Czy sprawozdania przesyłane przez CAS w OPS powinny być rejestrowane w systemie EZD i zakładane na nich sprawy, czy tez stanowią one dokument nie stanowiący akt sprawy?
Ja uważam, że sprawozdania w CAS jak najbardziej stanowią akta sprawy. Najczęściej w JRWA jest to pod hasłem np.: “Sprawozdania roczne” lub coś podobne. No i po wypełnieniu sprawozdania w CAS w przeglądarce internetowej klikamy “Drukuj”, wybieramy “Drukuj/Zapisz do PDF” i zapisujemy sobie na dysku. Zakładamy sprawę w EZD RP i dodajemy plik z dysku (lub dołączamy oczywiście do istniejącej już sprawy). Przesyłamy osobie (lub osobom odpowiedzialnym - np.: główny księgowy i dyrektor) do podpisu elektronicznego kwalifikowanego (lub jeżeli Wasze wewnętrzne instrukcje na to pozwalają to do “Akceptacji” w EZD RP, w sensie że nie musi być podpisu elektronicznego kwalifikowanego) i mamy dokument podpisany - zaakceptowany w EZD RP. Po tym wysyłamy w CAS. Pozdrawiam serdecznie.
Dziękuję Macieju za odpowiedź, ale jeśli mógłbyś doprecyzować, każde sprawozdanie to nowa sprawa? Niezależnie od tego czy są to jednorazowe sprawozdania np z dnia na dzień?
To zależy jak macie przyjęte, ale wydaje mi się, że tak naprawdę obydwie formy są poprawne. Ja zawsze odnoszę sobie takie wątpliwości do starego obiegu papierowego - “teczki w segregatorach”. Jak bym to zrobił po staremu? Czy tam w teczce zarejestrował bym to jako nową sprawę? Raczej tak. Tych sprawozdań w CASie oraz innych mam w ciągu roku pewnie około max 10 sztuk. Więc nie ma sensu grupować tego w jedną sprawę (np.: “Sprawozdania roczne w II kwartale 2026 roku”). Czyli bym zakładał każdą jako inną, w sensie każde sprawozdanie to nowa sprawa.
Dla przykładu grupowanie w jednej sprawie - to jak bym miał sprawę “Wnioski o zaliczkę - kwiecień 2026 r.” to tam bym mógł w jedną sprawę wpakować wszystkie takie wnioski pracowników, które by były praktycznie tożsame co do treści oraz w miesiącu bym ich miał np.: z 50 sztuk.
Dobrym nawykiem jest zawsze zajrzeć “do segregatora” z dokumentami i zobaczyć jak to założyłem w zeszłym roku i naprawdę w 99% zrobiłeś to dobrze i tak to trzeba zrobić 
Dzięki za odpowiedź, ja pracuje w Ośrodku Pomocy Społecznej i tych sprawozdań to w roku mamy bardzo dużo, szczególnie jednorazowych.
To może je pogrupować w sprawy np.: “Sprawozdania do Urzędu Marszałkowskiego - 2026 rok”, “Sprawozdania do Urzędu Miasta - 2026 rok”, “Sprawozdania miesięczne do Urzędu Wojewódzkiego - 2026 rok”. Ale to jak Wam wygodniej żeby było szybko do znalezienia.
Czyli dezeli będziemy je tak grupować i dokładać kolejne pod ten sam numer sprawy, to sprawa w systemie musi być otwarta przez cały rok i zamknięta dopiero na koniec grudnia danego roku?
Tak, zgadza się. Sprawa będzie “W Toku” przez cały rok.
Ok. Dziękuje za podowiedź
Jeszcze chciałbym dopytać w tej sprawie, czy po założeniu sprawy dotyczącej sprawozdania w CAS dodajemy ją do RPW ( Rejestru Przesyłek Wpływających) a po zakończeniu do Rejestru Przesyłek Wychodzących?
Oooo i to jest ten przykład, który mówiłem, że ja zawsze używam Czyli jak bym to zrobił w obiegu papierowym jak nie miałem EZD RP?
Ad 1) RPW Rejestr Przesyłek Wpływających
Przecież do tej pory jak wypełniałem to sprawozdanie to nie rejestrowałem go w “Dziennku korespondencji przychodzącej” w sekretariacie. Tylko drukowałem (lub/i podpisy moje, dyrektora, na papierze) i wkładałem do odpowiedniej teczki u mnie w dziale. RPW (Rejestr Przesyłek Wpływających) w systemie EZD RP dodajemy w momencie rejestracji każdej zewnętrznej korespondencji wpływającej do urzędu lub instytucji. Wysłane sprawozdanie z Centralnej Aplikacji Statystycznej (CAS) dodaje się do systemu EZD RP jako pismo wewnętrzne lub dokument własny w aktach konkretnej sprawy. Ponieważ jest to dokument wygenerowany i przesłany przez Ciebie (a nie korespondencja, która wpłynęła do urzędu od podmiotu zewnętrznego), w mojej ocenie nie nadaje się mu numeru RPW.
Ad 2) RKW Rejestr Korespondencji Wychodzącej
Gdy wysyłasz sprawozdanie bezpośrednio przez system CAS (Centralną Aplikację Statystyczną), to co do zasady nie dodajesz numeru RKW w systemie EZD RP dla samej tej wysyłki. Wysyłka w CAS odbywa się wewnątrz dedykowanego systemu ministerialnego, a nie za pomocą tradycyjnej korespondencji wychodzącej (np. eDoręczenia, ePUAP-u czy maila), dlatego nie przechodzi ona przez kancelaryjny rejestr przesyłek. Czyli w mojej ocenie nie nadaje się mu numeru RKW.
Pozdrawiam
Dziękuję za odpowiedź