Witam serdecznie,
czy jest jakiś określony sposób postępowania lub może ktoś zaproponuje, co zrobić z korespondencją wysłaną przez e-doręczenia PUH, której odbiorca nie odebrał w terminie, więc poczta polska zwróciła do urzędu?
Jeśli prowadzicie sprawy papierowo - dołączcie do akt sprawy. Jeśli elektronicznie - dajcie do składu chronologicznego. Analogicznie jak w przypadku wysyłek, które realizowaliście przed wdrożeniem e Doręczeń 
Można też zaznaczać przy wysyłce, żeby zwroty były niszczone. Złotówkę taniej, a samo EPO zwrotu wystarcza.
Oprócz takiego sposobu postępowania, o którym napisał Tomasz, możesz też postąpić tak: zarejestrować zwrócony list w systemie (więcej tu: https://podrecznik.ezdrp.gov.pl/przyjecie-zwrotnego-potwierdzenia-odbioru-i-zwroty/) a następnie zarejestrować list w składzie chronologicznym listów zwróconych, jeśli sprawa była prowadzona elektronicznie, lub przekazać pracownikowi do dołączenia do akt sprawy, jeśli sprawa była prowadzona papierowo.
Nie da się zarejestrować zwrotu dla e-doręczeń tak jak w przypadku zwykłych listów, pojawia się błąd.
Niestety przyjęcie zwrotu nie wchodzi w grę, bo to poczta polska przygotowując wysyłkę generuje w swoim systemie wewnętrzny kod kreskowy nierozpoznawalny przez nasz system ezd, więc niemożliwe jest przyjęcie takiego zwrotu w tym trybie.
Mam już niestety kilka kopert na biurku i zastanawiam się co z nimi zrobić. Na razie padł pomysł zarejestrowania tego jako nowy wpływ i dowiązanie do sprawy albo rejestracja zwrotu w składzie dokumentów wewnętrznych. Co o tym myślicie lub czy są jeszcze inne poprawniejsze opcje?
A jak dotychczas się to odbywało ? zwrotki i zwroty były rejestrowane u Was przez Kancelarię ???
Mój błąd - Tomasz24 ma rację, nie da się zarejestrować zwrotu dla e-doręczeń tak jak w przypadku listów zwykłych. Jeśli chodzi o rejestrację zwrotów w składzie pism wewnętrznych, to pamiętaj proszę, że skład pism wewnętrznych to skład, w którym powinny być przechowywane dokumenty wytworzone w trakcie procedowania spraw elektronicznych w systemie.
Tak, automatycznie ze względu na widniejący na nich systemowy kod kreskowy.
Mamy tego świadomość. Czyli najbardziej poprawną formą byłoby przyjęcie tego zwrotu jako nowy wpływ i dołączenie do sprawy prowadzonej przez pracownika?
Dokładnie tak - chyba na ten moment innego rozwiązania nie ma…
Bardzo dziękuję za dyskusje i podpowiedzi rozwiązania sprawy.
Tutaj generalnie przydałaby się jakiś wyrok sądu. W przypadku sprawy prowadzonej papierowo sytuacja wydaje się prosta, odłożyć pismo do akt i po problemie. W przypadku prowadzenia sprawy elektronicznej hipotetycznie moglibyśmy spokojnie wybrać opcję zniszczenia. Tylko w np. w KPA jest art. 44 § 4 “Doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu, o którym mowa w § 1, a pismo pozostawia się w aktach sprawy” i teraz pytanie jak to interpretować co do sprawy prowadzonej elektronicznie. Samo pismo, które jest dokumentem elektronicznym już znajduje się w aktach sprawy. Więc ten wydruk z poczty jest tylko jego kopią. Niestety KPA nie rozróżnia tu rodzaju sprawy a dokument fizycznie istnieje. Może ktoś się spotkał z jakąś opinią prawną w tej sprawie?
Ja bym tu jeszcze wrócił do tego pomysłu ze składem pism wewnętrznych w przypadku spraw elektronicznych. Tak jak w poście wyżej pisałem o przepisie KPA to może właśnie skład pism wewnętrznych jest dobry rozwiązaniem. Hipotetycznie jest to dokument papierowy wytwarzany w sprawie elektronicznej. Skoro nie ma miejsca, gdzie można go odłożyć jeżeli wrócił, a KPA wskazuje, że pismo, które wróciło “pozostawia się w aktach sprawy”, to w sumie można by zrobić jego skan, włączyć do akt sprawy, a papier odłożyć do składu pism wewnętrznych. To z pewnością jest lepszy pomysł niż rejestrowanie tego jako nowy wpływ i tworzenie fikcyjnych RPW. To nie jest wpływ zewnętrzny tylko zwrot pisma, które wytworzyliśmy na etapie prowadzenia sprawy. Jak dla mnie jest to bliższe pismu wewnętrznemu niż wpływowi zewnętrznemu.
1 polubienie
Do niszczarki. Oryginał dokumentu (elektroniczny) jest w aktach sprawy. Dowód niedoręczenia jest w aktach sprawy. Zwrot jest do niczego niepotrzebny. O czym tu debatować?
1 polubienie
Temat pozornie wydaje się prosty.
Oryginałem może być ten sam dokument elektroniczny jak i jego wydruk papierowy z tego co kojarzę.
W tradycyjnej wysyłce, zwrot bez problemu był rejestrowany w systemie, natomiast w trybie PUH brak jest wskazania sposobu postępowania. Trzeba też pamiętać, że sam dokument drukowany jest z potwierdzeniem jego integralności przez inny podmiot, więc chyba nie moglibyśmy go wydać adresatowi gdyby chciał je odebrać.
Mając na uwadze wspomniane przepisy Kpa, trudno też decydować się na niszczenie takiego zwrotu. Czy ktoś ma doświadczenie w postępowaniach sądowych, jak wygląda akceptowanie epo przy braku posiadania zwrotnej korespondencji ?
Nieprawda. Wydruk elektronicznie podpisanego oryginału jest jedynie uwierzytelnioną kopią papierową oryginału.
1 polubienie
Dokładnie tak - dokument elektroniczny zawsze będzie oryginałem ! A każda inna jego forma - zawsze kopią !
Mam na myśli wydruk w papierze z podpisem odręcznym osoby, której. podpis widnieje na wersji elektronicznej.
To jak Wy to wysyłacie ? Dokument podpisany elektronicznie dodatkowo ta sama osoba drukuje i podpisuje odręcznie ???
To który dokument Wy traktujecie jako oryginał ? Nie możecie podpisywać elektronicznie i ręcznie jednocześnie… (wydruk dokumenty podpisanego elektronicznie - i nałożonego na niego dodatkowo odręcznego podpisu - zawsze będzie kopią potwierdzoną za zgodność) W mojej ocenie dokument elektroniczny jest oryginałem bo to on powstał pierwszy… (wszystko innego drukowane i podpisywane jeszcze raz w papierze wprowadza niepotrzebne zamieszanie w JRWA)
1 polubienie