Przekazywanie dokumentu ze sprawy zielonej do akt osobowych pracownika (kadry)

Użytkowanie i praca w systemie prowadzenie spraw
1

Dzień dobry

W jaki sposób w Państwa instytucjach rozwiązana jest kwestia przekazywania do akt osobowych prowadzonych papierowo dokumentu wytworzonego przy sprawie elektronicznej?

Poniżej opcje, o których myślimy.

Jeśli dokument jest podpisany elektronicznie - oddajemy wydruk pisma z uwierzytelnieniem podpisu elektronicznego wraz z podpisem odręcznym (tak jak mówi instrukcja kancelaryjna w przypadku sprawy tradycyjnej).

Jeśli dokument podpisany jest odręcznie to tu zastanawiamy się nad 2 opcjami z uwagi na kwestię składu chronologicznego. 1) Wytworzenie dwóch egzemplarzy - do składu i do akt osobowych. 2) Wypisanie kilku typów takich dokumentów w zarządzeniu o stosowaniu EZD jako wyłączenia od przechowywania w składzie chronologicznym. W tym przypadku będzie tylko 1 egzemplarz do akt osobowych + skan do sprawy w EZD.

Dziękuję

2

Dzień dobry. W sytuacji sprawy prowadzonej elektronicznie podpis powinien być elektroniczny, a przy potrzebie egzemplarza papierowego, należy wydrukować dokument wraz z weryfikacją podpisu elektronicznego - w takim przypadku moim zdaniem nie ma potrzeby podpisu odręcznego (chyba że mają Państwo tak wprost zapisane w swojej instrukcji kancelaryjnej, że nawet w sprawach elektronicznych wymagany jest podpis odręczny). Natomiast, jeśli jeden z podpisów musi być odręczny, bo nie posiada podpisu elektronicznego, to wydaje się właściwe, żeby były dwa egzemplarze - jeden do składu chronologicznego części spraw oraz drugi - do akt osobowych, zaś w sprawie dodajemy odwzorowanie cyfrowe.