W momencie rejestracji przez kancelarię pisma czy maila nie mam wiedzy, czy sprawa będzie rozpatrywana elektronicznie czy tradycyjnie. Jaka macie procedurę w tym momencie? Rejestrujecie i zapisujecie w składzie chronoligocznym czy nie, i czekacie aż przyjdzie pracownik merytoryczny aby zmienić zapis, w sensie wycofać lub dodać do składu?
Nie musisz mieć wiedzy w jaki sposób jest prowadzona sprawa. Twoim zadaniem jako kancelaria jest wprowadzenie korespondencji do systemu. W składach chronologicznych są tylko i wyłącznie pisma w papierze. Jeżeli pracownik potrzebuje tego dokumentu, bo prowadzi sprawę papierowo, jest zobowiązany do wyrejestrowania go ze składu i odbiór w kancelarii. Jeżeli prowadzi sprawę elektronicznie, to dokumenty leżą sobie w składzie chronologicznym, a pracownik pracuje na skanie wykonanym podczas rejestracji. Jeżeli odwzorowanie jest niepełne, pracownik może wypożyczyć dokumenty na czas rozpatrywania sprawy. Musi zwrócić do składu, bo inaczej nie zamknie sprawy.
4 polubienia
Wiem, że musze zarejestrować dokumenty. Kwestą jest czy papierowe dokumenty wszystkie wprowadzacie do składu. Przecież może się okazać, że papierowy dokument będzie prowadzony jako sprawa papierowa a wtedy do składu nie trafia, bo skład obowiązuje tylko do spraw prowadzonych elektronicznie.
Nasza kancelaria dostała wykaz haseł z JRWA prowadzonych poza EZD. Na tej podstawie decyduje czy rejestruje w składzie czy nie. Oczywiście zdarza się (na początku nawet dość często), że pracownicy proszą o poprawienie (albo o dołączenie do składu albo o wyłączenie ze składu).
Zależnie od ilości spraw elektronicznych w JRWA.
Prowadzenie większości spraw w trybie papierowym
Żaden z dokumentów nie jest rejestrowany w składach. W takim przypadku pracownik merytoryczny, rejestrując sprawę elektroniczną na podstawie dokumentu papierowego, musi dostarczyć ten dokument do kancelarii/sekretariatu, aby możliwe było założenie sprawy.
Prowadzenie większości spraw w trybie elektronicznym
Wszystkie dokumenty są rejestrowane w składach. Wówczas, jeśli pracownik potrzebuje założyć sprawę, musi wyrejestrować dokument ze składu i zgłosić się do kancelarii/sekretariatu w celu jego odebrania.
O wszystkim informuje system. W momencie zakładania sprawy na dokumencie z RPW system poinformuje o braku możliwości założenia sprawy, z dodatkową adnotacją czy dokument trzeba zarejestrować w składzie, czy trzeba go wyrejestrować.
Ja nie jestem pracownikiem merytorycznym, prowadzę kancelarie i sekretariat i z pozycji kancelarii rejestruje dokumenty wpływające. Stąd moje pytanie.
Dlaczego poza EZD, przecież w EZD prowadzi się sprawy papierowo i elektronicznie
Sprawy papierowe (czyli dla haseł klasyfikacyjnych gdzie pojawia się czerwone P w kółeczku) prowadzi się w segregatorach. U nas w zarządzeniu są wskazane wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania i załatwiania spraw czyli jest wykaz spraw (haseł klasyfikacyjnych) prowadzonych tradycyjnie czyli poza EZD. Pomocniczo można prowadzić w EZD. Do archiwum zakładowego trafi sprawa papierowa.
Nie rozumiemy się. Ja jestem pracownikiem kancelarii, nie pracownikiem merytorycznym. Podczas rejestracji z poziomu kancelarii nie wiem jakim trybem będzie rozpatrywana sprawa, czy papierowo czy elektronicznie. Wiec nie widzę czy czerwone czy zielone 
Chodzi mi o pierwszy etap, z poziomu kancelisty a nie z poziomu pracownika merytorycznego
W takim przypadku wystarczy odpowiednio przeredagować mój poprzedni wpis.
Zależnie waszych wewnętrznych ustaleń w jednostce.
Np od ilości spraw elektronicznych w JRWA.
Prowadzenie większości spraw w trybie papierowym.
- Pracownik Kancelarii nie rejestruje żadnych dokumentów w składach chronologicznych, przekazuje do komórek organizacyjnych zgodnie z dekretacją.
- Dopiero jak pracownik merytoryczny otrzyma ten dokument, przy zakładaniu sprawy będzie widział czy może założyć sprawę czy musi zgłosić się o rejestrację pisma w składzie.
Prowadzenie większości spraw w trybie elektronicznym
- Pracownik kancelarii rejestruje wszystkie dokumenty w składach.
