Ze względu na naszą rozbudowaną strukturę organizacyjną i dużą ilość pracowników w poszczególnych jednostkach organizacyjnych, potrzebujemy utworzyć konto dla niektórych jednostek organizacyjnych, takich jak biura lub sekretariaty. Do takich kont dostęp mieliby wcześniej zdefiniowani pracownicy, którzy w następnym kroku dekretowaliby zadania do poszczególnych osób. Czy istnieje taka możliwość w EZDRP? Jeżeli nie, to czy jest inny sposób, dla realizacji takich zadań w systemie? Może już ktoś się spotkał z tym problemem, chętnie wysłucham sugestii.
Dokładnie takie samo wymaganie zgłosiłam w imieniu Kancelarii Sejmu i odesłano nas do funkcjonalności “kont technicznych”, tzn. że dla każdego sekretariatu mamy tworzyć użytkownika (czyli mnożyć userów w systemie) a pracownicy sekretariatów mają pracować w zastępstwie na tym koncie. Biorąc pod uwagę, że praca w zastępstwie nie daje pełnej “władzy” nad kontem, to propozycja NASK nie wydaje się spełniać nasze wymagania. Myślę, że należy o nim wspólnie rozmawiać.
Zacznijmy od początku - co rozumiemy pod sformułowaniem konto dla jednostki organizacyjnej - jedno konto? wiele kont? W tej jednostce pracuje jedna osoba, wiele osób. Jakie czynności będą wykonywali pracownicy pracujący w tych jednostkach - rejestrowali korespondencję, prowadzili sprawy? Co do zasady można w systemie utworzyć tzw. konto techniczne do którego dostęp będą mieli inni pracownicy. W EZD RP konta tworzymy, które są przypisane do pracowników, którzy pracują w instytucji i nie tworzymy kont dla komórek organizacyjnych do których dostęp mają inne osoby w spósb inny niż zastępstwo. Chodzi przede wszystkim o rozliczalność wykonywanych operacji
Panie Sebastianie, funkcjonalność o której piszemy jest podstawowa dla dużych podmiotów. Zgłaszana była wielokrotnie - i to różne podmioty zgłaszały ją niezależnie od siebie.
Zaczynając od początku - wyjdźmy od potrzeby biznesowej - chodzi o obsługę wpływu i wysyłki jednostki organizacyjnej. Wysyłam korespondencję do urzędu, sekretariatu, dziekanatu a nie do pani Krysi w urzędzie, sekretariacie i dziekanacie. I to urząd powinien przyjąć korespondencję a nie konto pani Krysi. Tego EZD RP nie obsługuje a powinien.
Rozliczalność można osiągnąć po prostu mechanizmem rozliczania działania userów na koncie jednostki organizacyjnej.
ps. w eDok taka funkcjonalność była i rozliczalność również.
mogę się zgodzić z tym, że piszemy do urzędu, ale w sekretariacie, dziekanacie, biurze pracują pracownicy, którzy obsługują ta korespondencję. Piszemy zawsze do urzędu a nie do konkretnego pracownika - ale de facto w urzędzie konkretne czynności wykonują pracownicy. Wiem, że w e-doku jest takie rozwiązanie, ale w innych systemach nie ma, a w tych systemach też pracują duże podmioty. Zgodnie z rozmową którą prowadziliśmy zachęcamy do przetestowania opcji “kont technicznych”
Do dyskusji o tym jak funkcjonalność powinna działać wrócimy w szerszym gronie, ale konta techniczne to nie jest rozwiązanie, bo ideą pracy w sekretariacie czy na stanowisku wieloosobowym nie jest praca w zastępstwie. Zastępstwo nie daje pełnej “władzy” nad kontem i choćby z tego powodu nie jest rozwiązaniem.
Zgadzam się z Panią Joanną. Pracownicy przekazując sprawę np. działów spraw osobowych, dostarczają je do sekretariatów i pracownicy sekretariatów rozdzielają według podziału obowiązków w jednostce do innych pracowników działów. Wiem, że założenie urzędu jest takie, że to kierownik dekretuje na pracownika, ale to nie działa. Kierownik ma inne zadania niż rozdzielanie korespondencji na swoich pracowników.
Ponawiamy prośbę o przemyślenie kont jednostek, bo wiele instytucji o to pyta i jest dla nich oczywiste, że powinno takie konto być.