Czy dokument podpisany elektronicznie w EZD można wydrukować i wysłać tradycyjnie? Jest to chyba dość powszechna praktyka a wydruk dokumentu podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest jedynie kopią i traci moc prawną wynikającą z podpisu kwalifikowanego, ponieważ w formie papierowej nie da się zweryfikować jego autentyczności
Dzień dobry,
tak, jest to możliwe np. w sytuacji gdy odbiorca życzy sobie przesłać mu dokument korespondencją tradycyjną (poprzez operatora pocztowego) a tenże dokument został już sporządzony w formie elektronicznej i jest opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
W takim przypadku należy wydrukować treść dokumentu koniecznie wraz z uwierzytelnieniem i wysłać do odbiorcy.
To właśnie uwierzytelnienie zawiera informacje techniczne o tym jak sporządzono oryginalny dokument elektroniczny i że posiadał on podpis elektroniczny.
Uwierzytelnienie nadaje moc prawną wydrukowi (pozwala odbiorcy zweryfikować autentyczność oryginału).
Dziękuję i miłego dnia,
Tomasz Skwarka
czy w takim razie na wydrukowanym wraz z uwierzytelnieniem dokumencie nie powinna być adnotacja lub pieczęć urzędową poświadczającą zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym?
- Art. 76a § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego (KPA):
- Wydruki dokumentów elektronicznych, które zostały opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, mogą być uwierzytelniane przez podmioty, które dokumenty te wytworzyły lub przechowują.
- Art. 97 § 2 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne:
- Wydruk elektronicznego dokumentu może być uwierzytelniony przez urzędnika lub podmiot administracyjny, a takie uwierzytelnienie potwierdza zgodność z oryginałem.
Dzień dobry,
w formatce uwierzytelnienia jest już wstawiona taka informacja.
Dodatkowo powinna się pojawić informacja o osobie i dacie sporządzenia uwierzytelnienia.
P.S. Słowo “kopia” oznacza tu “ten wydruk/kopia papierowa dokumentu pierwotnie elektronicznego”
Dziękuję i mięłgo dnia,
Tomasz Skwarka
Podepne się z pytaniem.
Czy prowadząc sprawy papierowo ale wysyłając przez edoręczenia możemy sobie wydrukowac to pismo wraz z uwierzytelnieniem i włożyć do akt papierowych?
Z tego co pamiętam ze szkoleń to była mowa aby do teczki papierowej wkładac odręcznie podpisane pismo.
To samo pytanie dotyczące pisma podpisanego elektronicznie otrzymanego z innej instytucji.
Tu w zasadzie nie mamy innego wyjścia jak wydrukowanie go ale czy my mamy sobie sami wygenerowac uwierzytelnienie?
Przepraszam za czepialstwo, ale jeśli potwierdzamy dokument za zgodność z oryginałem to się pod tym odręcznie podpisujemy.
"Zgodnie z art. 76a § 2 i 3 k.p.a. odpis dokumentu poświadczony za zgodność przez jedną z osób wymienionych w tym przepisie (wykonującą określony zawód zaufania publicznego), w określonych sytuacjach ma moc dokumentu urzędowego, a tym samym podlega domniemaniu prawdziwości w zakresie faktów stwierdzonych w tym dokumencie. Poświadczenie takie, tak jak to miało miejsce dotychczas, oprócz ogólnej klauzuli: „stwierdzam zgodność kopii z oryginałem”, powinno zawierać imię, nazwisko oraz stanowisko służbowe pracownika urzędu obsługującego dany organ administracji publicznej, a także datę dokonanego poświadczenia. Oczywiście pracownik dokonujący poświadczenia powinien podpisać się własnoręcznym podpisem. "
Tak, w ostatnim wierszu tabeli uwierzytelnienia lub pod nią - osoba sporządzająca kopię podpisuje się.
