W poprzednim systemie EZD Comarch przy wysyłce do komórek organizacyjnych wewnętrznie wybieraliśmy adresat wewnętrzny i było wyślij np. SekretariatBZP.
Jak wysłać pismo bez udostępniania do adresata wewnętrznego?
Wersja 21.7.7
W systemie EZD RP nie ma adresata wewnętrznego - korespondencję wysyłamy na zewnątrz urzędu albo udostępniamy wewnątrz urzędu. Co ma się zadziać z dokumentem po wysłaniu/udostępnieniu dokumentu do innej komórki organizacyjnej - dokument jest przekazywany tylko do wiadomości, będzie prowadzona spraw czy będzie się działo coś innego?
Pozdrawiam
Dotychczas komórki merytoryczne tworzyły sprawę i przesyłały odpowiedź. Zauważyliśmy, przez udostępnianie musi włączony tryb dla danego JRWA tworzenia sprawy lub zasada wkładu własnego. Dla dużego Urzędu może to być problem aby na początku zmienić mentalność i zasady pracy w EZD oraz nawyki pracowników, którzy pracowali z poprzednim EZD Comarch
Nie chcę, żeby to źle zabrzmiało, ale zmiana mentalności i tak musi nastąpić, gdyż nie da się odtworzyć 1:1 sposobu działania systemu Comarch w EZD RP. Co do zasady powinien tu mieć zastosowanie § 8 Instrukcji Kancelaryjnej Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych tj.
,8. 1 W przypadku gdy akta spraw są tworzone w systemie EZD, komórka merytoryczna, współpracująca przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi w danej sprawie, udostępnia im tę sprawę bezpośrednio w systemie EZD, określając równocześnie, jaka część dokumentacji stanowiącej akta sprawy będzie udostępniona tym komórkom*.
2. Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze współpracy pomiędzy komórkami organizacyjnymi komórki inne niż merytoryczne włączają bezpośrednio do akt sprawy komórki merytorycznej, nie tworząc akt oznaczonych odrębnym znakiem sprawy."
Zakładam, że opisany w odpowiedzi sposób postepowania dotyczy współdziałania komórek organizacyjnych urzędu przy załatwianiu spraw. Niestety przesyłanie pisma do innej komórki organizacyjnej, po to aby ona założyła sprawę i odesłała odpowiedź nie jest najlepszym wyjściem, gdyż dublujemy dokumentację, zupełnie niepotrzebnie. Zmiany przyzwyczajeń pracowników nie są najłatwiejsze, ale niestety są konieczne. Ja widzę dwa rozwiązania:
- Udostępnienie do realizacji z prośbą o wkłada własny
Prędzej czy później trzeba będzie nauczyć pracowników nowego sposobu pracy w systemie, choć może to nie być na początku to łatwe. - Kopia do pism
Tworzymy kopię pisma ze sprawy - a następnie przekazujemy tą kopię do właściwej komórki organizacyjnej, w pole dekretacji wpisując czego oczekujemy od tej komórki organizacyjnej. Gdy otrzymamy odpowiedź (pewnie niestety na znakach tej komórki organizacyjnej, do której wysyłamy to pismo) dołączamy tą odpowiedź do naszej sprawy.
2 polubienia