Trafiły nam się 4 sprawy elektroniczne prowadzone przez pracownika, który nie zorientował się w porę, że pisma które przyszły do nas w wersji papierowej trzeba oddać do składu chronologicznego. Sytuacja wyglądała tak, że pracownik sekretariatu zarejestrował pisma samodzielnie nie rejestrując ich w składzie chronologicznym (nie ma takich uprawnień) i przekazał je do pracownika merytorycznego prowadzącego sprawę elektronicznie. Po zakończeniu sprawy pracownik będący właścicielem sprawy odłożył sobie te pisma do szafy
Próbujemy teraz zarejestrować je w składzie ale nie mamy takich możliwości, nawet z poziomu stanowiska pracownika kancelarii, ponieważ na tych pismach nie pokazuje się suwak do zarejestrowania pism w składzie, mimo że mamy takie utworzone i są pootwierane kartony na obecny rok. Kilka czynności na tych składach jest wykonane od stycznia na pismach, które były rejestrowane z poziomu kancelarii. Problematyczne są tylko te pisma zarejestrowane poza kancelarią.
Czy jest jakieś rozsądne wyjście z tej sytuacji i zarejestrowanie tych pism w składzie chronologicznym? Na razie jedyne co mi przychodzi do głowy to ponowna rejestracja przez kancelarię z nowym RPW i zarejestrowanie w SCH z uwagą dlaczego tak postąpiono. Tyle, że to to takie sztuczne działanie, ale z drugiej strony pracownik nie będzie mógł oddać tych dokumentów do archiwum. One powinny być oddane w pudle przez kancelarię, w której prowadzony jest skład.
Czy pracownik sekretariatu, który zarejestrował pisma papierowe w RPW, zrobił to z poziomu modułu Kancelaria → Rejestracja korespondencji, czy z pulpitu głównego przez kafelek Dodaj plik z dysku?
Jeśli zrobił to z poziomu modułu Kancelaria, to powinno działać poprawnie. Jeśli natomiast użył kafelka Dodaj plik z dysku, to system traktuje takie RPW jako wpływ elektroniczny i nie będzie wymagał składu chronologicznego. Sam fakt, że pracownik merytoryczny mógł założyć sprawę elektroniczną na pismach dodanych przez sekretariat i nie pojawił się komunikat o konieczności rejestracji w składzie, świadczy o tym, że EZD rozpoznaje te RPW jako wpływ elektroniczny. Czyli prawdopodobnie zostały one błędnie zarejestrowane przez kafelek, a nie przez moduł.
@KatarzynaZ tak też podejrzewałam. Pracownik sekretariatu zarejestrował ten plik z opcji “Dodaj plik z dysku”. EZD nie dawało pracownikowi merytorycznemu żadnych komunikatów o konieczności zarejestrowania pism w składzie. Myślę więc, że zarejestruję jeszcze raz w Kancelarii te pisma i zaznaczę opcję rejestrowania w składzie, bo na ten moment nie ma co z nimi zrobić ani jak oddać później do archiwum.
EZD właśnie w pewnym stopniu daje kompetencje kancelaryjne każdemu stanowisku i rejestrowanie czegoś na innym co już na jednym zostało zarejestrowane raczej mija się z celem. Czy pracownik który to zarejestrował uzupełnił w pełni metadane? Zmierzam tutaj do tego, jaką drogą dokument został dostarczony? Bo system musi mieć podstawy do traktowania czegoś jako wpływ elektroniczny.
Właśnie o to chodzi, że możliwości są podobne a nie takie same. Pracownik, który rejestrował te pisma nie ma pełnych uprawnień pracownika kancelarii i nie wyświetla mu się panel rejestracji w składzie chronologicznym.
Owszem, pracownik który rejestrował nie ma takich uprawnień i to jest w 100 % normalne i właściwe. On rejestruje i odnosi dokument do pracownika zajmującego się składem chronologicznym i to właśnie ten pracownik włącza dokument do składu. Opisując sytuację wspomniałaś, że nawet z poziomu pracownika kancelarii nie możecie tego włączyć do składu, czyli z jakiegoś powodu system identyfikuje ten dokument jako taki nie podlegający przechowywaniu w składzie. Podejrzewam, że EZD traktuje go jako wpływ elektroniczny dlatego zapytałem o metadane i to jak sposób dostarczenia oznaczył pracownik rejestrujący.
