Dzień dobry, mam pytanie do osób, które wdrażały EZD RP u siebie w jednostkach: jakie mieliście koncepcje przed przystąpieniem do wdrażania? Może jakieś obawy co się może nie przyjąć?
Na początek myślimy o wybraniu kilku spraw z JRWA z poszczególnych komórek, które będą podlegały zelektronizowaniu w pierwszej kolejności aby nie wszystko na raz. Co myślicie?
Drugie pytanie jak rozwiązaliście kwestię składu chronologicznego, gdzie tych spraw w ciągu dnia wpływa bardzo dużo?
Proszę o podzielenie się swoimi doświadczeniami lub odesłanie do przydatnych linków.
Pozdrawiam
Dzień dobry,
obawy zawsze na początku będą, jak to zadziała.
Najlepiej zacząć od wersji testowej, gdzie można sobie wszystko przećwiczyć, poznać działanie mechanizmów systemu, sprawdzić w jakim zakresie możecie pracować i nauczyć się odruchów.
Jak polubicie się z wersją testową, przejście na wersję produkcyjną będzie kosmetyką.
Każda jednostka musi przeanalizować “odwzorowanie” obecnych działań w systemie.
Bywa, że część czynności, np. kadr czy księgowości lub innych zostanie w ogóle wyłączona z pracy w systemie.
I oczywiście zapisy wewnętrzne jednostki - ważne. Obieg dokumentów, działanie w przypadku x
i inne.
Bardzo dużo opisane jest w https://podrecznik.ezdrp.gov.pl/, filmy na YT też https://www.youtube.com/@ezdrp plus szkolenia, które prowadzi firma NASK.
Składy chronologiczne to faktycznie wyzwanie. Myślę, że warto porozmawiać z archiwistą
i administratorem budynku, aby znaleźć najlepsze rozwiązanie obiegu tych dokumentów.
Dobrze poszukać kontaktu z bliźniaczą jednostką i podpytać o ich rozwiązania.
Pozdrawiam, trzymam kciuki
Angeliko, tak jak pisała Dominika , zacząłbym od wersji testowej, aby wszystko sobie przećwiczyć. Jeśli chodzi o przydatną pomoc zerknij proszę tu: https://podrecznik.ezdrp.gov.pl/wzory-i-szablony/ są tu materiały które mogą ci pomóc - Materiały dla jednostek wdrażających. Jeśli będziecie wybierać klasy z JRWA do prowadzenie elektronicznie możecie się posiłkować opublikowanym materiałem ( Załącznik 3 – wyjątki elektroniczne typowe klasy JRWA, ale pod uwagę musicie wziąć dwa czynniki:
Czy przepisy prawa powszechnie obowiązującego nie wymuszają wprost tego abyście prowadzili dokumentację danej sprawy w papierze,
Warto wziąć pod uwagę sprawy w których klienci już dziś komunikują się z wami elektronicznie (e,mial, e-puap, e-doręczenia).
Niestety nie da się “zelektronizować” wszystkiego naraz - zwykle to proces stopniowy. Jeśli chodzi o skład chronologiczny to najpierw określcie jaką dokumentację dostajecie w papierze i ile jej jest, aby określić:
Obsadę punktów kancelaryjnych, które co do zasady obsługują również składy chronologiczne oraz dodatkowo przeanalizować - ilość pracowników, w punktach kancelaryjnych, ilość zakupionego sprzętu peryferyjnego (zwłaszcza skanery), ilość wpływającej dokumentacji papierowej do jednostki,
Rodzaje dokumentacji, dla której będziecie rejestrować dokumenty wpływające w składzie chronologicznym i będziecie te dokumenty skanować w:
skanować w całości,
skanować częściowo, np. tylko pismo przewodnie (ze względu np. na objętość takich pism - np. pismo + 2 tomy załączników),
format wpływającej dokumentacji papierowej.
