienia może wprowadzić tylko administrator/administraorzy.
Chciałabym jednak zwrócić uwagę na aspekt, który w mojej ocenie jednoznacznie pokazuje, że mamy do czynienia z luką funkcjonalną, a nie kwestią organizacyjną.
W toku mojej kariery zawodowej miałem okazję pracować na systemie EZD PUW, system ten zapewniał możliwość rejestracji wysyłki mailowej bez konieczności wcześniejszego zakładania sprawy.
Funkcjonalność ta:
jest powszechnie wykorzystywana,
odpowiadała realiom pracy kancelarii i komórek merytorycznych,
Tym bardziej niezrozumiałe jest, że nowszy system EZD RP takiej funkcjonalności już nie posiada. Wdrożenie nowego systemu nie powinno oznaczać cofnięcia się funkcjonalnie ani zmuszania użytkowników do stosowania sztucznych obejść.
Problem nadal pozostaje nierozwiązany, a jak wynika z odpowiedzi:
rejestracja wysyłki mailowej poza EZD wymaga założenia sprawy,
dopuszcza się zakładanie spraw „wstecz” lub pomocniczych.
Są to jednak rozwiązania zastępcze, które:
nie odzwierciedlają faktycznego przebiegu procesu,
generują chaos kompetencyjny (kancelaria vs merytoryk),
są trudne do stosowania masowo, zwłaszcza w okresach przejściowych,
zwiększają ryzyko błędów i niespójności ewidencji.
Problem dotyczy m.in.:
kontynuacji spraw papierowych sprzed EZD,
sprawozdań i korespondencji informacyjnej,
okresu wdrażania EZD, który w wielu jednostkach nadal trwa.
Kluczowe pytanie do zespołu projektowego
Skoro:
taka funkcjonalność istniała w EZD PUW,
jest regularnie zgłaszana przez użytkowników od co najmniej 12 miesięcy,
dotyczy codziennej pracy wielu jednostek,
to dlaczego do dnia dzisiejszego nie została ona zaimplementowana w EZD RP?
Czy temat znajduje się w roadmapie rozwoju systemu? Jeśli nie – jaka jest ku temu merytoryczna lub prawna przesłanka?
Użytkownicy oczekują możliwości zarejestrowania wysyłki mailowej bez konieczności zakładania sprawy. Bez takiej funkcjonalności EZD RP nie w pełni realizuje rolę systemu ewidencyjnego, a użytkownicy są zmuszeni do improwizacji.
Liczymy na jasne stanowisko i informację, czy oraz kiedy planowane jest uzupełnienie tej luki funkcjonalnej.
z punktu widzenia kancelaryjno-archiwalnego - zobowiązanie (wymuszenie) zakładania teczki sprawy w sytuacji wysyłki na zewnątrz - jest całkowicie poprawne i zasadne.
Dystrybucja pism na zewnątrz jest bowiem reprezentacją urzędu (podmiotu) i zawsze dotyczy jakiegoś zagadnienia (czyli sprawy). Jest kilka sytuacji w których dystrybucja pisma odbywa się bez sprawy ale wynikają one ze szczególnego wskazania, uzgodnionego z nadzorem archiwalnym.
Zgodnie z przepisami “Instrukcji kancelaryjnej” każda informacja dotycząca działalności statutowej urzędu (podmiotu) powinna podlegać rejestracji, klasyfikacji i kwalifikacji archiwalnej. Zatem każde pismo wchodzące/wychodzące musi być rozliczane, przechowywane i właściwie obsługiwane.
Patrząc na praktykę działania pracowników - często po prostu “zapominają” włączyć wysyłkę do akt sprawy. Wtedy akta są niepełne. Czytając takie akta można by sądzić, że jakieś pismo/dokument, mimo, że sporządzone - nie zostało wysłane. I trzeba zacząć szukać po systemie czy faktycznie tak było (np. zostało zrealizowane w jakieś odrębnej koszulce).
