Czy sytuacja do której opisu przechodzę w dalszej części jest kwestią braku nadania jakiegoś rodzaju uprawnień przez administratora czy wynika odgórnie z ograniczeń systemu EZD RP? Niekiedy w kancelarii zdarza się, że zadzwoni pracownik merytoryczny, który z różnych względów nie jest w stanie odnaleźć jakiegoś dokumentu który wpłynął do instytucji. Akurat on powinien go procedować, wie że pismo jest w firmie ale on nadal go nie otrzymał, więc zadaje pytanie u kogo dokument się znajduje? Dodajmy że kancelaria np. przekazała dokument do dekretacji dyrekcji. W tym momencie zaczyna się główny problem tzn. dostęp do pełnej historii wpływu poprzez zakładkę ,Monitorowanie” ma tylko pracownik kancelarii, który zarejestrował dokument czyli poniekąd stał się osobą z jego obiegu. I tylko ten pracownik jest w stanie sprawdzić historię dekretacji aby odpowiedzieć u kogo faktycznie w tym momencie znajduje się pismo. Niestety takiej możliwości nie mają pozostali pracownicy kancelarii. Co najwyżej poprzez zakładkę ,Wyszukiwanie” widzą kto był pierwotnym odbiorcą przekazania np. dyrekcja ale już nie widzą dalszej drogi dekretacji.
Czy spotykają się Państwo z podobną sytuacją w Waszych instytucjach? A może jednak jest jakiś sposób na dotarcie do właściciela dokumentu przez pozostałych pracowników kancelarii, a nie tylko tego który wpływ zarejestrował?
Z całym szacunkiem Sebastianie, ale chyba nie do końca zrozumiałeś kwestię którą tutaj poruszam. Być może obce jest Ci podejście do systemu od strony codzienności kancelaryjnej i to jest też sprawą zrozumiałą, że każdy z forumowiczów jest na innym poziomie/module pracy w EZD. Oczywiście zgadzam się z Tobą, że system w którym każdy widzi wszystko to nie jest dobry system, dlatego ja nie piszę tutaj o możliwości szerszego dostępu do pewnych danych dla każdego, a dla określonej wąskiej grupy użytkowników w określonej sytuacji, którą przedstawiłem. Z reguły to jest dosłownie kilka osób, z resztą tutaj każdy może sobie teraz pomyśleć ile osób pracuje w kancelarii jego instytucji i zauważy że to jest rzeczywiście, jak wspomniałem wąskie grono. W odniesieniu do samej wyszukiwarki to ona też, jak pisałem, nie jest miarodajna.
Wyszukiwarka nie zwraca informacji kto jest aktualnym właścicielem, a kto wprowadził dokument do systemu (a przynajmniej tak robi najczęściej). Przykładowo – wpłynęło pismo przez e-doręczenia, odebrane przez konto techniczne sekretariatu, przekazane szefowi do dekretacji, ten zadekretował na naczelnika właściwego wydziału, ten z kolei na pracownika. Co pokazuje wyszukiwarka w polu “właściciel”? Otóż pokazuje konto techniczne sekretariatu.
Zawsze możecie dodać nowe konto techniczne, nazwać je np. „Kancelaria” dodać do tego konta odpowiednie uprawnienia kancelaryjne i nadać dostęp ze stałym zastępstwem dla wszystkich pracowników kancelarii. Dzięki temu każdy parownik kancelarii będzie miał dostęp do całej korespondencji jaka przechodzi przez kancelarię.
Jeśli nie chcecie robić dodatkowych kont zawsze możecie skorzystać z konta technicznego, które już zapewne macie aktywne wpływów ePUAP lub e-doreczen, ale ja rekomendowałbym zostawić te konta na wpływy z ePUAP/e-doreczen, a do codziennej pracy kancelarii stworzyć nowe podobne konto i nazwać je Kancelaria.
