Witam,
Stoimy przed decyzją dot. wprowadzenia EZD RP w naszej jednostce. Jesteśmy ośrodkiem pomocy społecznej i bardzo często w sprawach występuje rodzinny wywiad środowiskowy. Sprawa zakładana jest na wniosek strony/urzędu/pracownika. Następnie jest przeprowadzany wywiad środowiskowy, są zbierane oświadczenia podopiecznego, robimy ksera jego dokumentów itd., a następnie jest wydawana decyzja administracyjna. Wiemy, że nie będziemy mieć możliwości, aby pracownicy skanowali całe formularze wywiadu. Pozostałe dokumenty w sprawie mogłyby być procedowane elektronicznie.
Co wtedy z taką sprawą? Czy musimy ją w całości wyłączyć z obiegu elektronicznego i prowadzić ją papierowo?
Czy jest możliwość, aby sprawa była prowadzona elektronicznie, a wywiad dodany do sprawy ale nieodwzorowany? Gdzie wtedy przechowywać taki wywiad?
Czy są może jeszcze jakieś inne opcje?
To jednostka określa jakie dokumenty będą odwzorowywane (skanowane) w jednostce w całości, częściowo czy nie będą w cale odwzorowywane. W opisywanej sytuacji sprawa może być prowadzona elektronicznie, natomiast ze zrozumiałych względów część akt nie będzie zeskanowana w całości i będzie się znajdowała np. w składzie chronologicznym pism wewnętrznych - aby zapoznać się z takim dokumentem pracownik będzie mógł wypożyczyć taki dokument ze składu, zaś pozostała część akt będzie prowadzona elektronicznie i gromadzona w sprawie elektronicznej.