- Pracownik zakładając sprawę, dostanie info jeśli będzie musiał wyrejestrować dokument ze składu
Czyli na tzw. “czuja”. Ok, dzieki
Czyli nie rejestrujecie wszystkich spraw w EZD? Na szkoleniach dostaliśmy informację, że w wersji produkcyjnej już trzeba rejestrować wszystko co wpływa, niezależnie czy sprawa prowadzona jest elektronicznie czy papierowo. Czy to oznacza, że macie rejestr spraw zupełnie odrębny, że jakichs spraw w ogóle nie rejestrujecie w EZD?
Rejestrujemy w EZD każde pismo, które wpływa do jednostki nie ważne czy papierowo czy email. Każde pismo rejestrujemy w EZD. ALE Nie każdą sprawę rejestrujemy w EZD. Ale skoro Pani obsługuje kancelarię to interesują Panią tylko pisma.
anna_kancelaria, może to pomoże: co do zasady powinno się określić tak jak pisała KatarzynaZ sposoby prowadzenia spraw, ponadto można określić rodzaje dokumentów, które będą skanowane i rejestrowane w składzie chronologicznym i przekazać tą wiedzę pracownikom kancelarii. Jeśli dana sprawa ma być prowadzona elektronicznie, to dokumenty wpływające w papierze powinny być zeskanowane (o ile to możliwe!) i odłożone do składu chronologicznego. W przypadku prowadzenia spraw papierowych dokumenty wpływające w papierze powinny być zarejestrowane w Rejestrze Pism Wpływających - rejestrujemy wszystko co wpływa do jednostki. Jednak jeśli kancelaria nie ma wiedzy w jaki sposób prowadzone są sprawy to można przyjąć założenie, że wszystkie przesyłki papierowe są rejestrowane w Rejestrze Przesyłek Wpływających oraz w składzie chronologicznym. Jeśli pismo wpływające zostanie przekazane (zadekretowane) na pracownika merytorycznego, to zawsze ma on opcję wyrejestrowania dokumentów ze składu chronologicznego (https://podrecznik.ezdrp.gov.pl/zamowienie-wyrejestrowania-dokumentow-ze-skladow-chronologicznych/) - zwłaszcza gdy sprawa jest prowadzona papierowo - całość akt sprawy powinna być gromadzona w papierze. Agnieszka1 akta spraw papierowych powinno się gromadzić w opakowaniach z tektury litej bezkwasowej - zwłaszcza jeśli to akta sprawy mających kategorię A - tyle teoria, a faktycznie rzeczywiście akta spraw papierowych gromadzi się w segregatorach :). Zwróćcie proszę uwagę, że w przypadku prowadzonych spraw papierowych jeśli te sprawy pomocniczo prowadzone w EZD RP to można obsłużyć wysyłkę - Agnieszka1 skoro nie prowadzicie wszystkich spraw w EZD to gdzie je prowadzicie i jak obsługujecie wysyłkę? Pamiętajcie proszę że sposób prowadzenia spraw (sprawa elektroniczna lub papierowa) nie wpływa na sposób wysyłki korespondencji ze sprawy i co do zasady w instytucji powinien być jeden rejestr korespondencji wpływającej i jeden rejestr korespondencji wychodzącej.
Tak robimy jak Panie Sebastianie. Sprawy pomocniczo prowadzone w EZD służą do obsługi wysyłki. Mamy jeden RPW i jeden RKW.
@anna_kancelaria To przedstawię jak to planujemy rozwiązać u nas.
Zgadzam się, że na etapie rejestracji pracownicy kancelarii nie mają wiedzy pod jakim JRWA będzie zarejestrowana sprawa. Mało tego, pracownik kancelarii nie jest zobowiązany u nas do czytania pisma przychodzącego, ma jedynie pismo zarejestrować i przekazać do dalszego procedowania w EZD.
Możliwe były więc dwie ścieżki dla składów chronologicznych:
- podczas rejestracji nie rejestrujemy nic w składzie chronologicznym w kancelarii - wtedy jeśli pracownik merytoryczny chce założyć sprawę na JRWA które jest elektroniczne to musi samodzielnie zarejestrować sprawę w składzie chronologicznym oraz przekazać papier. Uznaliśmy to rozwiązanie za złe, ponieważ podejrzewaliśmy, że będzie promować wśród pracowników kategorie JRWA papierowe (teoretycznie mogą poszukać takiej klasy, która będzie pasować pod sprawę i nie będzie elektroniczna).
- podczas rejestracji wszystko będzie trafiać do składu chronologicznego - wtedy pracownik merytoryczny chcąc założyć sprawę w JRWA papierowym będzie zobowiązany wyrejestrować najpierw pismo. To rozwiązanie planujemy zastosować, jako bardziej promujące rozwiązania elektroniczne.
W celu minimalizacji utrudnień i niepotrzebnych czynności:
- planujemy wdrożyć możliwie dużo klas elektronicznych na początek (jesteśmy w trakcie analizy), tak aby mała ich liczba wymagała papieru,
- dla niektórych typów przesyłek, dla których kancelaria wie, że jest potrzebny papier będzie wyjątek i tylko one nie będą rejestrowane w składzie chronologicznym.
2 polubienia
Bardzo dziękuję, takie rozwiązanie wydaje się być optymalne