W poprzednim systemie EZD mieliśmy komórkę organizacyjną sekretariat do której były przypisane osoby z uprawnieniem dostępu do danego sekretariatu.
Jak podobną zasadę zrobić w EZD RP, że pracownik po założeniu sprawy wysyła pismo wewnętrznie na sekretariat np. sekretariatBZP komórki organizacyjnej w urzędzie. Do której określone osoby mają dostęp.
Tworzysz konto tzw. techniczne sekretariatBZP, a pracownikom mającym obsługiwać to konto ustawiasz zastępstwo. Pracownik w momencie rozpoczęcia pracy na koncie sekretariatBZP przechodzi na zastępstwo, a jak chce wrócić na swoje to kończy pracę w zastępstwie.
Czy tzw. techniczne sekretariatBZP jest tworzone w KUiP?
Tak, jako pracownik sekretariatBZP w komórce SekretariatBZP. A pracowników na stałe obsługujących sekretariat, żeby nie byli od razu widoczni przy przekazywaniu dokumentów dodać do oddziału w ramach komórki sekretariat. Czyli jeśli sekretariat ma być w ramach BZP, to drzewko wyglądałoby tak BZP (skrót BZP) > SekretariatBZP (skrót BZP-I)>Oddział na pracowników (skrót BZP-IA)
1 polubienie
To konto powinno mieć uprawnienia minimum pracownika domyślnego
1 polubienie
My do zagadnienia podeszliśmy nieco inaczej. Biorąc pod uwagę fakt, że zależało nam na rozliczalności nie chcieliśmy wprowadzać kont technicznych.
Używamy zadań grupowych i grup dystrybucyjnych, tzn. stworzyliśmy grupy np “sek DC” (sekretariat Departamentu Cyfryzacji) i dekretacje wykonujemy na grupy. Do grup przypisani są pracownicy sekretariatów, którzy przyjmują na siebie zadania z zakładek Zadania > Nowe > grupowe. Od ponad roku działa to dobrze.
Takie rozwiązanie działa fajnie w momencie kiedy jest mniejsza liczba pism trafiających na “zadanie grupowe”. Też z niego korzystamy na tą chwilę przy sekretariatach dyrekcji.
Natomiast sprawa z “zadaniami grupowymi” komplikuje się przy dużych wpływach. Przykładowo pisma windykacyjne przychodzące do nas każdego dnia w setkach sztuk sprawiają, że pracownicy nie mogą odnaleźć innych przesyłek kierowanych bezpośrednio na nich (w wersji EZD z nowym modułem zadań, w module “Do obsłużenia” nie ma filtrowania po zadaniach grupowych i własnych). W tym przypadku pomocne może być konto techniczne z przełączaniem się na zastępstwa.
W nowym module zadań “zadania grupowe” są połączone z innymi wpływami i można je rozpoznać po “ludzikach” w kolumnie “Typ”:
u nas również wpływa sporo przesyłek, ale mamy póki co wersję ze starymi zadaniami. Może warto zgłosić wniosek o zrobienie filtra dla rodzaju zadań. Skoro jest ich już tyle, to może NASK zgodzi się dodać jeden, bardzo potrzebny.
3 polubienia