mamy informację dot. korespondencji wewnętrznej oraz korespondencji wysyłanej do adresatów w postaci elektronicznej.
Chciałam się tylko upewnić – rozumiem, że w pierwszym etapie wdrożenia (będąc w systemie tradycyjnym wspomaganym systemem EZD) możemy posługiwać się podpisami elektronicznymi w korespondencji wewnętrznej po czym do akt spraw papierowych odkładamy uwierzytelniony wydruk z systemu EZD ? Oczywiście z zachowaniem zasady:
„3. W przypadku gdy autor pisma wewnętrznego (nadawca) prowadzi sprawę w postaci papierowej, do akt sprawy odkłada egzemplarz wydrukowanego i odręcznie podpisanego pisma.
W przypadku gdy odbiorca pisma (prowadzący sprawę) prowadzi sprawę w postaci papierowej, do akt sprawy odkłada uwierzytelniony wydruk otrzymanej w systemie EZD korespondencji.”
W przypadku korespondencji wysyłanej do adresatów w postaci elektronicznej do akt sprawy prowadzonej papierowo odkładamy egzemplarz wydrukowany i odręcznie podpisany ?
dokładnie tak - prowadzenie spraw w trybie tradycyjnym (papierowym) nie wyklucza możliwości stosowania narzędzi do elektronicznego sporządzania, akceptowania, podpisywania i wysyłania pism wychodzących. Zawsze jednak należy do akt sprawy odłożyć wydruk dokumentu z uwierzytelnieniem.
Przy okazji wysyłek - należy pamiętać aby wydrukować wszystkie dowody wysyłkowe (UPP, dowody eDoręczeniowe) jak również treść koperty elektronicznej (XML) czy e-maila wysyłanego z EZD.
A czy wydruk wymaga odręcznego podpisania? To już zależy od Państwa normatywu kancelaryjnego.
Reasumując: akta sprawy mają odzwierciedlać wiernie dokumenty (i czynności) jakie wykonaliśmy w systemie aby czytelnik akt mógł (na papierze) jasno zrozumieć jak przebiegał tok sprawy (obsługiwanej w systemie).
Dokładnie. U nas w normatywach wew. jest regulacja, że nie są wymagane podpisy na wydrukowanych z EZD dokumentach. Wystarczająca jest historia akceptacji. Ponadto, sama akceptacja jest równoważna w podpisem wew, organizacji. Mamy wdrożony PUW (testujemy RP), ale zasady są takie same.
Chciałbym zapytać skąd taka liczba? Jak wygląda konstrukcja przesyłki?
Czy było to jedno duże pismo kierowane do wielu odbiorców czy wiele pism do wielu odbiorców. Czy cala korespondencja stanowi jedną (tematycznie) sprawę? Ile dowodów wysyłkowych powstało?
Wszystkie potwierdzenia PUH dla przesyłek z załącznikami podpisanymi podpisem kwalifikowanym mają od zawsze potwierdzenia xml, które po wydrukowaniu mają ponad 250str A4. Poczta Polska i Ministerstwo Cyfryzacji zostali poinformowani o tym fakcie w grudniu 2023r. Ponoć trwają prace, żeby pojawiły się potwierdzenia PDF 1-2 stronę tak jak w przypadku PURDE. EZD RP też na ten moment pobiera przez API i dołącza da przesyłki takie surowe xml. Z tych plików trzeba samemu odczytać, czy przesyłka jest dostarczona, ile razy była awizowana, czy był zwrot awizowany, czy był zwrot z innego powodu. nawet samo odczytanie daty doręczenia, zwrotu itp. nie jest łatwą sprawą.
Tak, XML nie są przyjazne użytkownikowi do czytania/drukowania. Natomiast można by je przerabiać ponieważ mają ustrukturyzowaną budowę i tworząc formularz wtórny można “wyciągną” z nich potrzebne informacje (np. w mojej instytucji zrobiliśmy sobie xml-owy opisywacz faktur, który pobiera z faktury xml tylko co nas interesuje).
Przy okazji tematu chciałbym zapytać czy rozważali Państwo aby klasa JRWA w której prowadzona jest sprawa byla klasą elektroniczną. Skoro możecie Państwo wykorzystać kanał eDoręczeń do dystrybucji pism to oznacza, że są one elektroniczne. Dzięki temu w ogóle nie drukowałoby się żadnych plików.
Jakiego typu są to sprawy/dokumenty w sprawie?
Jesteśmy na etapie wdrożenia wersji produkcyjnej, większość klas będzie elektronicznie poza kadrami i księgowością.
Nie ma wyboru przez ostatnie zmiany w e-doręczeniach nie da się już ich używać w instytucji publicznej bez integracji z EZD RP. W e-doręczeniach przesyłki PUH nigdy nie miały statusów dla przesyłek PUH. Po nadaniu takiej przesyłki, jej jedyny i ostateczny status to “nadana”. Przed sierpniem 2024 istniała w interfejsie www e-doręczeń kolumna “data doręczenia”, sortując po tej kolumnie można było odnaleźć przesyłki doręczone. Po sierpniowej aktualizacji usunięto kolumnę “data doręczenia” i zastąpioną ją kolumną w której wyświetlany jest obecny status przesyłki. Niestety przesyłki PUH dalej nie zmieniają statusów i żeby odnaleźć teraz doręczone/zwrócone przesyłki trzeba ręcznie śledzić wszystkie przesyłki po numerze PUH śledzenia. Wsparcie poinformowało, że kolumna “data doręczenia” nie zostanie przywrócona, oraz że planowana jest funkcja zmiany statusów dla PUH, ale prace nie zostały jeszcze podjęte w tym kierunku.
Jeżeli chodzi o wizualizacje xml, to mam kilka skryptów. Ale potwierdzenia xml potrafią być różnie zagnieżdżane i trzeba by było kilkanaście takich skryptów użyć, aż znajdziemy odpowiedni dla danego potwierdzenia.
Myślę, że warto skontaktować się z nadzorem archiwalnym. Na pewno macie Państwo kustosza, który się Wami opiekuje. W zależności od kategorii archiwalnej w jakiej jest klasa JRWA - można ustalić co i jak tworzyć i drukować do akt.
Gdyby sprawa była tradycyjna oraz kategoria była niska i typu B (więc zakładam, że akta szły by szybko do brakowania) to bym wyciągnął potrzebne informację wysyłkowe do wtórnego dokumentu a ten pierwotny ustawił do drukowania max. ekonomicznego (np. w czcionce 2, z marginesami 0,01 itp.). Zawsze to duża oszczędność papieru a i tak czytać tego nikt nie będzie.
Na pewno tu trzeba zaangażować archiwistów i informatyków aby osiągnąć w miarę ekonomiczny sens.
Oczywiście to tylko doraźne próby wybrnięcia z sytuacji. nie obejdzie się bez zmian w systemach a więc zaangażowaniu COI, Poczty Polskiej, PUW/NASK.
