Dzień dobry
Przymierzamy się do wdrożenia systemu EZD RP.
Pytanie bardziej logistyczno-organizacyjne dot. zakładania i prowadzenia spraw.
W JRWA jest klasa teczka 044 Ustalanie uprawnień dostępu do danych i systemów.
W oddziale A będzie zatrudniona nowa osoba Kowalski, któremu trzeba nadać uprawnienia w systemie.
W oddziale B pracuje administrator, który zajmuje się uprawnieniami w tym systemie.
Dotychczas działa to tak że z oddziału A wysyłany jest np. email z prośbą, w B w teczce papierowej jest zakładana sprawa od kogo dla kogo i do czego trzeba nadać uprawnienia.
Jak to będzie wyglądało w EZD RP?
Jeśli dobrze myślę to w oddziale A zakładana jest sprawa w teczce 044 z pismem z prośbą o uprawnienia z jakimś plikiem w środku.
Następnie ten plik jest udostępniany do administratora w oddziale B.
Ten sam zakłada z tego własną sprawę w systemie dodając swoje dokumenty, akceptując i na końcu nadając uprawnienia.
Czyli finalnie ta sama sprawa dot. uprawnień dla Kowalskiego jest w 2 różnych oddziałach. W oddziale A jest jakby początek tej sprawy a w B również ten sam początek i dalszy ciąg.
Proszę o opinię jak to powinno być procedowane.
Dziękuję
Dzień dobry,
co do zasady - sprawę zakłada i prowadzi ta osoba, która zgodnie z Regulaminem organizacyjnym Podmiotu (oraz własnym Opisem stanowiska pracy) jest właściwa dla prowadzenia danego tematu.
Ideą jest jedno miejsce tworzenia i gromadzenia akt spraw w Podmiocie.
Jeżeli taką osobą (właściwą merytorycznie) jest administrator systemu, pracujący w komórce B - to sprawa pojawi się właśnie tam.
Przełożony/opiekun pracownika w Biurze A - stworzy jedynie pismo/wniosek (bez sprawy) i przekaże je do realizacji do Biura B.
Dziękuję i miłego dnia.
Tomasz Skwarka
Ok czyli ktoś z A powinien wgrać plik np. Worda z treścią z prośbą i wtedy przysłać to do B.
To w takim razie w oddziale A będzie ślad że zlecił takie zadanie oddziałowi B?
Czy musi być taki ślad?
I jakby A przesłał email w tej sprawie na skrzynkę B i B wtedy importuje ten plik i zakłada sprawę, czy takie postępowanie jest również dopuszczalne?
Wszystko zależy od tego w jakiej formie dokonujecie Państwo zgłoszenia utworzenia konta dla nowego pracownika.
Jeżeli posługujecie się formularzem (np. MS Word) to:
- powinien być on w ogóle wstawiony jako szablon do EZD RP
- wniosek powinien być utworzony przez pracownika Biura A (z poziomu modułu “Do obsłużenia”), zaakceptowany i podpisany
- następnie przekazany dalej do Biura B
- pracownik Biura B zakłada sprawę a następnie realizuje założenie konta w systemie
- w razie potrzeby pracownik Biura B tworzy informację zwrotną, w postaci udostępnienia informacji “do wiadomości” o założeniu konta.
- sprawa zostaje zakończona z podaniem daty i efektu działania.
Losy wniosku śledzicie Państwo w module “Monitorowanie”.
Jeżeli dokonujecie zgłoszenia e-mailem to:
- wysyłacie go Outlookiem do pracownika Biura
- pracownik Biura B rejestruje go i zakłada sprawę a następnie realizuje założenie konta w systemie
- w razie potrzeby pracownik Biura B tworzy informację zwrotną, w postaci udostępnienia informacji “do wiadomości” o założeniu konta.
- sprawa zostaje zakończona z podaniem daty i efektu działania.
Miłego dnia.
Tomasz Skwarka
Dziękuję za wyjaśnienie sposobu postępowania.