Znikający dokument z listy "Kancelaria -> W trakcie rejestracji" po wybraniu go przez odbiorcę w module "Do obsłużenia"

Pracownik Kancelarii rejestrując dokument, w pierwszym kroku podaje odbiorcę. W momencie dodawania załącznika do dokumentu (będącego w trakcie rejestracji), dokument ten pojawia się jako nowy i dostępny do podjęcia u osoby (grupy), która została wskazana jako Pracownik-odbiorca (w pierwszym kroku rejestracji). Odbiorca, przed podjęciem nie ma informacji czy pracownik kancelarii zakończył pracę rejestracji (koraliki nie są widoczne). Po podjęciu przez odbiorcę, u pracownika kancelarii ZNIKA ten dokument ze spisu W trakcie rejestracji więc u pracownika kancelarii powstaje wrażenie zakończenia pracy nad rejestracją.

Pomyłki się zdarzają. Szczególnie w przypadku gdy pracownik wykonuje pracę etapami na całych grupach dokumentów do zarejestrowania, tzn. wykonuje samą rejestrację, drukuje naklejki i nakleja, skanuje dokumenty za pomocą QuickSkan-u (w tym momencie dokumenty stają się widoczne u odbiorców). Kolejnym krokiem jest uzupełnianie nadawców i pozostałych metadanych (a dokument jest już przetwarzany przez inne osoby). Pracownik kancelarii musi każdy z tych dokumentów wyszukiwać poprzez Kancelaria->Metadane a automatyzm przyzwyczaja do patrzenia na listę W trakcie rejestracji gdzie następują zniknięcia.

ArturH jaki rodzaj odwzorowania wybrano w trakcie rejestracji - czy przypadkiem nie brak odwzorowania? Tylko wtedy wystawiane jest automatycznie zadanie i dokument od razu pojawia się u odbiorcy, nawet przed uzupełnieniem metadanych. Nie zgodzę się że każdy z dokumentów musi być wyszukiwany w Kancelaria metadane. Zarejestrowane dokumenty pojawiają się w Kancelaria>W trakcie rejestracji, bez względu od tego jaki rodzaj odwzorowania wybrano. Faktem jest to, że jeśli pracownik rejestrujący dokument zarejestruje dokument wskazując brak odwzorowania i zanim ten pracownik zdąży uzupełnić metadane to pracownik którego wskazano jako odbiorcę kliknie w ten dokument w sekcji Do obsłużenia to podejmie ten dokument i wtedy ten dokument może zniknąć z sekcji W trakcie rejestracji. Warto więc zorganizować pracę kancelarii tak, aby pracownicy dzieli sobie dokumenty na rodzaje odwzorowań i je odpowiednio obsługiwali, np. jako pierwsze te przesyłki gdzie nie sporządza się odwzorowań.

  1. Pełne odwzorowanie.
  2. Tak jak napisał Artur, po podjęciu zadania przez pracownika dokument znika z modułu “w trakcie rejestracji”. Kancelista ma fizyczną kartkę przed oczami, ale żeby uzupełnić adresata musi w takim razie wyszukać pismo po numerze RPW, w zakładce “Metadane”.

Problemem jest tutaj chyba to, że zadanie u odbiorcy pojawia się po dodaniu załącznika (co w przypadku korzystania z QuickScan dzieje się automatycznie), a nie po kliknięciu “ZAPISZ” po uzupełnieniu metadanych.

Sebastian, to działa tak:

  • bez odwzorowania - zadanie idzie automatycznie do adresata;
  • każde inne odwzorowanie - dodanie odwzorowania i zapisanie załącznika wystawia zadanie przekazania do komórki wskazanej na etapie rejestracji.

Generalnie wszystkim, którzy potrzebują więcej czasu na rejestrację bez pośpiechu polecam rejestrowanie na siebie. Wtedy pismo zamiast do Kancelaria → W trakcie rejestracji wpada do modułu Biurko → W toku → Pisma (wersja A) albo “Do obsłużenia” (wersja B). Wtedy pracownik sam przekazuje zadanie ręcznie wtedy kiedy zakończył wszystkie działania. Można spokojnie zrobić skan, uzupełnić metadane, a co najważniejsze wykonać kopię pisma, jeżeli jest taka konieczność (to jedyna metoda, aby to zrobić na poziomie rejestrującego pismo, przynajmniej w wersji B).
Metoda jest trochę wolniejsza, ale znacznie bezpieczniejsza dla osób, które chcą spokojnie zarejestrować korespondencję. Osobiście zalecam na etapie zapoznawania się z systemem oraz dla osób.
Ostatecznie to pamiętajcie, to kancelista ma w ręku przesyłkę, jeżeli przy rejestracji wydrukował kod kreskowy, to zawsze można przejść do Kancelaria → Metadane i uzupełnić dane z koperty. Poza tym można też organizacyjnie ustalić, że dopóki przy przesyłce nie wybarwi się na różowo ikona M, to oznacza, że pracownik rejestrujący nie zakończył pracy i przesyłka nie powinna być dalej przekazywana.

1 polubienie

Sam pomysł przyspieszania pracy jest ciekawy. Zgłosiłem jednak tę sytuację ze znikaniem ponieważ mam wrażenie, że to błąd logiczny.

  1. Pracownik rejestrujący po dodaniu załącznika nie może użyć przycisku ZAPISZ bez podania Nadawcy a gdy QuickSkan dodaje to są zapamiętywane a system przesyła informacje.
  2. Uzupełnianie nie jest skończone (brak nadawcy) a jednak nie ma tego RPW w kategorii W trakcie rejestracji

Jest jeszcze jedno rozwiązanie, zmiana kolejności czynności. Najpierw bierzesz przesyłki i uzupełniasz metadane, a potem wrzucasz dokumenty na skaner i przez QuickScana robisz eksport do EZD. Jeśli dobrze pamiętam to samo uzupełnienie metadanych nie wywołuje zadania. Choć w przypadku przesyłek bez odwzorowania tego procesu nie da się w żaden sposób zmienić.

2 polubienia