Trafiły nam się 4 sprawy elektroniczne prowadzone przez pracownika, który nie zorientował się w porę, że pisma które przyszły do nas w wersji papierowej trzeba oddać do składu chronologicznego. Sytuacja wyglądała tak, że pracownik sekretariatu zarejestrował pisma samodzielnie nie rejestrując ich w składzie chronologicznym (nie ma takich uprawnień) i przekazał je do pracownika merytorycznego prowadzącego sprawę elektronicznie. Po zakończeniu sprawy pracownik będący właścicielem sprawy odłożył sobie te pisma do szafy 
Próbujemy teraz zarejestrować je w składzie ale nie mamy takich możliwości, nawet z poziomu stanowiska pracownika kancelarii, ponieważ na tych pismach nie pokazuje się suwak do zarejestrowania pism w składzie, mimo że mamy takie utworzone i są pootwierane kartony na obecny rok. Kilka czynności na tych składach jest wykonane od stycznia na pismach, które były rejestrowane z poziomu kancelarii. Problematyczne są tylko te pisma zarejestrowane poza kancelarią.
Czy jest jakieś rozsądne wyjście z tej sytuacji i zarejestrowanie tych pism w składzie chronologicznym? Na razie jedyne co mi przychodzi do głowy to ponowna rejestracja przez kancelarię z nowym RPW i zarejestrowanie w SCH z uwagą dlaczego tak postąpiono. Tyle, że to to takie sztuczne działanie, ale z drugiej strony pracownik nie będzie mógł oddać tych dokumentów do archiwum. One powinny być oddane w pudle przez kancelarię, w której prowadzony jest skład.