@jaroslaww czy takie rozwiązanie w praktyce funkcjonuje w Twojej instytucji czy jest to z Twojej strony propozycja czysto hipotetyczna? Może są tu użytkownicy którzy funkcjonują na takim modelu i mogli by powiedzieć jak to u nich w praktyce wygląda? Przyznam, że we wspólnej dyskusji pojawił nam się taki pomysł, ale czy jest to praktyczne rozwiązanie w codziennym użytkowaniu? Tzn. w tym samym czasie na jednym koncie technicznym musieli by pracować wszyscy w kancelarii, drukując etykiety RPW, uzupełniając metadane itd., czy to nie powodowało by jednak jakiegoś chaosu?
to jest u mnie sprawdzony model zarówno w EZD PUW jak i teraz u partnerów z którymi współpracuje w EZD RP.
Kwestia poukładania pracy kancelarii i podziału obowiązków. Np. jednego dnia jedna osoba tylko obsługuje korespondencję przychodzącą, druga obsługuje edoreczenia/epuap trzecia generuje korespondencję wychodzącą i co kilka dni może być zmiana.
Niestety taki podział jest u mnie nie wykonalny mimo dobrej organizacji pracy kancelarii. Obsługujemy zbyt duży wolumen wpływów jaki i ekspedycji korespondencji na zewnątrz żeby danego dnia mogła to robić jedna osoba.
Właśnie w EZD PUW, w którym mam za sobą kilkuletnie doświadczenie, nie potrzebna była taka kombinacja, tam jako pracownik kancelarii miałem dostęp do historii dokumentów bez względu na to kto je rejestrował. Wystarczyło tylko nadanie odpowiednich uprawnień. W EZD PUW byłem w stanie w kancelarii zidentyfikować aktualnego właściciela dokumentu bez problemu, czego niestety nie jestem w stanie zrobić w EZD RP. Tym samym nie potrafię pomóc ani komuś od siebie kto szuka pisma, ani komuś z zewnątrz kto chciałby porozmawiać z osobą która zajmuje się sprawą przez niego do nas skierowaną, bo choć przez wyszukiwarkę znajdę złożone przez niego pismo to nie wiem do kogo zostało zadekretowane o czym wyżej wspomniał @MarekP
To rzeczywiście wspólne konto zrobi więcej zamieszania niż pożytku.
Nie wiem ilu macie pracowników kancelarii i wiem że nie będzie to idealne rozwiązanie, ale może dajcie sobie krzyżowo każdy do każdego w kancelarii stałe zastępstwo w EZD i wtedy w pierwszej kolejności w wyszukiwarce sprawdzacie kto z kancelarii procesował dane pismo, a później przez zastępstwo logujecie się do tej osoby i z poziomu jego konta sprawdzacie ścieżkę przebiegu pisma?
Jak dla mnie to jest robota dla NASKu (co im z resztą jakiś czas temu ładnie rozpisane zgłosiłem). Skoro mam uprawnienia, żeby dany dokument wyszukać, to wynik wyszukiwania powinien zwrócić mi informację u kogo on aktualnie jest, a nie do kogo się zgłosić, żeby mi to sprawdził.
Tyle to ja wiem że powinna. Kłopot tylko w tym, że tego nie robi. Przed momentem szukałem konkretnego dokumentu po RPW i zarówno wyszukiwarka dokumentów jak i globalna wyświetlają osobę z pola “utworzył”, kiedy obecnym właścicielem jestem ja.
@Dominika Teoretycznie tak, ale tu pojawia się ta niemiarodajność wyszukiwania jaką miałem na myśli, więc powiem teraz co skłoniło mnie do wstawienia tego tematu na forum i zapytania jak wygląda to u innych użytkowników EZD RP. Mianowicie w panelu wyszukiwania wybierając zakładkę wyszukiwarki globalnej wynik nie odzwierciedlał prawdy tzn. zamiast użytkownika u którego faktycznie pismo się znajdowało widziałem nazwisko osoby której dokument został tylko udostępniony ,do wiadomości”. Wracam tu więc do punktu wyjścia, czyli bez dostępu do pełnej historii dekretacji nadal nie mam pewności kto zajmuje się / jest właścicielem wpływu.
pozdrawiam