Czy i w jaki sposób, rozwiązać problem, wypożyczania ze składu pozycji, która “należy” do sprawy innego pracownika w tej samej komórce organizacyjnej?
Przykład: W komórce wyznaczony jest jeden pracownik, do rejestrowania pism otrzymywanych do wiadomości (dokumentacja projektowa), które mają swoje JRWA. Po różnym czasie, czasem miesiącach, czasem latach, wpływa pismo inicjujące postępowanie (inne JRWA), które dostaje inny pracownik do realizacji, a które dotyczy tej dokumentacji projektowej . Pracownik, chcąc zapoznać się z dokumentacją projektową, musi wypożyczyć ją ze składu, ale nie ma takiej możliwości, bo pomimo uprawnień do edycji innych spraw w komórce organizacyjnej, nie ma dostępu do opcji wypożyczenia/wyrejestrowania tej pozycji ze składu, ze sprawy innego pracownika.
Dzień dobry,
najprościej jest wznowić dokumentację projektową a następnie przekazać je właściwemu referentowi do związania z pismem inicjującym postępowanie. Ewentualnie pozostaje opcja współdzielenia.
Natomiast nasuwają mi się następujące pytania: jak obsługiwane są dokumentacja projektowa a jak pismo inicjujące postępowanie? Jaki jest ich obieg, czy zakładane są na nich znaki spraw? Dlaczego oba elementy są pod różnymi symbolami JRWA?
Czy może Pani opisać coś więcej aby zobaczyć pełny kontekst tego zagadnienia?
Miłego dnia.
Tomasz Skwarka
Dokumentacja projektowa wraz z decyzją lub zaświadczeniem, przekazywana jest nam do wiadomości przez organ administracji architektonicznej. Nie wszczyna się na jej podstawie postępowania, ale zakładamy dla niej sprawę. Pracujemy na instrukcji z 2011. Z uwagi na to, że wcześniej był problem z rejestracją tych wpływów, bo jedynym pasującym JRWA była ewidencja decyzji czy postanowień, centralnie zostało rozszerzone JRWA o pozycje “dokumentacja projektowa”.
Jeżeli chodzi o pismo inicjujące, wpływające później - np. zawiadomienie o rozpoczęciu budowy, ma ono swoje JRWA, pod którym zakładana jest sprawa i postępowaniem prowadzone jest pod tym znakiem. Pismo inicjujące nie zawsze wpływa - jeżeli inwestor nie realizuje inwestycji.
Pracownik, który otrzymuje do załatwienia sprawę zawiadomienia, musi wypożyczyć dokumentację projektową np. do celów kontroli.
Dzień dobry,
dziękuję za opis kontekstowy.
W tej chwili oba elementy dokumentacyjne są prowadzone na różnych symbolach JRWA. Zatem pozostaje nam wykonanie kopii ze sprawy dokumentacji projektowej i jej powiązanie ze sprawą, którą rozpoczyna pismo inicjujące np. zawiadomienie o rozpoczęciu budowy. W aktach sprawy, w zakładce “Składy” powinny być widoczne oba dokumenty (wcześniejszy i późniejszy = dokumentacja projektowa i pismo inicjujące) i z tego poziomu można wypożyczyć dokument.
Zastanowiło mnie zdanie “Pracownik, który otrzymuje do załatwienia sprawę zawiadomienia, musi wypożyczyć dokumentację projektową np. do celów kontroli.” Rozumiem, że słowo “kontrola” oznacza tutaj po prostu sprawdzenie/przeczytanie a nie kontrolę zewnętrzną (np. NIK, IAS, GUNB itp.) 
P.S. Gdyby był problem z wypożyczeniem to można to obejść na dwa sposoby: wypożyczenie wykonać z pierwszej sprawy lub wykonać je ręcznie przez pracownika Składu (na podstawie numeru składowego).
P.S.2. W przyszłości należałoby się zastanowić nad przemodelowaniem katalogu JRWA i wskazanie jednego symbolu dla całości dokumentacji.
Miłego dnia.
Tomasz Skwarka