Witam,
Czy spotkali się Państwo z takim wdrożeniem aby były utworzone składy chronologiczne dla danego departamentu? W rezultacie jest to wiele utworzonych składów z jednym otwartym kartonem. Czy jest to zgodne z założeniami systemu i dobrymi praktykami? 
Czy wpływająca korespondencja do danego departamentu jest rejestrowana tylko w tej komórce, czy też w kancelarii? Jeżeli również w kancelarii, to pracownik (-cy) kancelarii powinni mieć osobne konta do rejestracji w składzie danego departamentu - jedno stanowisko może być przypisane tylko do jednej lokalizacji składu chronologicznego.
Lepszym rozwiązaniem, jeśli wszystkie komórki są w jednym miejscu i mają wspólną kancelarię, jest stworzenie “centralnego” składu chronologicznego.
Pomysł jest taki aby rejestracja korespondencji wpływającej odbywała się w Kancelarii centralnej, która wybiera skład chronologiczny Departamentu X, Y czy Z, następnie oryginał pisma wkładany jest do teczki i tak jak do tej pory cała teczka “idzie” do Departamentu, gdzie pisma chowane są do składu chronologicznego tego departamentu. Pomysł narodził się z uwagi na brak miejsca w Kancelarii Centralnej- dziennie przychodzi ok 150 szt. pism.
Martwiące jest:
-
Odpowiedzialność za oryginał papierowy spoczywa na Kancelarii, która tak naprawdę nie ma już fizycznie tego pisma, a w systemie widnieje nazwisko Kancelisty który zarejestrował korespondencje wpływającą
-
Odpowiedzialność za utrzymanie porządku w składzie chronologicznym Departamentu, żeby nie było sytuacji, że każdy pracownik ma tam dostęp i jest po prostu bałagan. Pisma są zabierane/ oddawane kiedykolwiek
Do przemyślenia w takim razie jest rejestracja korespondencji w Departamencie- musiałoby się to odbyć po przez nadanie uprawnień Kancelaria wyznaczonej osobie z Departamentu-> może macie Państwo doświadczenia z taką formą rejestracji korespondencji
A ile z tych 150 pism dotyczy spraw prowadzonych elektronicznie? Bo w składzie zostają tylko te, które dotyczą spraw elektronicznych. Pozostałe, po tym jak trafią do referenta i okaże się, że dotyczą/wszczynają sprawę papierową, powinny zostać wyrejestrowane ze składu
W momencie ustawienia wszystkich klas JRWA jako sprawy elektronicznie to wtedy będzie dotyczyć wszystkich 150 pism. Obecnie jesteśmy na etapie początkowego wdrożenia, ale wątpliwości się pojawiają.
Błędów nie należy się obawiać. Wszystko wychodzi w praktyce.
Jak macie dostęp do wersji testowej, to testujcie. Warto. Tam można wszystko przeanalizować.