Chcielibyśmy wykorzystać EZD do szybszego przepływu dokumentów między jednostką wojewódzka a oddziałami w terenie.
W tej chwili szef podpisuje ręcznie upoważnienia do kontroli dla inspektorów pracujących w oddziałach i trzeba te upowaznienia wysłać pocztą.
Po pierwsze trochę to wszystko trwa no i tez kosztuje.
Chcielibyśmy aby takie upoważnienia, czy tez delegacje były przesyłane na sekretariat gdzie zakładana byłaby sprawa (sekretariat prowadzi rejestr upoważnień jak i delegacji), następnie szef podpisałby podpisem kwalifikowanym i podpisany dokumen wędrowałby do oddziału terennowego, który sobie by go wydrukował.
I tu powstaje pytanie, czy w ogule można posługiwać się takim dokumentem? Jeśli tak, to co oprócz samego dokumentu trzeba z nim wydrukować, czy protokół weryfikacji podpisu, czy potwierdzenie zgodności kopii z dokumentem elektronicznym (uwierzytelnienie)? Czy może na takim dokumencie powinien być jeszcze graficzny symbol podpisu automatycznie dodawany przez aplikację do podpisu? Tylko chyba teraz nie ma tej opcji w EZD RP?
Marcinie,
Wyłącznie naturalny dokument elektroniczny opatrzony właściwym podpisem elektronicznym jest dokumentem, którym można posługiwać się w obrocie prawnym. Dokument, wraz z dołączonym uwierzytelnieniem jest całkowicie nowym, odrębnym plikiem - który może zostać wykorzystany jedynie pomocniczo do np. wydruku tego dokumentu i dołączenia do sprawy prowadzonej papierowo. Taki dokument z dołączonym uwierzytelnieniem nie będzie pozwalał na prawidłową weryfikację podpisu elektronicznego. Należy zaznaczyć, że przesłanie dokumentu “z uwierzytelnieniem”, zamiast oryginalnego dokumentu podpisanego podpisem elektronicznym, nie będzie miało (w zależności od procedury) skutku prawnego. W tym miejscu pojawia się więc pytanie czy będziecie wykorzystywać upoważnienia wystawione w postaci dokumentu elektronicznego w obrocie wewnętrznym, czy chcecie takimi dokumentami posługiwać się nimi na zewnętrz.
Co do zasady nie istnieje coś takiego jak wydruk dokumentu elektronicznego, bo nie wydrukujemy elektronicznego podpisu kwalifikowanego. Dodanie graficznej wizualizacji podpisu nie jest jednoznaczne z tym, że dokument został podpisany. Graficzna wizualizacja podpisu zastępuje treść np. tak “Dokument został podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym”, którą kiedyś dodawało się do plików word, które były podpisywane, ale podpis dokumentu był obok dokumentu, aby poinformować odbiorcę, że dokument został podpisany elektronicznie.
Kolejną sprawą jest to, że to aplikacja do składania podpisu dodaje graficzną wizualizację, a nie systemu EZD RP. Prześlij proszę zgłoszenie na portal zgłoszeń - postaramy się pomóc 
W takiej samej sytuacji u nas inspektor drukuje dokument z uwierzytelnieniem, a dodatkowo na postawie bodajże atr.76a par 3 KPA poświadcza go za zgodność z oryginałem. Inspektor z takim upoważnieniem udaje się na kontrolę, informuje kontrolowanego o podpisanym elektronicznie upoważnieniu, wręcza poświadczony za zgodność z oryginałem odpis. prosi o adres do przesłania go w formie elektronicznej.
Doświadczenie w naszym przypadku pokazuje, że pół na pół podaje adres do przesłania upoważnienia w wersji elektronicznej, ale nikt nie zakwestionował do tej pory takiego postępowania.
Może warto przemyśleć zastosowanie takiego rozwiązania w waszej sytuacji.
Pozdrawiam
Rafał
Wysyłając e-Doręczeniami usługą hybrydową PUH drukowane będą pisma podpisane elektronicznie.
“Korespondencja zostanie uzupełniona o dołączone potwierdzenie podpisania dokumentu elektronicznego przez podmiot publiczny lub jego przedstawiciela podpisem elektronicznym wraz ze wskazaniem rodzaju podpisu albo potwierdzenie złożenia oświadczenia woli przez podmiot publiczny lub jego przedstawiciela z wykorzystaniem środka identyfikacji elektronicznej.”
Czy analogicznego potwierdzenia nie moglibyśmy generować w EZD RP?
