Proszę o podzielenie się swoimi schematami/procesami/grafikami/procedurami obiegu dokumentów. Jeżeli nie mogą Państwo udostępnić dokumentu na forum, to oczywiście mogę napisać oficjalnego emaila lub pismo do Państwa instytucji. W większości z systemu korzystają organy administracji publicznej, więc zadania mamy podobne. Myślę, że warto dzielić się wiedzą, by ułatwiać sobie pracę.
Zastanawia mnie w jakiej formie tworzycie ścieżki obiegu? Czy tylko opis czy wykorzystujecie do tego jakieś oprogramowanie? Może ktoś nagrywa filmiki przedstawiające cały proces - z jakiego narzędzia korzystacie?
Nie chodzi mi o ogólne funkcje, bo te opisane są w podręczniku użytkownika, tylko o konkretny obieg danego dokumentu. W EZD PUW tworzyłem prezentacje w powerpoincie z opisem i zrzutami ekranu z systemu, przedstawiające poszczególne etapy. Zastanawiam się jak to robić w przypadku EZD RP, może podpowiecie coś nowego, ciekawego i łatwego w odbiorze dla pracowników a z drugiej strony usprawniające obieg elektroniczny dokumentu
W naszej instytucji jest inne rozwiązanie. Prowadzimy jeden wspólny (dla całej formy) rejestr dla wniosków o udostępnienie informacji publicznej. Każdy pracownik (bez względu na komórkę, w której pracuje) gdy zakłada sprawę z hasła 0143 (Udostępnienie informacji) musi od razu dokonać wpisu do rejestru.
Jest to Rejestr ze sprawy.
nie ma jednego idealnego rozwiązania aby dostarczyć pracownikom informację na temat procesów/obiegów dokumentów w instytucji
Jedni wolą czytać (np. procedury, regulaminy, instrukcje irp.), inni oglądać (np. filmiki instruktażowe, zrzuty ekranu) a jeszcze inny rozmyślać (np. schematy, wykresy, tabele, infografiki itp.).
W moich urzędach, w których pracuję lub z którymi miałem przyjemność współpracować - stosuję te ostatnie. Korzystać z najprostszego sposobu do ich tworzenia czy tzw. diagramów (ang. SmartArt) dostępnych w MS Office (Word/Excel, PowerPoint). Z braku funduszy - nawet Paint się nada (hjihihi )
Schematy są podpięte pod tzw. szybkie linki w EZD.
Infografiki wyglądają tak:
lub tak:
P.S. Najlepiej frontem do klienta (jeśli ma się czas i ochotę na zabawę) i zobaczyć jaki przekaz (tekstowy/wizualny/myślowy/słuchowy) trafia do Waszych pracowników
Być może dlatego, że często robimy szkolenia dla pracowników (co dwa tygodnie dla nowoprzyjętych + co miesiąc dla stałych pracowników) jak również zamieściliśmy w EZD RP linki do “Podręcznika”, naszych nagranych szkoleń oraz całego kanału YouTube NASK-u z oficjalnymi szkoleniami i tutorialami.
