Rejestracja pisma wychodzącego w Składzie Chronologicznym

Użytkowanie i praca w systemie
1

Dzień dobry,

mam pytanie dotyczące rejestracji pisma wychodzącego w Składzie Chronologicznym. Otóż sprawa przedstawia się następująco:

  • do instytucji wpływa pismo/zapytanie w formie papierowej dla sprawy prowadzonej elektronicznie,
  • pracownik merytoryczny prowadzący sprawę stworzył pismo/odpowiedź na zapytanie również w formie papierowej, wydrukował dwa egzemplarze, jeden z myślą o wysyłce do nadawcy pisma/zapytania a drugi jako potwierdzenie wysłania, następnie skan podpisanego dokumentu dołączył do sprawy w EZD RP.

Czy drugi egzemplarz należy włączyć do Składu Chronologicznego przesyłek wychodzących i jak to zrobić? ( praca w systemie EZD RP Wersja: 21.32.7 (B) ).

2

Raczej powinien dodać do składu pism wewnętrznych. Przy dodawaniu skanu, z dysku, do sprawy trzeba zaznaczyć chceckbox zarejestruj w składzie pism wewnętrznych. Inaczej się nie doda.

1 polubienie
3

W ogóle nie powinno być drugiego egzemplarza.

Dokument powstał w sprawie elektronicznej, został wydrukowany i podpisany odręcznie. Na wersji elektronicznej powstała wysyłka, która zarejestrowała się w RKW. Wysyłka została odznaczona w systemie, w sprawie elektronicznej.

Następnie pracownik dodał skan podpisanego pisma. I koniec. Dowody są w sprawie.

1 polubienie
4
  1. Pismo powinno być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, wydrukowane z uwierzytelnieniem (kpa 39.3) i ew. podpisane odręcznie, następnie wysłane, wtedy nie powstaje papier w składzie chronologicznym pism wewnętrznych.
  2. W zaistniałej sytuacji, należy przy dodawaniu skanu pisma podpisanego odręcznie zarejestrować w składzie chronologicznym pism wewnętrznych, jeśli zapomnimy należy usunąć plik i dodać jeszcze raz, nie zapominając o zaznaczeniu checkboxa o rejestracji w składzie.
  3. Na przyszłość starać się używać podpisu kwalifikowanego.
1 polubienie