Pracownik Kancelarii rejestrując dokument, w pierwszym kroku podaje odbiorcę. W momencie dodawania załącznika do dokumentu (będącego w trakcie rejestracji), dokument ten pojawia się jako nowy i dostępny do podjęcia u osoby (grupy), która została wskazana jako Pracownik-odbiorca (w pierwszym kroku rejestracji). Odbiorca, przed podjęciem nie ma informacji czy pracownik kancelarii zakończył pracę rejestracji (koraliki nie są widoczne). Po podjęciu przez odbiorcę, u pracownika kancelarii ZNIKA ten dokument ze spisu W trakcie rejestracji więc u pracownika kancelarii powstaje wrażenie zakończenia pracy nad rejestracją.
Pomyłki się zdarzają. Szczególnie w przypadku gdy pracownik wykonuje pracę etapami na całych grupach dokumentów do zarejestrowania, tzn. wykonuje samą rejestrację, drukuje naklejki i nakleja, skanuje dokumenty za pomocą QuickSkan-u (w tym momencie dokumenty stają się widoczne u odbiorców). Kolejnym krokiem jest uzupełnianie nadawców i pozostałych metadanych (a dokument jest już przetwarzany przez inne osoby). Pracownik kancelarii musi każdy z tych dokumentów wyszukiwać poprzez Kancelaria->Metadane a automatyzm przyzwyczaja do patrzenia na listę W trakcie rejestracji gdzie następują zniknięcia.
ArturH jaki rodzaj odwzorowania wybrano w trakcie rejestracji - czy przypadkiem nie brak odwzorowania? Tylko wtedy wystawiane jest automatycznie zadanie i dokument od razu pojawia się u odbiorcy, nawet przed uzupełnieniem metadanych. Nie zgodzę się że każdy z dokumentów musi być wyszukiwany w Kancelaria metadane. Zarejestrowane dokumenty pojawiają się w Kancelaria>W trakcie rejestracji, bez względu od tego jaki rodzaj odwzorowania wybrano. Faktem jest to, że jeśli pracownik rejestrujący dokument zarejestruje dokument wskazując brak odwzorowania i zanim ten pracownik zdąży uzupełnić metadane to pracownik którego wskazano jako odbiorcę kliknie w ten dokument w sekcji Do obsłużenia to podejmie ten dokument i wtedy ten dokument może zniknąć z sekcji W trakcie rejestracji. Warto więc zorganizować pracę kancelarii tak, aby pracownicy dzieli sobie dokumenty na rodzaje odwzorowań i je odpowiednio obsługiwali, np. jako pierwsze te przesyłki gdzie nie sporządza się odwzorowań.
- Pełne odwzorowanie.
- Tak jak napisał Artur, po podjęciu zadania przez pracownika dokument znika z modułu “w trakcie rejestracji”. Kancelista ma fizyczną kartkę przed oczami, ale żeby uzupełnić adresata musi w takim razie wyszukać pismo po numerze RPW, w zakładce “Metadane”.
Problemem jest tutaj chyba to, że zadanie u odbiorcy pojawia się po dodaniu załącznika (co w przypadku korzystania z QuickScan dzieje się automatycznie), a nie po kliknięciu “ZAPISZ” po uzupełnieniu metadanych.
Sebastian, to działa tak:
- bez odwzorowania - zadanie idzie automatycznie do adresata;
- każde inne odwzorowanie - dodanie odwzorowania i zapisanie załącznika wystawia zadanie przekazania do komórki wskazanej na etapie rejestracji.
Generalnie wszystkim, którzy potrzebują więcej czasu na rejestrację bez pośpiechu polecam rejestrowanie na siebie. Wtedy pismo zamiast do Kancelaria → W trakcie rejestracji wpada do modułu Biurko → W toku → Pisma (wersja A) albo “Do obsłużenia” (wersja B). Wtedy pracownik sam przekazuje zadanie ręcznie wtedy kiedy zakończył wszystkie działania. Można spokojnie zrobić skan, uzupełnić metadane, a co najważniejsze wykonać kopię pisma, jeżeli jest taka konieczność (to jedyna metoda, aby to zrobić na poziomie rejestrującego pismo, przynajmniej w wersji B).
Metoda jest trochę wolniejsza, ale znacznie bezpieczniejsza dla osób, które chcą spokojnie zarejestrować korespondencję. Osobiście zalecam na etapie zapoznawania się z systemem oraz dla osób.
Ostatecznie to pamiętajcie, to kancelista ma w ręku przesyłkę, jeżeli przy rejestracji wydrukował kod kreskowy, to zawsze można przejść do Kancelaria → Metadane i uzupełnić dane z koperty. Poza tym można też organizacyjnie ustalić, że dopóki przy przesyłce nie wybarwi się na różowo ikona M, to oznacza, że pracownik rejestrujący nie zakończył pracy i przesyłka nie powinna być dalej przekazywana.
1 polubienie
Sam pomysł przyspieszania pracy jest ciekawy. Zgłosiłem jednak tę sytuację ze znikaniem ponieważ mam wrażenie, że to błąd logiczny.
- Pracownik rejestrujący po dodaniu załącznika nie może użyć przycisku ZAPISZ bez podania Nadawcy a gdy QuickSkan dodaje to są zapamiętywane a system przesyła informacje.
- Uzupełnianie nie jest skończone (brak nadawcy) a jednak nie ma tego RPW w kategorii W trakcie rejestracji
Jest jeszcze jedno rozwiązanie, zmiana kolejności czynności. Najpierw bierzesz przesyłki i uzupełniasz metadane, a potem wrzucasz dokumenty na skaner i przez QuickScana robisz eksport do EZD. Jeśli dobrze pamiętam to samo uzupełnienie metadanych nie wywołuje zadania. Choć w przypadku przesyłek bez odwzorowania tego procesu nie da się w żaden sposób zmienić.
2 polubienia