Gdy już to przeanalizujecie powinniście określić:
jaką dokumentację będzie skanować, lub będzie skanowana tylko częściowo , a jakiej dokumentacji nie będziecie skanować (w obydwu przypadkach dokumentację rejestruje się w składzie),
listę rodzajów przesyłek wpływających do Urzędu, które nie są otwierane przez Kancelarię Urzędu (np. przesyłki zawierające informacje niejawne, przesyłki zawierające oferty złożone w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, przesyłki adresowane imiennie opatrzone klauzulą „do rąk własnych”, itd.)
lokalizacje dla składów chronologicznych - co do zasady powinna być jedna (ale są przypadki gdzie tych lokalizacji składów jest wiele - np. gdy działa kilka lokalizacji danej jednostki w ramach jednej jednostki (kilka budynków w których jest siedziba urzędu w danej miejscowości), są tzw. lokalizacje zamiejscowe np. oddział zamiejscowy danego podmiotu w innej miejscowości niż główna siedziba. Należy pamiętać, że na skład chronologiczny potrzebny jest lokal w którym będzie przechowywana dokumentacja rejestrowana w składzie chronologicznym i przechowywana aż do momentu przekazania jej do archiwum zakładowego/składnicy akt.
Pozdrawiam
@Dominika@Sebastian bardzo dziękuję za cenne wskazówki oraz linki którymi się podzieliliście są bardzo przydatne.
Dzięki filmikom z instruktarzem poruszania się po systemie wiele kwestii się wyjaśniło
Odnośnie wyboru zielonych klas JRWA - chyba wszyscy to przechodzą - “na początek wybieramy kilka prostych klas” (w tym flagowa 133 - Informacja publiczna).
Jakiś miesiąc temu byłem na konferencji - „Cyfrowe Pomorze 2025", która odbyła się w dniach 28–29 maja 2025 r. w Chmielnie. Spotkałem tam znajomego informatyka z Gminy Redzikowo. Używają tam komercyjnego EZD jako system wspomagający (czyli bez czerwonych/zielonych klas, bez składów itp. - podwójna praca). Od przyszłego roku zmieniają tryb na EZD jako system główny dla obiegu dok.
Zadałem mu pytanie, które często zadaję jako jedno z pierwszych w dyskusji z pracownikami innych urzędów - “Jakie i ile klas bierzecie na początek jako zielone?”
Odpowiedź mnie zszokowała - nie będziemy robić wyjątków - od razu robimy wszystko elektronicznie; mamy już duże doświadczenie w EZD.
Trzymam za nich kciuki i jestem ciekaw czy już nie zmienili zdania.
Mam pytanie odnośnie składów chronologicznych i zasady składowania w jednej lokalizacji. Mam do czynienia z dokumentami elektronicznymi, które zawierają informacje poufne. Z tego powodu nie chciałbym aby były przechowywane w miejscu gdzie można łatwo taki dokument “podejrzeć”.
Czy w takiej sytuacji zasadne jest organizowanie specjalnego składu w bezpiecznym miejscu (np. segregator w zamykanej szafie w pomieszczeniu z kontrolą dostępu)?
Co do zasady system EZD RP nie służy do przetwarzania informacji niejawnych - nieważne czy zostaną dostarczone do twojej jednostki w postaci elektronicznej jako załącznik/ nośnik do korespondencji papierowej czy w papierze. Jako przesyłki których się nie otwiera w powinno się zarządzeniu wewnętrznym określić:
" listę rodzajów przesyłek wpływających do Urzędu, które nie są otwierane przez Kancelarię Urzędu:
przesyłki zawierające informacje niejawne, :
Informacje o wpływających przesyłkach powinny być rejestrowane, zaś treść tych dokumentów nie musi być skanowana i dodawana do systemu. Możesz utworzyć skład specjalny i którym piszesz, w którym będą przechowywane dokumenty zawierające informacje niejawne. Pamiętaj proszę że nie wszystko może i musi być przetwarzane w systemie EZD, a zwłaszcza dokumentacja zawierające niejawne. Co nie zmienia faktu, że informację o przesyłce można zarejestrować aby w RPW były rejestrowane wszystkie wpływy korespondencji, nawet jeśli treść tych dokumentów nie trafi do EZD.
