Czy podczas rejestracji pisma ktore bedzie procedowane przez kilka wydziałów zarówno wewnetrzn placówki jaki poza nią- należy juz na etapie pracy w rejestrze przesylek wpływających utworzyć kopie do pism i nastepnie powystawiać kolejno zadania do dekretacji/ realizacji?
Tryb zalatwienia spraw papierowy.
Odpowiem pytanie na pytanie - czy pracownik punktu kancelaryjnego posiada taką wiedzę, która pozwala mu od razu przy rejestracji stworzyć kopię pisma rejestrowanego w celu przekazania dalej do dekretacji, bo wie że daną pismo będzie procedowane przez kilka wydziałów? Wykonanie kopii pisma przy rejestracji jest możliwe , tak jak wykonanie kopii pisma wpływającego np. przez osobę decyzyjną. Takie kwestie powinny być uregulowane w procedurach wewnętrznych określających sposób postępowania w podmiocie.
TAK pracownik punktu kancelaryjnego posiada wiedzę merytoryczną w sprawie obiegu poszczególnych dokumentów.
Pytam dlatego, że zgodnie z obowiązującymi u nas przepisami wewnętrznymi dot. EZD RP większość spraw jest prowadzona w trybie tradycyjnym/papierowym a wpływy są rejestrowane z brakiem odwzorowania cyfrowego natomiast podczas uzupełniania metadanych przesylki wpływającej rejestracji podlega ,dokument główny" + liczba załączników (zamieszczona w uwagach) czyli przesyłka jest w środku “pusta” …
jednak koniecznym jest utworzenie kopii takiej przesyłki w przypadku gdy dany wplyw bedzie procedowany np. w części A przez Wydzial A natomiast w czesci B przez Wydział B.
Rozumiem, ze poczatkowo praca w tym systemie moze tak wyglądać zanim wdrozone zostana kolejne klasy JRWA do obiegu elektronicznego…
Jeśli w Państwa instytucji jest taka procedura, o której Państwo napisali, to sytuacja wydaje się być prosta - rejestrujemy wpływ i odnotowujemy informację o liczbie załączników do przesyłki. W opisywanej sytuacji rozdzielenie i przekazanie załączników do właściwych komórek odbywa się już poza systemem. Początkowa praca może tak wyglądać - wraz ze zwiększeniem ilości spraw prowadzonych elektronicznie będzie to wyglądało inaczej. Ponadto system może być wykorzystywany jako narzędzie wspierające prowadzenie spraw tradycyjnych (papierowych) - szerzej opisano to w tym miejscu: https://podrecznik.ezdrp.gov.pl/wzory-i-szablony/ Wzory i szablony> Materiały dla jednostek wdrażających
Dziekuje za odpowiedź