Rejestracja pisma wychodzącego w Składzie Chronologicznym

Użytkowanie i praca w systemie
1

Dzień dobry,

mam pytanie dotyczące rejestracji pisma wychodzącego w Składzie Chronologicznym. Otóż sprawa przedstawia się następująco:

  • do instytucji wpływa pismo/zapytanie w formie papierowej dla sprawy prowadzonej elektronicznie,
  • pracownik merytoryczny prowadzący sprawę stworzył pismo/odpowiedź na zapytanie również w formie papierowej, wydrukował dwa egzemplarze, jeden z myślą o wysyłce do nadawcy pisma/zapytania a drugi jako potwierdzenie wysłania, następnie skan podpisanego dokumentu dołączył do sprawy w EZD RP.

Czy drugi egzemplarz należy włączyć do Składu Chronologicznego przesyłek wychodzących i jak to zrobić? ( praca w systemie EZD RP Wersja: 21.32.7 (B) ).

2

Raczej powinien dodać do składu pism wewnętrznych. Przy dodawaniu skanu, z dysku, do sprawy trzeba zaznaczyć chceckbox zarejestruj w składzie pism wewnętrznych. Inaczej się nie doda.

3

W ogóle nie powinno być drugiego egzemplarza.

Dokument powstał w sprawie elektronicznej, został wydrukowany i podpisany odręcznie. Na wersji elektronicznej powstała wysyłka, która zarejestrowała się w RKW. Wysyłka została odznaczona w systemie, w sprawie elektronicznej.

Następnie pracownik dodał skan podpisanego pisma. I koniec. Dowody są w sprawie.

4
  1. Pismo powinno być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, wydrukowane z uwierzytelnieniem (kpa 39.3) i ew. podpisane odręcznie, następnie wysłane, wtedy nie powstaje papier w składzie chronologicznym pism wewnętrznych.
  2. W zaistniałej sytuacji, należy przy dodawaniu skanu pisma podpisanego odręcznie zarejestrować w składzie chronologicznym pism wewnętrznych, jeśli zapomnimy należy usunąć plik i dodać jeszcze raz, nie zapominając o zaznaczeniu checkboxa o rejestracji w składzie.
  3. Na przyszłość starać się używać podpisu kwalifikowanego.
5

W instrukcji jest opisana możliwość rejestracji w składzie pism wewnętrznych a poziomu sprawy, sle w rzeczywistości nie ma takiej opcji . Dlaczego?Dodawanie dokumentów do rejestru odbywa się z poziomu Akt sprawy. Wpis może zostać dokonany na pliku, który spełnia następujące kryteria:

  • nie jest załącznikiem przesyłki wpływającej (z numerem RPW);

  • nie jest dokumentem udostępnionym;

  • nie jest kopią;

  • został dodany jako plik z dysku lub plik z szablonu.

Użytkownik posiadający wymagane uprawnienie po zaznaczeniu pola wyboru przy nazwie dokumentu dodaje wpis poprzez wybranie z menu kontekstowego opcji Rejestruj w Rejestrze pism wewnętrznych.

1614×663 80.4 KB

W wyświetlonym oknie system prosi użytkownika o potwierdzenie decyzji. Następuje ono poprzez kliknięcie przycisku Tak.

6

Rejestr pism wewnętrznych to nie to samo co Skład chronologiczny pism wewnętrznych.

Żeby móc oddać pismo wewnętrzne (wytworzone przez siebie) do składu należy je zarejestrować w składzie w momencie dodawania skanu do akt - to jedyna opcja.