Wyszukiwanie dokumentów, właściciel dokumentu

Użytkowanie i praca w systemie
1

Witam wszystkich,
mam problem i pytanie, mianowicie:
w naszej instytucji ostatnio pracownicy zaczęli zgłaszać uwagi w kontekście wyszukiwania dokumentów/pism/spraw w systemie
1 przykład
a) pracownik B dostaje korespondencje z punku kancelaryjnego (zeskanowanie, uzupełnienie metadanych itp.) dokument gdzie rozdysponowuje się pocztę od pracownika A.
b) u pracownika A dokument nie został jeszcze dołączony do sprawy i widnieje jako “podjęty” po otwarciu go i zapoznaniu się z treścią itp.
c) pracownik C z tej samej komórki organizacyjnej/wydziału próbuje znaleźć ten dokument ponieważ posiada wiedzę na ten temat i chce pomóc w szybszym załatwieniu sprawy itp. wpisuje w wyszukiwarkę globalną nazwę dokumentu i jak się okazuje właścicielem dokumentu jest nadal pracownik punktu kancelaryjnego A a nie osoba, która posiada ten dokument do obsłużenia.

REASUMUJĄC:

  • pracownik A posiada dokument do obsłużenia
  • pracownik B zarejestrował dokument/wprowadził go do systemu/uzupełnił metadane i przesłał go do pracownika A
  • przy wyszukiwaniu właścicielem dokumentu jest nadal pracownik B

czy ktoś wytłumaczy mi tą zagadkę?
wersja systemu: 26.103.4 (B)

2

Jakiś czas temu poruszyłem tutaj podobny temat Dostęp do historii pisma z poziomu kancelarii - Użytkowanie i praca w systemie - Forum użytkowników EZD RP i przypuszczam, że przeszukując forum możemy natknąć się być może na jeszcze kilka pokrewnych. Niestety możliwość wyszukania czegoś precyzyjnie jest dużym minusem tego systemu, a w zasadzie jednym z wielu.

3

Dzień dobry,
póki co, żadnej sensownej odpowiedzi nie znalazłam, a sprawa się ciągnie od wersji A.

4

Po przeprowadzonych testach doszedłem do następujących wniosków:
jeśli dokument jest u pracownika A jako podjęty w zakładce “do obsłużenia” to przy wyszukiwaniu - przy wykorzystaniu zakładki “wyszukiwanie dokumentów”, właścicielem będzie pracownik A co jest zgodne z prawdą. Jeśli jednak przy wykorzystaniu zakładki “wyszukiwarka globalna” wyszukujemy ten dokument, właścicielem dokumentu będzie pracownik B.

dodatkowo jeśli pracownik A zamknie dokument jako “sprawa prowadzona poza EZD” dokument ten zmieni właściciela na pracownika B korzystając z wyszukiwarek: “wyszukiwanie dokumentów” oraz “wyszukiwarka globalna”.