Hej,
czy może ktoś podpowiedzieć jak wygląda wystawienie delegacji w EZD RP?
Dzień dobry,
wszystko zależy od modelu jaki założycie Państwo w swojej instytucji:
- obsługa zagadnienia za pomocą szablonów przygotowanych np. w MS Word czy Ms Excel
- obsługa zagadnienia za pomocą tzw. procesów wewnętrznych z wykorzystaniem szablonów XML
Tak czy inaczej najpierw proponuję sprawdzić czy macie Państwo w swojej jednostce jakąś regulację wewnętrzną typu decyzja/zarządzenie/komunikat/ogłoszenie wprowadzające w jednostce np. “Procedurę wyjazdów krajowych/zagranicznych”.
Lektura tego dokumentu podpowie Państwu jak wygląda obieg delegacji a następnie spróbujecie to Państwo “odtworzyć” we właściwościach systemu EZD RP (czyli kto tworzy wniosek jak jest on akceptowany/podpisywany oraz jak krąży pomiędzy zainteresowanymi osobami)…
P.S. W moim urzędzie funkcjonuje model nr 1 + zarządzenie Dyrektora Generalnego z procedurą wyjazdową + infografika obiegu dokumentu w urzędzie.
Dziękuję i miłego dnia
Tomasz Skwarka
1 polubienie
Dziękuję. A jak wygląda rozliczenie delegacji?
Podobny obieg wymyśliłam, aczkolwiek nie uzyskał akceptacji, gdyż do worda nie zaczytywali się automatycznie pracownicy (mimo i tak ustawionych w szablonie zakładek rodzaju transportu, automatycznego kalendarza itp.) i pracownik sekretariatu musiał wpisać nazwisko ręcznie.
Potem mieliśmy podpisy zbierać na papierze, ponieważ teczka w kadrach jest papierowa.
Zakładałam, że zamiast zakładać sprawę można dodać po prostu pismo, wypełnić, dodać do rejestru, edytować, wydrukować, a potem je zakończyć, w końcu delegacja wędruje do kadr, prawda?
a i mam pytanie: czy u Was delegacja do kadr trafia elektronicznie? Czy kadry drukują ją z uwierzytelnieniami do teczki papierowej, czy też może macie ją elektroniczną?
Beata Świsłocka
w naszym biurze mamy papierowe delegacje, jak to pozniej wyglada z podpisami pracowników i rozliczeniem ?
Dzień dobry,
w mojej instytucji cały proces jest elektroniczny.
Wszystkie szablony, używane w procesie, są przystosowane do wypełniania. I ładnie to nawet chodzi 
P.S. Zaciekawiło mnie sformułowanie “mimo i tak ustawionych w szablonie zakładek rodzaju transportu, automatycznego kalendarza itp.”. Co to za zakładki typu “transport” czy “automatyczne kalendarze”?
Pozdrawiam,
Tomasz Skwarka
W szablonie delegacji, który przygotowaliśmy w WORDzie wstawiliśmy pola formularzy z listami wyboru gdzie np wpisaliśmy dostępne środki transportu. Wstawiliśmy też pole kalendarza, z którego pracownik wypełniający delegację mógłby wybrać datę.
coś takiego:
Zazdroszczę.
Ale dopytam:
czy j. delegacja jest w sprawie, to potem do kadr przekazujecie ją zadaniem do realizacji?
Ale jak wygląda potem rozliczenie? Dodajecie załącznik do sprawy i również udostępniacie go kadrom?
Aha, teraz rozumiem o co chodziło - o pola formularza z “Dewelopera”.
Też z tego korzystam jak również z pól kodowych wordowych oraz pól mapowania xml.
Pozdrawiam,
Tomasz Skwarka
Kiedy pracownik wraca z delegacji musi ją rozliczyć.
U nas wygląda to tak:
Miłego weekendu,
Tomasz Skwarka
2 polubienia
zaciekawił mnie jeden etap procesu:
sekretariat założył sprawę, a jak to się stało, że sprawa znalazła się w WF (czy pracownik WF zakończył tę samą sprawę, którą założył pracownik sekretariatu, czy też inną?
w procesie nie znalazłam momentu, w którym dołączacie dowody poniesienia wydatków, tj. bilety, faktury itp.)
Pozwolę sobie odświeżyć temat. Chciałbym wdrożyć procedowanie elektroniczne delegacji i dokumentów związanych z jej rozliczeniem. Jednak nasz departament finansów stoi na stanowisku, że dokumenty te są dowodami księgowymi i potrzebuje je w formie papierowej.
Powyższe niweczy procedowanie elektroniczne delegacji, skoro na koniec pracownik musi wydrukować wszystkie dokumenty z akceptacjami i podpisami z systemu EZD.
Jak Państwo procedują rozliczenie delegacji w przypadku płatności za bilety, faktury ze środków prywatnych delegowanego lub z pobranej zaliczki? Wg. Finansów potrzebny jest odręczny opis tych dokumentów.
Jak dokonują rozliczeń delegacji Kierownicy Państwa Jednostek. W naszym przypadku pracownicy sekretariatów przygotowują dokumenty a Kierownik ostatecznie je tylko podpisuje. Wg. Finansów cały obieg w EZD powinien wykonywać Kierownik osobiście zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej.
Liczę na Państwa pomoc 
u nas również sprawa rozbija się o podejście finansów.
Delegacje przygotowujemy więc w EZD RP i od razu drukujemy. Mamy tu też rejestr.
całość biega papierowo 
łącznie z późniejszym rozliczeniem.
niestety
Dzień dobry,
w mojej opinii proces wnioskowania i rozliczania delegacji nie musi być papierowy. Z przepisów zewnętrznych nie wynika taki obowiązek. Warto zatem spojrzeć na Państwa wewnętrzene procedury (logistyczne) jak również “Politykę rachunkowości”. Szczególnie w tej ostatniej możecie mieć Państwo gdzieś wskazanie do rodzajów posiadanych dokumentów.
Dokumentacja księgowa nie musi być papierowa. Można stworzyć proces wnioskowania i rozliczania w oparciu do dostępne w EZD RP funckjonalności akceptacji i podpisów.
P.S. Za chwilę wejdą w życie faktury elektroniczne oraz umowy. To dobry momen aby Finanse zaczęły się zaprzyjaźniać z elektroniką 
Tu wykorzystajcie Państow pomysł elektronizacji dokumentów księgowych!
Miłego dnia,
Tomasz Skwarka