Dzień dobry,
wcześniej wprowadzałem sprawozdania do systemu bezpośrednio po ich otrzymaniu (mejl, wydruk itd.). Obecnie sprawozdania przychodzą do EZD RP poprzez e-Doręczenia jako pliki msg. Aby zobaczyć treść lub wydrukować załącznik (sprawozdanie), muszę pojedynczo klikać w każde msg, kopiować wiadomość, a potem pobierać załącznik – to znacznie komplikuje proste zadania i spowalnia pracę w porównaniu do starego procesu.
Czy planowane są zmiany w EZD RP, które usprawnią obsługę takich plików MSG i załączników? Na przykład: automatyczne wyodrębnianie załączników, masowe przetwarzanie sprawozdań, drukowanie poprzez zaznaczanie wielu wiadomości; bezpośrednie przeglądanie/drukowanie bez wielokrotnego pobierania na dysk PC. Czy będzie możliwość otwierania wielu okien w programie EZD?
Z góry dziękuję za odpowiedź i sugestie.
1 polubienie
Rozumiem frustrację – obecny proces to klasyczny przykład cyfryzacji papieru, a nie prawdziwej cyfryzacji. Zamiast czekać na zmiany w EZD RP, warto przemyśleć cały proces od początku.
Nowe podejście: formularze online zamiast plików MSG
Zamiast zbierać sprawozdania jako załączniki do wiadomości, można przestawić się na model, w którym dane trafiają bezpośrednio do systemu:
Formularze online (rekomendowane narzędzia):
- Microsoft Forms / Google Forms – proste wdrożenie, dane eksportowalne do arkusza, bez żadnych plików MSG
- Formularze w Power Apps (jeśli urząd ma Microsoft 365) – dane lądują bezpośrednio w bazie lub Excelu
- Dedykowany system webowy – jeśli skala sprawozdań jest duża, np. własna aplikacja na bazie open-source (np. LimeSurvey)
Konkretne korzyści zmiany modelu
| Stary model (MSG/e-mail) |
Nowy model (formularz online) |
| Ręczne otwieranie każdego pliku |
Dane spływają automatycznie do arkusza/bazy |
| Pobieranie załączników na dysk |
Brak załączników – dane są od razu ustrukturyzowane |
| Ryzyko zgubienia/pominięcia |
Automatyczne potwierdzenia i rejestr zgłoszeń |
| Drukowanie = kilka kliknięć |
Wydruk zbiorczy z jednego widoku |
| Brak kontroli kompletności danych |
Walidacja danych w formularzu (pole obowiązkowe, format daty itp.) |
Jak wdrożyć – kroki praktyczne
- Zidentyfikuj, kto składa sprawozdania – czy to podmioty zewnętrzne, jednostki podległe, osoby fizyczne?
- Określ minimalny zestaw danych – co tak naprawdę jest potrzebne z każdego sprawozdania?
- Zbuduj prosty formularz (np. w Microsoft Forms – gotowy w 30 minut) i wyślij go pilotażowo do kilku podmiotów
- Zbieraj odpowiedzi w arkuszu Excel/Google Sheets – automatyczny rejestr bez żadnego klikania
- Powiąż z EZD RP – gotowy plik zbiorczy importuj do systemu zamiast dziesiątek osobnych MSG
1 polubienie
Dla mnie to jest niestety takie łatwe, “rewolucyjne” podejście. Skoro ja muszę się męczyć to i inni powinni ;). Przynajmniej konkretne propozycje. Jeśli sprawozdania są robione przez zewnętrzne podmioty to często tej większej roboty nie da się uniknąć, przynajmniej na początek.
W jakiej formie i formatach są przygotowywane te sprawozdania przez Was i/lub inne podmioty?
Być może ich forma pozwala na stworzenie agregatora (np. rejestru, zbioru danych, formularza “matkę” sczytującego inne formularze itp.) lub nawet wystawienie usługi/kanału zbierania sprawozdań.
Dzięki temu dane jednostkowe mogą zostać poddane pewnej automatyce.
Pozdrawiam.
Tomasz
1 polubienie
Niby tak, ale… Pamiętajmy o kilku obowiązujących w Polsce aktach prawnych:
- Ustawa archiwalna - obowiązek rejestracji wpływów do urzędu,
- Rozporządzenie MSWiA z 2.11.2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych - sposób tworzenia paczek archiwalnych
- Rozporządzenie MSWiA z 30.10.2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych - struktura metadanych
Jeżeli chcemy profesjonalnie zdygitalizować proces warto pomyśleć o rejestracji korespondencji i późniejszej archiwizacji, żeby nie wylać dziecka z kąpielą.
1 polubienie
Sprawozdania są w formacie pdf przesyłane na mejla firmy, następnie są przerzucane do EZD jako msg