Moim zdaniem ta luka (istniejąca w EZD-PUW) prawidłowo została zablokowana (w EZD RP). Akta muszą być kompletne a sprawy pozakładane. Dystrybucja pisma na zewnątrz powinna być z akt konkretnej sprawy. Tylko tak jesteśmy w stanie zapewnić pełną historię sprawy a co najważniejsze to rozliczyć się z działalności. Szczególnie mocno to widać gdy referentów spraw już nie ma a zachodzi potrzeba przeglądu akt sprawy.
P.S. Wszystko co przemyka “bokiem” zawsze rodzi problemy, gdy po latach trzeba sprzątać lub zwyczajnie szukać dokumentacji a ta jest rozproszona lub są w niej luki albo w ogóle nie wiadomo gdzie i czy w ogóle jest ;).
MoriX, Pozwolisz że pomimo odpowiedzi, które udzielił Ci Tomasz Skwarka ja również się odniosę do Twojego wpisu. Masz prawo do takiej a nie innej opinii, którą wyraziłeś w swoim wpisie – ja twoją opinię szanuję ale się z nią nie zgadzam – poniżej wskażę Ci dlaczego.
System EZD RP nie jest systemem ewidencyjnym – to system klasy EZD, jak wskazuje definicja użyta w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U.2011.14.67). System EZD to system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych; Identyczna definicja pojawia się w Przykładowej instrukcja kancelaryjnej dla podmiotu działającego w systemie EZD – opublikowanej na stronie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych (https://archiwa.gov.pl/poznaj/dla-instytucji-i-firm/zarzadzanie-dokumentacja/przepisy-kancelaryjne-i-archiwalne/instrukcje-kancelaryjne/?doing_wp_cron=1767900849.2098650932312011718750).
System
Dokumentacja gromadzona w jednostce organizacyjnej (nadsyłana i składana w jednostce organizacyjnej oraz powstająca w jednostce organizacyjnej) dzieli się na dokumentację tworzącą akta spraw i nietworzącą akt spraw. Dokumentacja tworząca akta sprawy to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy.
Dokumentacja nietworząca akt sprawy to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt.
Problem polegał na tym, że w systemie EZD PUW były tzw. koszulki, które pozwalały zarejestrować wysyłkę mailowej bez konieczności zakładania sprawy. Pracownicy zapominali po prostu dołączyć tą koszulkę do akt sprawy. Przecież ten wysyłany e-mail dotyczył jakiegoś aspektu danej sprawy i stanowił część dokumentacji tej sprawy.
Jak wskazywał Tomasz Skwarka – ta luka o której piszesz istniejąca w EZD-PUW) prawidłowo została zablokowana (w EZD RP), aby po systemie nie błąkały się tzw. wolne elektrony z niczym nie powiązane.
To że jakaś funkcjonalność istniała w EZD PUW nie oznacza że musiała zostać przeniesiona do EZD RP - tworzenie systemu polega na wzięciu najlepszych rozwiązań z obecnie funkcjonujących systemów klasy EZD i nie polega na przenoszeniu z systemu do systemu funkcji bez jakichś refleksji.
Jeśli nie podoba Ci się to jak wygląda system i jesteś przekonany, że taka funkcja jest konieczna, jeśli Twoja jednostka posiada wsparcie NASK więc możesz Ty lub wyznaczone osoby w Twojej organizacji mogą zgłosić taki wniosek do NASK, ale taką prośbę o zmianę będziesz musiał uzasadnić.
Dziękuję za odniesienie się do mojego wpisu i przedstawienie argumentów zarówno z perspektywy kancelaryjno-archiwalnej, jak i systemowej. Chciałbym jednak doprecyzować, że mój problem nie dotyczy podważania zasad kompletności akt ani sensu prowadzenia spraw w EZD RP, lecz realnych trudności, które pojawiają się w bardzo konkretnych i powszechnych scenariuszach wdrożeniowych.
