Mateo, żeby Ci pomóc trzeba zacząć od początku - czy wdrożyliście system EZD i macie wsparcie NASK? Na początek proponuję zapoznaj się z tymi artykułami:
Wysłanie korespondencji przez ePUAP – Podręcznik użytkownika systemu EZD RP.
1. Pracownik merytoryczny przynosi do kancelarii pismo że sprawy która jest prowadzona w systemie EZD celem jej wysyłki. Pismo nie jest spakowane w kopertę. Jak wygląda proces wysyłki takiego pisma? Rozumiem że pisma można wysyłać tylko że sprawy ale ja na swoim koncie EZD nie mam dostępu do innych spraw oprócz tych założonych przeze mnie. Czy powinienem mieć dostęp do wszystkich spraw zakładanych przez pracowników? Czy gdybym miał dostęp do innych spraw mogę zrobić proces wysyłki z poziomu danej sprawy? W którym momencie mogę wydrukować potwierdzenie wysłania korespondencji? Czy po wysłaniu pisma w systemie muszę je zarejestrować w rejestrze korespondencji wychodzącej czy znajdzie się tam automatycznie po wysłaniu?
Pamiętaj, że nie wiesz jako pracownik w jaki sposób prowadzona jest sprawa – tradycyjnie (papierowo) czy też elektronicznie. Po drugie jeśli pismo wysyłane jest elektronicznie np. za pomocą e-doręczeń to dzięki integracji systemu EZD RP z e-doręczeniami pisma wpływające są automatycznie rejestrowane w EZD RP, a jeśli chodzi o wysyłkę za pośrednictwem e-doręczeń to pracownik konfigurując wysyłkę określa co i w jaki sposób zostanie wysłane. Wysyłka elektroniczna nie angażuje pracowników kancelarii.
Inaczej jest w przypadku wysyłki w postaci tradycyjnej papierowej – wtedy pracownik kancelarii musi wykonać pewne czynności – opisane jest to tu: Obsługa korespondencji wychodzącej – Podręcznik użytkownika systemu EZD RP
Co do zasady pracownik wysyłając korespondencję w postaci papierowej powinien przynieść kopertę w której będzie pismo podpisane odręcznie, lub co najmniej pismo z naniesioną informacją o numerze z RPW (Rejestru Korespondencji Wychodzącej) abyś mógł obsłużyć wysyłkę.
Czy powinieneś mieć dostęp do wszystkich spraw zakładanych przez pracowników – moim zdaniem nie powinieneś mieć z bardzo prostego powodu, musiałbyś mieć dostęp do tych spraw, a tych spraw może być dużo. Czystko teoretycznie gdybyś miał dostęp do spraw mógłbyś zrobić proces wysyłki z poziomu danej sprawy, ale i tak w przypadku korespondencji wychodzącej w papierze musiałbyś obsłużyć tą wysyłkę z poziomu kancelarii.
Jeśli pismo jest wysyłane w postaci elektronicznej, wpis automatycznie jest dodawany do rejestru korespondencji wychodzącej.
2. Pracownik merytoryczny przynosi do kancelarii pismo że sprawy która nie jest prowadzona w systemie EZD, obecnie takie pismo jest wysyłane u nas przez e- nadawcę. Czy to właściwe?
Elektroniczny Nadawca (eNadawca) to oficjalny system Poczty Polskiej służący do szybkiego przygotowywania i obsługiwania wysyłek krajowych oraz zagranicznych. Głównym celem tego narzędzia jest automatyzacja pracy, tworzenie etykiet i generowanie dokumentów przewozowych. Podstawowe pytanie, gdzie jest prowadzona sprawa jeśli nie w systemie EZD, w jakimś systemie dziedzinowym?
3. W rejestrze korespondencji wychodzącej jest moduł utwórz kopertę. Kiedy i w jakich sytuacjach wykorzystuje się ten moduł i czym różni się od wysłania korespondencji że sprawy?
Generowanie korespondencji wychodzącej powinno być prowadzone ze sprawy, ale to co możesz zrobić z poziomu Rejestru Korespondencji Wychodzącej opisano tu: