Wnioski o informację publiczną są u nas oznaczone jako E.
2 pytanka:
-
wniosek wpływa na maila, następuje jego wydrukowanie (tak robimy) i dostarczenie do kancelarii. Kancelaria rejestruje dokument i dodaje do składu, wydruk trafia do kartonu. Na stanowisko trafia dokument z EZD RP, bez dostarczania papieru. Pracownik generuje odpowiedź, burmistrz podpisuje elektronicznie (wszystko w EZD RP), wysyłka następuje przez zewnętrzny program pocztowy, potwierdzenie wysyłki w PDF jest podłączane do sprawy, sprawa jest kończona. Czy dobrze to robimy?
-
Wniosek o inf pub wpada w postaci papierowej. Kancelaria rejestruje dokument i dodaje do składu, wydruk trafia do kartonu. Na stanowisko trafia dokument z EZD RP, bez dostarczania papieru. Pracownik generuje odpowiedź, burmistrz podpisuje elektronicznie (wszystko w EZD RP). Wnioskodawca chce do rąk własnych. Urzędnik drukuje odpowiedź, drukuje potwierdzenie odbioru, oddaje pismo, wnioskodawca podpisuje potwierdzenie odbioru, urzędnik skanuje potwierdzenie odbioru do EZD RP, kończy sprawę. Czy dobrze to robimy? Co zrobić z podpisanym ręcznie potwierdzeniem odbioru?
Czy przy tych 2 obiegach cokolwiek trafia do składu oprócz samego wniosku?
Pozdrawiam, Michał
W przypadku maila, nie drukowałbym go - niezależnie od sposobu prowadzenia sprawy - a dodawał do EZD w postaci oryginalnej. Czy sprawy dot. wniosku o dostęp do informacji publicznej są prowadzone elektronicznie? Jeśli nie to papier powinien zostać wyrejestrowany ze składu chronologicznego i trafić na biurko referenta.
W sprawie dokumentowanej elektronicznie jeśli mamy do czynienia z naturalnym dokumentem elektronicznym - np. mail, e-Doręczenie, ePUAP etc. - to nie drukujemy go. Zachowujemy postać taką samą jak sprawa czyli elektroniczna.
Skład chronologiczny wykorzystujemy wyłącznie w sytuacji wpływu/powstania dokumentu papierowego występującego w sprawie elektronicznej.
Nam przy wdrożeniu powiedzieli że jeżeli sprawa jest prowadzona papierowo a przyszedł mail to rejestrujemy go w RPW i dodatkowo drukujemy i na nim piszemy numer RPW i do teczki z dokumentami. Jeżeli sprawa jest “E” to oczywiście nie, bo dokument jest natywnie elektroniczny.
No ale my drukujemy maile 
nie poradzę, takie ustalenia. Wydruk maila z wnioskiem o inf pub trafia do składu (bo sprawa będzie E). Rozumiem, że skoro wysyłamy odpowiedź mailem za pomocą oddzielnego klienta pocztowego, to nic wynikowego do składu już nie trafia, tak?
Ewentualny wydruk maila do sprawy papierowej jest już w gestii referenta. Osoba rejestrująca nie musi wiedzieć czy dane pismo będzie do sprawy elektronicznej czy papierowej.
Moim zdaniem już nic nie powinno trafić do składu, bo odpowiedź jest natywnie elektroniczna. Jeżeli już drukujecie te maile (no to ok - tak macie) a w EZD to bym zrobił tak że tą odpowiedź mailem z klienta pocztowego wgrałbym do EZD i zaznaczył “Zarejestruj w RKW → Mail wysłany poza EZD” a jeżeli już nie chcecie dodawać maili to chociaż dodajcie załączniki które w wysyłacie w tym mailu i na nich zróbcie “Zarejestruj w RKW → Mail wysłany poza EZD” tak żeby był ślad w EZD że wyszła korespondencja w sprawie.
