Dokładnie tak. Wyróżniamy trzy drogi rejestracji dokumentacji papierowej w składach chronologicznych.
-
Rejestrowanie tylko w RPW. Dopiero pracownik merytoryczny, który zostaje zatrzymany przez walidację przy chęci założenia sprawy elektronicznej, zgłasza się do punktu obsługującego skład z prośbą o zarejestrowanie w odpowiednim zbiorze. Pracownik kancelarii poprzez metadane rejestruje w składzie. Najlepiej wykorzystywać tę drogę jeśli mamy kilka/kilkanaście klas w JRWA oznaczonych jako elektroniczne.
-
Rejestrowanie wszystkich wpływów od razu w składzie. Pracownik merytoryczny jest zatrzymywany przez walidację przy próbie założenia sprawy tradycyjnej/papierowej. Zgłasza wyrejestrowanie na potrzebę dokumentowania sprawy tradycyjnej i odbiera oryginał z punktu kancelaryjnego. Najlepiej wykorzystać taką drogę kiedy mamy dużo spraw elektronicznych w JRWA.
-
Trzecia droga - coraz bardziej popularna - to posiadanie wiedzy przez pracownika kancelarii/punktu obsługującego skład jakie dokumenty dot. spraw elektronicznych i rejestrowanie tylko tych w odpowiednim zbiorze składu chronologicznego. Jeśli popełni się błąd przy zarejestrowaniu (albo jego braku) to zawsze zatrzyma pracownika merytorycznego odpowiednia walidacja.
Wybór odpowiedniej drogi jest po stronie podmiotu. Pamiętajmy! Elektroniczne zarządzanie dokumentacją (jako proces) wymaga od nas zmian przy dokumentowaniu i obiegu dokumentacji. Wiele zależy od poprawnych decyzji kierownictwa.