W wielu jednostkach, w tym w mojej, system EZD RP został wprowadzony od 1 stycznia 2026 r., podczas gdy nadal toczą się sprawy wszczęte w 2025 r., prowadzone wyłącznie w postaci papierowej. W takich przypadkach brak możliwości zarejestrowania wysyłki mailowej lub e-Doręczeń w rejestrze korespondencji wychodzącej bez zakładania sprawy w EZD RP znacząco utrudnia codzienną pracę. Nie są to sytuacje incydentalne, lecz powszechne, co widać po liczbie podobnych zgłoszeń na forum, które pojawiają się od wielu miesięcy i nadal wracają.
Dodatkowo należy uwzględnić, że w wielu jednostkach EZD RP nie jest jeszcze systemem podstawowym, lecz pełni rolę systemu wspomagającego. Oznacza to, że funkcjonuje on równolegle z tradycyjnym obiegiem papierowym i ma wspierać określone czynności elektroniczne, takie jak rejestracja korespondencji czy komunikacja. W obecnym kształcie brak możliwości elastycznej rejestracji wysyłek w okresach przejściowych nie tyle wspomaga pracę, co zmusza użytkowników do improwizowania, tworzenia sztucznych spraw lub stosowania obejść, które trudno uznać za rozwiązanie docelowe.
Zgadzam się z @Sebastian, że EZD RP nie jest systemem ewidencyjnym w sensie definicyjnym. Jednocześnie nie można pominąć faktu, że wraz z jego wdrożeniem funkcje RPW i RKW w wielu jednostkach, w tym w mojej, zastąpiły dotychczasowe sposoby ewidencji korespondencji. W praktyce oznacza to, że brak możliwości zarejestrowania określonych wysyłek w RKW bez zakładania sprawy prowadzi do luk ewidencyjnych albo do wymuszonych działań, które nie zawsze są zgodne z faktycznym przebiegiem procesu.
Odnosząc się do wypowiedzi @tskwarka w pełni zgadzam się, że istnieją sytuacje, w których dystrybucja pisma odbywa się bez sprawy na podstawie szczególnych ustaleń z nadzorem archiwalnym. Właśnie w tych przypadkach widzę lukę funkcjonalną w EZD RP, ponieważ system nie oferuje narzędzia, które pozwalałoby taką sytuację obsłużyć w sposób kontrolowany i zgodny z lokalnymi ustaleniami, bez konieczności obchodzenia systemu.
Jeżeli chodzi o sugestię zgłoszenia wniosku do NASK, to chciałbym zaznaczyć, że we wcześniejszym wpisie przedstawiłem już szereg argumentów uzasadniających potrzebę takiej funkcjonalności. Analizując historię forum można odnieść wrażenie, że podobne problemy były zgłaszane przez wiele jednostek, jednak brakuje informacji o dalszych losach tych zgłoszeń. Pojawia się więc pytanie, czy kolejne indywidualne zgłoszenie faktycznie coś zmieni, skoro przedstawiciele NASK aktywnie uczestniczą w dyskusjach na forum i mają bezpośredni wgląd w problemy, z jakimi mierzą się użytkownicy.
Być może rozwiązaniem kompromisowym byłoby wprowadzenie możliwości wysyłki maila lub e-Doręczenia bez zakładania sprawy jako funkcji opcjonalnej, dostępnej do włączenia lub wyłączenia w panelu administracyjnym. Pozwoliłoby to jednostkom, które mają takie potrzeby wynikające z okresów przejściowych lub specyfiki organizacyjnej, korzystać z tej funkcjonalności w sposób świadomy i uzgodniony, bez narzucania jej wszystkim użytkownikom systemu.
Mam nadzieję, że te argumenty zostaną odebrane nie jako krytyka samej idei EZD RP, lecz jako próba wskazania realnego problemu wdrożeniowego, z którym mierzy się wiele jednostek i który warto rozwiązać w sposób elastyczny i systemowy.