No to chyba coś źle robimy, bo u nas osoba rejestrująca właśnie musi wiedzieć czy pismo wpływające dodać do składu czy nie - to osoba rejestrująca obsługuje kartony, nie wiem jak inaczej miałoby się to odbywać. Nie uczestniczyłem w szkoleniu ze składów 6 października a nowe dopiero w przyszłym roku…
U nas narazie wszystko jest na “P”
Osoba rejestrująca (kancelaria) chyba nie musi tego wiedzieć. Jeżeli pismo przychodzi w formie elektronicznej to wgrywamy do systemu EZD nadajemy RPW i dekretujemy do odpowiedniej osoby, jeżeli przychodzi fizyczny papier to: nalepka z numerem RPW, skan pisma, papier do składu, elektroniczna dekretacja do właściwej osoby.
Ale do składu idą tylko dokumenty przeznaczone do spraw oznaczonych jako E. Osoba rejestrująca w składzie musi wiedzieć, że wniosek o informację publiczną będzie rozpatrywany jako sprawa E, bo JRWA 1431 jest oznaczony jako E. Wtedy rejestruje do składu. I robi to na etapie kancelarii. No bo jak inaczej? U nas składy ruszyły od 1.10.2026.
Ja to widzę tak:
1.Siedzę na kancelarii,
2.przychodzi mail, eDoreczenie, ePUAP -coś co jest natywnie elektronicznie
- dodaję to do systemu EZD, nadaję RPW
- dekretuję do właściwej osoby
2a. przychodzi korespondencja tradycyjna - przesyłka pocztowa, ktoś przynosi osobiście
3a.drukuje nakejkę z numerem RPW używam modułu KANCELARIA w EZD RP
4a. Naklejam na papier, skanuję w QuickSCAN i wgrywam do EZD RP
5a. dokument rejestruję w składzie
6a. dekretuję do odpowiedniej osoby
U mnie jest odrobinę łatwiej bo narazie wszystko mam papierowo a wiec nawet jak coś w przychodzi w papierze to i tak trafia z naklejką do osoby do której jest dekretacja w EZD
Skąd w punkcie 5a wiedziałeś, żeby zarejestrować w składzie? Tam idą tylko dokumenty do spraw oznaczonych jako E. Rejestrując raczej musisz wiedzieć, czy sprawa będzie P (nie dajesz do składu, papier trafia na biurko) czy będzie E (dajesz do składu, papier trafia do kartonu). Ja to tak widzę
no tu masz rację chyba rzeczywiście powinienem to wiedzieć, tu kierowałem się tylko zasadą jeżeli eletroniczne pismo to nie do składu, a jak papier to do składu.
To z tego wychodzi że kancelistka powinna znać całe JRWA na paimięć i jeszcze wiedzieć do jakiej sprawy dany wpływ miałby trafić, no ale to chyba nie o to by chodziło w takim systemie.
A może to trzeba właśnie tak potraktować - elektroniczne nie do składu, papier przekształcany na cyfrową postać i do składu.
Przy rejestracji wpływu papierowego kancelaria zazwyczaj ma dwie opcje do wyboru:
- Skanuje do EZD wszystko, poza absolutnymi wyjątkami, a papier do składu. W przypadku spraw P referent zgłasza potrzebę wyrejestrowania pisma ze składu.
- Skanuje do EZD wszystko, poza absolutnymi wyjątkami, a papier do referenta. W przypadku spraw E to referent musi oddać pismo do składu.
Pracownik kancelarii może zapamiętać, że pewne typu dokumentów będą prowadzone elektroniczne i od razu je rejestrować w składzie.
No to dla mnie chyba najwygodniejsza byłaby opcja 2 - wszystko do referenta a jak jest sprawa E to referent zgłasza potrzebę rejestracji w składzie oddaje pismo do kartonu.
To już muszą być wewnętrzne regulacje.
Dzień dobry,
pełna zgoda.
Ok, to jest proces (2) do ogarnięcia, dzięki za wyjaśnienie. A pytanko jeszcze co robimy z papierem, który wytworzy urzędnik jako odpowiedź (bo np. ktoś chce wydruk i odbiór osobisty). Drukujemy potwierdzenie odebrania i to potwierdzenie w formie skanu do EZD a forma papierowa do składu? W myśl zasady, że wszystko co wytworzone papierowo do sprawy elektronicznej?
Potwierdzenie odbioru osobistego w przypadku sprawy elektronicznej odkładam do składu chronologicznego akt wewnętrznych (alternatywna nazwa: skład akt wewnątrz wytworzonych)