Witam, jesteśmy na etapie wdrażania EZD RP, do tej pory odbyło się pierwsze szkolenie i zabraliśmy się za tworzenie struktury roboczej. W trakcie jej tworzenia zastanawiamy się nad jednym problemem.
Okazuje się że kilku pracowników poza swoim “wydziałem macierzystym” gdzie są zatrudnieni pełnią role także w innych wydziałach np. pracownica wydziału kadr “WK” pełni także rolę w wydziale prawnym “WP” lub inna pracownica także wydziału kadr “WK” jest sekretarką innego wydziału niż własny “DWO”.
W związku z powyższym czy w strukturze organizacyjnej mamy takich pracowników przypisać tylko raz do ich wydziału macierzystego gdzie są zatrudnieni ? a uprawnienia do pozostałych wydziałów nadaje się im później w zupełnie innych opcjach/rolach czy może już teraz na etapie tworzenia struktury organizacyjnej taki pracownik pełniący kilka zadań w różnych wydziałach musi być przypisany do każdego wydziału aby mieć do nich dostęp prócz swojego wydziału macierzystego WK?
Żeby pracownik mógł używać znaków spraw z danego działu/sekcji musi być tam przypisany w strukturze organizacyjnej.
rozumiem jest to jasne dla pracownika który musi używać kilku symboli w tworzonych sprawach, natomiast dla osoby obsługującej korespondencje przychodzącą i wychodzącą (stanowisko sekretarki i kancelarii) postępujemy identycznie ? bo na nadrukach RPW i RKW jest chyba jedynie numer a nie symbol wydziału ?
Na RPW sami ustawiamy co ma się drukować - każda osoba mająca uprawnienie do rejestracji korespondencji wpływającej musi samodzielnie ustawić na swoim koncie przyjęte w jednostce ustawienia. W przypadku etykiet RKW/kopert itp. administrator ustawia ich parametry w EZD globalnie,
U nas na etykiecie RPW oprócz kodu kreskowego i numeru są jeszcze dane pracownika rejestrującego (imię i nazwisko), skrót komórki organizacyjnej, data wpływu i data rejestracji.
Witam,
z doświadczenia - użytkownicy mający w zakresie swoich obowiązków zadania wynikające z różnych działów/komórek - powinni mieć stanowiska w każdej z tych komórek. Chociażby celem prowadzenia spraw i ich znakowania zgodnie z działem/komórką dla której są one prowadzone.
Co do RPW - to kwestia organizacji w danej jednostce - nie ma jednego i prawidłowego wzorca, najczęściej pojawiają się dane jakie wskazał kolega wyżej.
Jeżeli chodzi o wydruk etykiety korespondencji przychodzącej RPW, to ważne jest, aby na wydruku znalazł się na pewno skrót jednostki i data wpływu. To są podstawy. Takie info z archiwum. A czy coś więcej znajdzie się na etykiecie, to już ustalenia wewnętrzne.