Trochę go rozumiem. Nie ma sensu rozdrabniać się na drobne i od razu wejść na całość. Rozmawiałam z wieloma jednostkami i (może akurat tak trafiłam) każda z nich twierdziła, że najlepiej po całości. A te, które miały początkowo wybrane E klasy JRWA, stwierdziły, że to był błąd. Wyłączone mają jedynie konkretne wydziały/ oddziały/ sekcje itp., których pracy i obiegu dokumentów nie sposób do końca dostosować do systemu.
Trzymam kciuki za nas wszystkich :))
Odnośnie wchodzenia na całość, tak że po jakimś czasie będzie się nie okazało, że na gwałt zmieniać wskazania co jest prowadzone elektronicznie i co papierowo. Dlaczego dojście do 90% i więcej pierwszym jednostkom wdrażającym EZD np. EZD PUW zajęło kilka lat? W sumie jednostka sama określa jak będzie postępować ale, przy wdrażaniu EZD , ale jest kilka czynników, które wpływają na to jakie sprawy można prowadzić elektronicznie. Jestem daleki od tego żeby mówić kategorycznie jak jednostki mają postępować, ale warto się zastanowić nad tym jak będzie wyglądał proces wdrożenia, żeby potem nie było zdziwineia.
Czy dobrze rozumiem, że wyjątki elektroniczne w załączniku to są te prowadzone elektronicznie? Zaznaczone są też na zielono, ale chciałabym się jednak upewnić
Raczej na odwrót. Ustalasz zarządzeniem, że EZD jest systemem głównym prowadzenia czynności czyli w zamyśle elektronicznie… Następnie ustalasz katalog (JRWA) klas elektronicznych (zielonych) a wyjątkami jest reszta klas (czerwone).
Dążymy do normy jaką jest pełna cyfryzacja. W sumie to sprawa indywidualna co nazwiesz w dokumentacji wyjątkami. Zwykle myśli się, że wyjątki to mniejszość ale na początku to kilka klas elektronicznych mogą być wyjątkami. Po latach może się to odwrócić i zostanie Ci kilka procent klas czerwonych, które są wyjątkami (od reguły).
Jestem za tym aby wyjątkami nazywać klasy czerwone aby stygmatyzować używanie papieru w urzędach. …w sensie, że chodzi o wyjątek od reguły a nie, że to coś wyjątkowego
zielone - reguła, ekologiczne, przyjazne, miłe itp.
czerwone - wyjątek, trujące, nieprzyjazne, zło do likwidacji
Tak to rozumiałam do tej pory, ale jak weszłam w załącznik nr 3 – wyjątki elektroniczne, to trochę się pogubiłam. Wcześniej czytałam o wyjątkach od elektronicznego systemu EZD RP, zaznaczane na czerwono. W tym załączniku zaznaczone są wyjątki elektroniczne na zielono. I te klasy bardziej mi pasują na prowadzenie elektronicznie, na początku. Wskazuję na ten załącznik, którym chciałam się posiłkować przy ustalaniu, jakie klasy najpierw, najlepiej, prowadzić elektronicznie.
W sumie to sytuacja jest taka - w EZD tworzę umowę pod klasą elektroniczną, w której jest hasło i login (do systemu informatycznego XYZ lub urządzenia mobilnego).
Następnie umowa podpisywana jest odręcznie więc jest drukowana.
W EZD zaznaczana jest ta umowa jako dokument chroniony (dostęp do niego maja tylko osoby z obiegówki - w praktyce tylko osoba, która wytworzyła dokument).
