Pracownik do sprawy elektronicznej stworzył pismo, które zostało odręcznie podpisane przez Komendanta i osobiście złożone w instytucji. Co do zasady powinien do sprawy elekronicznej stworzyć dodatkowo jeden egzemplarz pisma i ten egzemplarz złozyc wraz z drukiem potwierdzającym przyjęcie dokumentów przez jednostkę. Natomiast pracownik wygenerował dwa egzemplarze pisma i załączników, gdzie na jednym otrzymał pieczątki potwierdzające przyjęcie z instytucji. W systemie mpracownik ma pismo w wersji elektronicznej z elektronicznym podpisem Komendanta oraz skan dokumentu z pieczątkami potwierdzającymi instytucji. Co natomiast ma zrobić z tym pismem papierowym? Złozyć do składu nie bardzo bo i do jakiego? Teczki papierowej nie załozy, bo to elektr. Zniszczyć też nie może.
A nie powinien złożyć tego pisma papierowego w składzie chronologicznym pełnych odwzorowań.
A samo pismo opatrzyć numerem RPW i dołączyć do sprawy. Wydaje mi się że trochę niepotrzebnie zostały wygenerowane dwa zestawy pism jeden do podpisu w pełni elektronicznego a drugi z fizycznymi pieczątkami.
Ja bym to zrobił tak:
pracownik generuje pismo i załączniki (poza EZD np.w MS WORD ->podpis Komendanta (zakładam że Komendant jest w waszej Instytucji) ->skan do EZD z odręcznym podpisem->Oznaczenie w EZD dokumentu jako wysyłki z dostarczeniem osobistym-> zaniesienie do instytucji docelowej->dodanie skanu dokumentów potwierdzających złożenie dokumentów i dok. potwierdzenia do składu chronologicznego.
Potem przychodzi odpowiedz (zakładam że papierowo) :
Przyjęcie przez Kancelarię (skan i nadanie RPW) i papier do składu ->przekazanie wersji elektronicznej do pracownika merytorycznego i ten już dodaje te dok do swojej prowadzonej sprawy.
Nie bardzo rozumiem w jakim celu utworzono papierowy dokument w sprawie elektronicznej? Czy instytucja nie ma adresu e-doręczeń? Ale skoro jest papier to trzeba go gdzieś umieścić - myślę, że rozwiązanie zostało podpowiedziane przez s.dabrowski. Chyba nie ma innej opcji.
Jeżeli pracownik stworzył pismo to jest pismo wewnętrzne i powinno zostać zeskanowane i papierowy dokument powinien być odłożony do składu pism wewnętrznych a elektroniczna wersja dodana do sprawy.