Dzień dobry,
odpowiadając na pytania:
1) Czy prowadząc sprawy papierowo ale wysyłając przez edoręczenia możemy sobie wydrukować to pismo wraz z uwierzytelnieniem i włożyć do akt papierowych?
Tak, dokładnie.
Proszę pamiętać, ze dodatkowo należy wydrukować samą wiadomość jak i wszystkie dowody wysyłkowe/nadaniowe.
2) To samo pytanie dotyczące pisma podpisanego elektronicznie otrzymanego z innej instytucji.
Jak wyżej. Uwierzytelnienie jak również raport ze sprawdzenia podpisu elektronicznego - generujemy sami.
Dziękuję i miłego wieczoru,
Tomasz Skwarka
Według interpretacji naszych prawników nie odnosimy w tym przypadku do art. 76a, a do art. 393:
„Art. 393. [Doręczenie wydruku pisma uzyskanego z systemu teleinformatycznego]
§ 1. W przypadku pism wydanych przez organ administracji publicznej w postaci elektronicznej przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego, które zostały opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, zaawansowaną pieczęcią elektroniczną albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, doręczenie może polegać na doręczeniu wydruku pisma uzyskanego z tego systemu odzwierciedlającego treść tego pisma.
§ 2. Wydruk pisma, o którym mowa w § 1, zawiera:
1) informację, że pismo zostało wydane w postaci elektronicznej i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, ze wskazaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby, która je podpisała, albo opatrzone zaawansowaną pieczęcią elektroniczną albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną;
2) identyfikator tego pisma, nadawany przez system teleinformatyczny, za pomocą którego pismo zostało wydane.
§ 3. Wydruk pisma, o którym mowa w § 1, może zawierać mechanicznie odtwarzany podpis osoby, która podpisała pismo.
§ 4. Wydruk pisma, o którym mowa w § 1, stanowi dowód tego, co zostało stwierdzone w piśmie wydanym w postaci elektronicznej.”
Dodatkowo zgodnie z Wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 14 sierpnia 2024 r. VIII SA/Wa 364/24 cyt:
“Należy zgodzić się ze skarżącym, iż przedmiotowe wydruki pism nie zawierają wszystkich obligatoryjnych elementów. W pismach tych brak jest informacji, iż pismo zostało wydane w postaci elektronicznej oraz brak jest identyfikatora tego nadawanego przez system teleinformatyczny. Skuteczne doręczenie pism wydawanych w formie dokumentu elektronicznego, o którym mowa w [art. 393] KPA może polegać na doręczeniu wydruku tego pisma pod warunkiem, że zawiera ono obligatoryjne elementy o których mowa [art. 393 § 2] KPA, a w szczególności identyfikator tego pisma nadawany przez system teleinformatyczny. Skoro doręczony stronie wydruk nie zostały sporządzone zgodnie z przepisami kodeksu postępowania administracyjnego, to nie korzystają z domniemania autentyczności oraz domniemania zgodności z prawdą, o których stanowi art. 39 3 § 4 KPA, co z kolei doprowadziło do braku skutecznego jego doręczenia w przewidzianej przepisami formie i we właściwym trybie i dlatego zaskarżona decyzja nie została wprowadzona do obrotu prawnego.”
Przy czym słowem mylącym na wydrukowanym uwierzytelnieniu jest słowa “kopia”, które jak sam Pan Tomasz @tskwarka wyżej podkreślił stricte kopią nie jest, a kopią/wydrukiem. Dlatego też ze względu na użycie tego słowa wielu błędnie powołuje się na art. 76a. Jednak nie dotyczy on tej sytuacji.
Podsumowując, w interpretacji przepisu Art. 393 KPA prawnicy naszej jednostki orzekli, że nie ma obowiązku składania podpisu pracownika pod tabelą uwierzytelnienia, bo zawarte w niej elementy spełniają wymogi wydruku pisma uzyskanego z systemu teleinformatycznego.