Skąd jest ten cytat? Treść w przepisie brzmi:
3. Do zawartości przesyłki listowej, o której mowa w ust. 1, operator wyznaczony dołącza wydruk dokumentu zawierającego wynik weryfikacji podpisu lub pieczęci elektronicznej albo potwierdzenie, że integralność oraz pochodzenie dokumentu elektronicznego od podmiotu publicznego zostały zapewnione z wykorzystaniem środka identyfikacji elektronicznej.
Jest więc wydruk pisma plus wydruk oświadczenia że podpis pod pismem został zweryfikowany prawidłowo. O takim potwierdzeniu rozmawiamy?
Marcinie, w zakresie e-doręczeń opis który przytaczasz jest cytatem z Uzasadnienia projektu ustawy o doręczeniach elektronicznych. Sposób postępowania w zakresie usługi hybrydowej PUH został określony w przepisach prawa. Jak wskazano wyżej Wyłącznie naturalny dokument elektroniczny opatrzony właściwym podpisem elektronicznym jest dokumentem, którym można posługiwać się w obrocie prawnym. Dokument, wraz z dołączonym uwierzytelnieniem jest całkowicie nowym, odrębnym plikiem - który może zostać wykorzystany jedynie pomocniczo do np. wydruku tego dokumentu i dołączenia do sprawy prowadzonej papierowo. Taki dokument z dołączonym uwierzytelnieniem nie będzie pozwalał na prawidłową weryfikację podpisu elektronicznego. Należy zaznaczyć, że przesłanie dokumentu “z uwierzytelnieniem”, zamiast oryginalnego dokumentu podpisanego podpisem elektronicznym, nie będzie miało (w zależności od procedury) skutku prawnego. Ponieważ nie ma w przepisach prawa powszechnie obowiązującego przepisu regulującego status wydruku z systemu EZD
Pociągnę jeszcz etemat, bo moim zdaniem warto próbować działać tak aby cyfryzacja przynosiła coraz więcej korzyści. W takich instytucjach jak moja, czyli jednostka główna i oddziały bardzo pomocne byłoby posługiwanie się wydrukowanym dokumentem który wcześniej został podpisany elektronicznie.
Rozumiem, że brakuje po prostu przepisów prawa.
Ale, biorąc udział w szkoleniach w ubiegłym tygodniu, prowadzący to o podpisach właśnie stwierdził, że w postępowaniu administracyjnym możemy się posługiwać takim wydrukiem, który jest wydrukowany razem z uwierzytelnieniem.
Pani prowadząca szkolenie dla koordynatorów, poszła nawet krok dalej mówiąc że to uwierzytelnienie nie tyle jest obowiązkowe a tylko że dobrze go mieć.
No i teraz jestem ciekaw ilu urzędników weźmie to do serca i będzie z tego kożystać.
Padły słowa, że dostarczenie do odbiorcy wydrukowanego dokumentu , który został podpisany elektronicznie jest ze strony urzędu właściwym załatwieniem sprawy, a jedynie odbiorca może mieć kłopot jeśli musiałby się nim gdzies dalej posługiwać.
Nie znalazłem w podręczniku opisu funkcji “uwierzytelnienie” ale myślę że warto byłoby to opisać tak by nie było wątpliwości.
Niestety tak jak stwierdziłeś brakuje konkretnego przepisu prawa, który by sankcjonował posługiwanie się wydrukowanym dokumentem elektronicznym. Postaramy się uzupełnić podręcznik o ten wpis. Jednak jak wskazano wyżej Dokument, wraz z dołączonym uwierzytelnieniem jest całkowicie nowym, odrębnym plikiem - który może zostać wykorzystany jedynie pomocniczo do np. wydruku tego dokumentu i dołączenia do sprawy prowadzonej papierowo. Taki dokument z dołączonym uwierzytelnieniem nie będzie pozwalał na prawidłową weryfikację podpisu elektronicznego. Należy zaznaczyć, że przesłanie dokumentu “z uwierzytelnieniem”, zamiast oryginalnego dokumentu podpisanego podpisem elektronicznym, nie będzie miało (w zależności od procedury) skutku prawnego.
Panie Sebastianie,
czy ma sens, aby osoba drukująca uwierzytelnienie podpisywała się pod nim/pod tabelą (niejako poświadczając, że sprawdziła poprawność podpisów)? myślę nad ewentualnym przechowywaniem takiego wydruku we własnych aktach spraw papierowych, nie do posługiwania się nim na zewnątrz.