W jaki sposób wprowadzić do rejestru korespondencji wychodzącej wiadomość e-mail wysłaną za pośrednictwem programu pocztowego, jeżeli wysyłane pismo elektroniczne (utworzone w systemie EZD lub do niego wprowadzone) nie zostało przypisane do żadnej z prowadzonych spraw?
Nie mogę znaleźć opcji wysłania pisma elektronicznego z systemu, ani zarejestrowania maila wysyłanego poza EZD, jeżeli pismo nie zostało włączone do akt sprawy.
Nasza instrukcja kancelaryjna wskazuje, że system EZD ma służyć m.in. do rejestrowania korespondencji przychodzącej i wychodzącej…
Znam ścieżkę rejestracji korespondencji papierowej (“utwórz kopertę” w rejestrze koresp. wych.) - czy jest podobna możliwość dla wysyłki elektronicznej?
W chwili nie da się wprowadzić wprost ręcznie wpisu do rejestru o fakcie wysyłki pisma - w systemie EZD RP jest pewna automatyzacja wpisów - wpis pojawia się automatycznie, jeśli pracownik wskaże sposób wysyłki i wskaże odbiorcę - wtedy system dokonuje wpisu w rejestrze. Wyjątkiem jest rejestracja wysyłki w postaci papierowej (dokonanie wpisu z poziomu rejestru) - jest to jedna celowe odstępstwo pozwalające na odnotowanie w rejestrze wysyłki ze sprawy prowadzonej poza systemem EZD np. w systemie dziedzinowym. System EZD ma udostępniać rejestr Korespondencji Wpływającej lub Wychodzącej w którym będą odnotowywane przesyłki wpływające lub wychodzące z jednostki, pod warunkiem obsługi tych przesyłek w systemie. Czy na pewno wysłana korespondencja nie przynależy do żadnej sprawy? Proszę o analizę opisywanej sytuacji i ewentualne postąpienie tak jak to opisano w tym artykule w podręczniku EZD RP:https://podrecznik.ezdrp.gov.pl/rejestracja-wiadomosci-email-wysylanych-poza-ezd/
A czy istnieje możliwość wyboru jednego z kilku adresów e-mail odbiorcy wiadomości? W bazie kontaktów zostało wprowadzonych kilka adresów mailowych należących do jednej instytucji, jednakże podczas rejestrowania w RKW nie widzę możliwości wskazania konkretnego adresu, na który wysłałam wiadomość. Przesyłka rejestruje się jako wysłana na adres domyślny.
Justyno, na tą chwilę jeśli masz dopisane do podmiotu kilka adresów mailowych niestety rejestrując wysyłki w RKW fakt wysyłki możesz wybrać podmiot/osobę i nie ma wyboru spośród przypisanych e-maili. Zgłoś proszę na portal zgłoszeń potrzebę takiej zmiany.