Chodzi mi o dokumenty “niejawne” ale nie w sensie ustawy o ochronie informacji niejawnych. Ta umowa nie ma klauzuli tajności. Zresztą to zwykły urząd miasta - my tu wielu tajemnic nie mamy
Chcę w pewien sposób chronić takie dokumenty aby nie było sytuacji, że ktoś za kogoś coś… Więc wymyśliłem sobie oddzielny skład na takie novum. Nikt z referatu czy kierowników nie pomyszkuje w celu poznania loginu i hasła.
Tak wiem, że można podawać hasło startowe ale w praktyce większość systemów nie ma takiej funkcjonalności tzn. nie wymusza po pierwszym logowaniu wymiany hasła i trzeba polegać na użytkowniku a ten zwykle jest leniwy i nie lubi wymyślać haseł (dużo systemów nie ma możliwości nawet ustalenia prostej polityki, np. że trzeba zmieniać hasło co 30 dni). Jak ma hasło na kartce to jest szczęśliwy.
Marta, wszystko zależy od tego jaką metodę wdrażania przyjmiesz - są dwie:
Wskazujesz system tradycyjny jako podstawowy - wtedy sprawy prowadzone elektronicznie wskazujesz jako wyjątki od podstawowego sposobu prowadzenia spraw.
Wskazujesz system EZD jako podstawowy - wyjątkami od podstawowego sposobu prowadzenia spraw będą sprawy prowadzone papierowo.
W sposobie pierwszym dążymy do zwiększenia wyjątków, aby w końcu wskazać system EZD jako podstawowy. W sposobie drugim na początku jest mało spraw elektronicznych a więcej wyjątków prowadzonych w papierze. Tu ograniczamy ilość wyjątków. Ogólnie chodzi o to, żeby ostatecznie żeby spraw prowadzonych elektronicznie było więcej niż papierowych. Pamiętaj że wdrożenie EZD to proces rozłożony w czasie, bo oczywiście nie da się prowadzić wszystkiego od razu elektronicznie.
a czy jest może na forum jakaś osoba z jst (np. Urząd Miejski, Gminy), który wdraża obecnie u siebie EZD RP? Chciałabym porozmawiać jak to wszystko wyglądało organizacyjnie, tj. wgrywanie wersji testowej, jakie dalej były podejmowane czynności, z czym był największy problem. Jeśli ktoś były chętny z Państwa dać jakieś wskazówki będę wdzięczna. Mój adres anulucha224@wp.pl
Anno, co rozumiesz poprzez wdrażanie u siebie, na wlaśnej infrastrukturze? Rozumiem że macie odpowiednią infrastrukturę i osoby które znają Kubernetesa?
Wdrażamy na chmurze NASK. Będą u nas to instalować informatycy, jednak mi bardziej chodzi o takie wskazówki techniczne po zainstalowaniu jak ustawić uprawnienia, obieg dokumentów, JRWA itp. z czym są największe trudności. Ponadto jak wyglądały kwestie szkoleń dla pracowników. Na stronie jest dużo informacji jednak nie ma to jak porozmawiać z kim kto to faktycznie wszystko przeszedł. Żeby wiedzieć czego się spodziewać
ogólnie - przykładowy wzór szablonu uprawnień, JRWA jest tu → https://podrecznik.ezdrp.gov.pl/wzory-i-szablony/ O uprawnieniach decyduje kierownik jednostki (raczej po konsultacjach z pracownikami). Obieg dokumentów trzeba przeanalizować, co można przełożyć do systemu, a czego się nie da. Szkolenia organizuje firma NASK online (tu mogą słuchać wszyscy), a także stacjonarnie w swoich biurach na terenie Polski (tu raczej koordynatorzy komórek organizacyjnych). Na początek warto wdrożyć wersję testową i zobaczyć jak się poruszać w systemie. Największa trudność, to lekka zmiana przyzwyczajeń
