Cześć
Czy ktoś miał z Was przypadek w którym dokumenty zostały wypożyczone i nie zwrócone do Składu ?
Czy ewentualnie był pisany protokół rozbieżności braku dokumentów w Składzie jak tak to macie jakiś wzór ewentualnie jak sprawę rozwiązaliście ?
Dzień dobry. Dokumentacja zarejestrowana w składzie ma powiązanie ze statusem w systemie EZD RP. Pracownik obsługujący skład chronologiczny (jeśli dokumentacja jest zarejestrowana) może namierzyć konkretny dokument - tj. który pracownik go wypożyczył i kiedy.
Za stan dokumentacji wypożyczonej ze składu chronologicznego odpowiada prowadzący sprawę. Jeśli konkretny pracownik nie chce zwrócić dokumentu do składu - warto zgłosić się do przełożonego/kierownika tego pracownika i opisać sytuację. Skład to miejsce przechowywania dokumentacji tradycyjnej występującej w sprawach elektronicznych. Dokument oryginalny papierowy zgodnie z IK powinien być przechowywany w odpowiednim zbiorze składu chronologicznego. Proponuję jako argumentację wykorzystać zapisy Państwa IK.
Jeśli dokumentacja zwracana do składu chronologicznego z wypożyczenia jest niekompletna to najlepiej przygotować protokół, który będzie zawierał:
- numer RPW (dla dokumentacji wpływającej)
- znak sprawy/NAS
- opis zdarzenia
- imię i nazwisko pracownika merytorycznego
- datę i podpis
Taki protokół odkłada się na miejsce zaginionego dokumentu. Można również wydrukować odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu (jeśli jest wykonane najlepiej w pełni). I protokół dołączyć do tego dokumentu.