Dzień dobry,
z punktu widzenia kancelaryjno-archiwalnego - zobowiązanie (wymuszenie) zakładania teczki sprawy w sytuacji wysyłki na zewnątrz - jest całkowicie poprawne i zasadne.
Dystrybucja pism na zewnątrz jest bowiem reprezentacją urzędu (podmiotu) i zawsze dotyczy jakiegoś zagadnienia (czyli sprawy). Jest kilka sytuacji w których dystrybucja pisma odbywa się bez sprawy ale wynikają one ze szczególnego wskazania, uzgodnionego z nadzorem archiwalnym.
Zgodnie z przepisami “Instrukcji kancelaryjnej” każda informacja dotycząca działalności statutowej urzędu (podmiotu) powinna podlegać rejestracji, klasyfikacji i kwalifikacji archiwalnej. Zatem każde pismo wchodzące/wychodzące musi być rozliczane, przechowywane i właściwie obsługiwane.
Patrząc na praktykę działania pracowników - często po prostu “zapominają” włączyć wysyłkę do akt sprawy. Wtedy akta są niepełne. Czytając takie akta można by sądzić, że jakieś pismo/dokument, mimo, że sporządzone - nie zostało wysłane. I trzeba zacząć szukać po systemie czy faktycznie tak było (np. zostało zrealizowane w jakieś odrębnej koszulce).
Moim zdaniem ta luka (istniejąca w EZD-PUW) prawidłowo została zablokowana (w EZD RP). Akta muszą być kompletne a sprawy pozakładane. Dystrybucja pisma na zewnątrz powinna być z akt konkretnej sprawy. Tylko tak jesteśmy w stanie zapewnić pełną historię sprawy a co najważniejsze to rozliczyć się z działalności. Szczególnie mocno to widać gdy referentów spraw już nie ma a zachodzi potrzeba przeglądu akt sprawy.
P.S. Wszystko co przemyka “bokiem” zawsze rodzi problemy, gdy po latach trzeba sprzątać lub zwyczajnie szukać dokumentacji a ta jest rozproszona lub są w niej luki albo w ogóle nie wiadomo gdzie i czy w ogóle jest ;).
Miłego dnia.
Tomasz Skwarka